Professionalism.guideUn marco práctico para trabajar bien con los demás

Defender su postura

Cómo redactar un mensaje que impulse a la acción

Necesita una respuesta, una decisión o una acción, y su mensaje será uno de los muchos que su destinatario verá hoy. Esta guía le ayuda a definir qué necesita, redactarlo de modo que se entienda en segundos y enviarlo con un estándar que hable bien de usted.

14 temas · 85 min · Pulse reproducir para escuchar en orden o lea cualquier tema.

Audiencia

0:00 —

Su posición de escucha se guardó en este dispositivo.

¿Leer el tema?

El audio se está reproduciendo. Abra el tema en una pestaña nueva para seguir escuchando, o pause y lea aquí.

Leer en una pestaña nueva ↗

Fase 1 · 5 temas · 30 min

Defina qué necesita y colóquelo al principio

La mayoría de los mensajes que quedan sin respuesta no dejaban claro qué se solicitaba. Defínalo con claridad y presénteselo al lector en las primeras líneas.

  1. Piense en quién leerá esto y qué información previa tiene. La misma solicitud requiere una redacción distinta para un director que para un compañero de equipo.

    6:02 Leer

  2. Defina una o dos conclusiones clave que el lector debe retener. Si usted no puede identificarlas, el lector tampoco las encontrará.

    6:35 Leer

  3. Escriba un asunto que indique de qué trata el mensaje y qué necesita. A menudo es la única parte que se lee antes de que el destinatario decida cuándo abrirlo.

    6:01 Leer

  4. Comience con la solicitud y el motivo. Los antecedentes van después, para quien desee consultarlos.

    5:57 Leer

  5. Estructure el contenido para que el lector encuentre todo fácilmente: párrafos breves, un orden claro y las acciones requeridas claramente diferenciadas.

    5:24 Leer

Su tareaAntes de continuar, redacte un asunto y una frase de apertura que basten por sí solos.

Fase 2 · 6 temas · 36 min

Facilite su lectura y evite malinterpretaciones

Las palabras escritas pierden su voz y su expresión. Compruebe cómo sonará el mensaje para alguien que no puede oírle.

  1. Omita lo que el lector no necesite para actuar. Cada párrafo adicional reduce la probabilidad de que se lea el importante.

    6:25 Leer

  2. Donde algo pueda malinterpretarse, aporte un ejemplo concreto. Un solo ejemplo evita una ronda de respuestas aclaratorias.

    5:35 Leer

  3. Utilice palabras sencillas y frases cortas. La redacción que alardea de vocabulario es la que se lee por encima.

    6:20 Leer

  4. Lea prestando atención a la actitud que transmiten sus palabras. Un mensaje concebido como conciso puede percibirse fácilmente como cortante.

    5:57 Leer

  5. Plantee la solicitud y el plazo sin rodeos. No deje que el lector tenga que deducir lo que necesita.

    6:18 Leer

  6. Sea directo sin resultar brusco. Una frase de cortesía cuesta poco y mantiene la buena disposición del lector.

    5:52 Leer

Su tareaAntes de continuar, lea el borrador como lo haría el destinatario: en un día ajetreado y de mal humor.

Fase 3 · 3 temas · 19 min

Revíselo y envíelo correctamente

Los últimos cinco minutos determinan si el mensaje refleja cuidado o descuido.

  1. Revise el orden y la fluidez. Suba la frase importante, elimine lo que se repita y logre que todo se lea con una voz uniforme.

    5:55 Leer

  2. Detecte las erratas y los errores antes que el lector. Los pequeños fallos hacen dudar del esmero puesto en el resto.

    6:50 Leer

  3. Envíelo a las personas adecuadas, por el canal adecuado y en un momento en que sea probable que lo vean. Quién recibe un mensaje forma parte de lo que este comunica.

    6:01 Leer

Su tareaTermine revisando una vez más los destinatarios, los archivos adjuntos y la primera frase antes de enviar.