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Trabalhando com outras pessoas

Como conduzir uma reunião que chegue a uma decisão

Você reuniu pessoas e precisa que elas saiam tendo decidido algo. Este guia ajuda você a se preparar, fazer uma boa abertura, manter a discussão produtiva e encerrar com uma decisão que todos compreendam.

15 tópicos

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Fase 1 · 4 tópicos

Prepare a decisão

Uma reunião sem uma decisão definida produz discussão e nada mais. Faça a reflexão previamente.

  1. Trabalho de Base

    Descubra o que cada pessoa precisa da decisão e onde é provável que discordem, antes de reuni-las na mesma sala.

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  2. Público

    Convide as pessoas que precisam decidir e aquelas que irão executar, considerando o que cada uma precisa ouvir.

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  3. Pontos-Chave

    Defina o que todos precisam entender para poder escolher. Isso, e quase nada além disso, deve constar na pauta.

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  4. Duração

    Planeje uma duração em que as pessoas consigam manter a atenção. Uma reunião curta com uma pergunta clara supera uma longa com uma pergunta vaga.

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Sua tarefaAntes de continuar, escreva a decisão que a reunião precisa tomar em formato de uma única pergunta.

Fase 2 · 7 tópicos

Conduza a discussão

Abra pontualmente e com um propósito. A discordância é a razão de existir da reunião; sua tarefa é mantê-la focada na decisão.

  1. Pontualidade

    Comece e termine no horário. Isso demonstra respeito por quem chegou pontualmente e sinaliza a todos que a reunião tem um propósito.

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  2. Facilitação

    Compreenda o papel do facilitador: conduzir a discussão rumo a um resultado, incentivar a franqueza e afastar conflitos desnecessários.

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  3. Consciência

    Observe a sala tanto quanto a ouve. Quem ficou em silêncio, quem está recostado, quem tenta falar repetidamente?

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  4. Perguntas

    Use perguntas para incentivar quem ainda não falou e para colocar à prova afirmações que não foram contestadas.

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  5. Debate

    Incentive a argumentação baseada em fatos e lógica. Um debate real entre posições é a forma de encontrar a melhor opção.

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  6. Objeções

    Facilite o levantamento de objeções. Uma preocupação que não é manifestada na reunião virá à tona mais tarde, quando for mais custosa.

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  7. Intervenção

    Intervenha cedo quando uma interação se tornar pessoal. Acalmar os ânimos rapidamente é mais sensato e eficaz do que esperar.

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Sua tarefaAntes de continuar, prepare suas duas frases de abertura e o que você dirá para trazer a discussão de volta quando ela se dispersar.

Fase 3 · 4 tópicos

Encerre com uma decisão

Não deixe a reunião terminar em um acordo genérico e sem especificidades.

  1. Compromisso

    Onde as posições continuarem distantes, busque uma opção que ambos os lados possam aceitar e que ainda atenda ao propósito.

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  2. Repetição

    Diga a decisão em voz alta e repita-a na recapitulação. As pessoas se lembram do que ouviram mais de uma vez.

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  3. Publicação

    Registre por escrito a decisão, os responsáveis e os prazos, e faça o envio no mesmo dia.

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  4. Atualizações

    Alinhe como o progresso será reportado. Uma decisão sem acompanhamento é facilmente esquecida.

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Sua tarefaFinalize enviando a decisão, os responsáveis e os prazos para todos os participantes e pessoas impactadas.