提案・主張を通す

相手が行動を起こすメッセージの書き方

返信、意思決定、あるいは具体的な行動が必要であっても、あなたのメッセージは相手が今日目にする数多くの連絡のうちの1つに過ぎません。本ガイドは、求める成果を明確にし、数秒で理解できるように文章をまとめ、あなた自身の信頼を高める形で送信するための手法を提供します。

14件のトピック

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フェーズ 1 · 5件のトピック

求める結果を決め、冒頭に置く

返信のないメッセージの多くは、何を求めているのかが不明確です。要件を明確に定めた上で、最初の数行で相手に伝えましょう。

対象読者（Audience）

誰が読むのか、相手がすでに何を知っているのかを考慮しましょう。同じ依頼であっても、役員とチームメンバーとでは伝え方を変える必要があります。

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テイクアウェイ

相手に絶対に理解してもらいたい要点を1〜2つに絞りましょう。書き手自身がそれを言語化できなければ、読み手が見出すことはできません。

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タイトル

何の件で、何を求めているのかがひと目でわかる件名をつけましょう。受信者が開封のタイミングを決める際、確認されるのは件名だけであることも少なくありません。

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要約

冒頭で依頼事項とその理由を述べましょう。背景などの詳細は、必要とする人のためにその後に記載します。

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構成

読み手が必要な情報をすぐ見つけられるよう構成しましょう。短い段落に分け、明確な順序で並べ、相手が取るべきアクションは独立させて目立たせます。

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タスク次へ進む前に、それ単体でも意図が十分に伝わる件名と冒頭の1文を書いてみましょう。

フェーズ 2 · 6件のトピック

文章では、声の調子や表情は伝わりません。あなたの声が聞こえない相手に、このメッセージがどのように受け取られるかを確認しましょう。

タスク次へ進む前に、忙しく機嫌が悪い受信者の視点に立って、下書きを読み返してみましょう。

フェーズ 3 · 3件のトピック

最後の5分間が、そのメッセージが丁寧に見えるか、それともぞんざいに見えるかを左右します。

タスク送信する前に、宛先、添付ファイル、そして最初の1文をもう一度確認して完了させましょう。