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Cómo dirigir una reunión que llegue a una decisión

Ha convocado a un equipo y necesita que salgan habiendo tomado una decisión. Esta guía le ayuda a prepararse, abrir bien la sesión, mantener un debate productivo y cerrar con una decisión que todos comprendan.

15 temas · 88 min · Pulse reproducir para escuchar en orden o lea cualquier tema.

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Fase 1 · 4 temas · 24 min

Preparar la decisión

Una reunión sin una decisión definida solo genera debate y nada más. Reflexione de antemano.

  1. Averigüe qué necesita cada persona de la decisión y dónde es probable que surjan desacuerdos, antes de reunirlos a todos en la misma sala.

    5:17 Leer

  2. Invite a quienes deben decidir y a quienes van a ejecutarlo, y considere qué necesita escuchar cada uno.

    6:02 Leer

  3. Determine qué debe comprender cada persona para poder elegir. Eso, y casi nada más, es lo que debe figurar en la agenda.

    6:35 Leer

  4. Planifique una duración durante la cual las personas puedan mantener la atención. Una reunión breve con una pregunta clara supera a una larga con una ambigua.

    6:31 Leer

Su tareaAntes de continuar, redacte la decisión que debe tomarse en la reunión como una sola pregunta.

Fase 2 · 7 temas · 40 min

Guiar el debate

Comience puntual y con un propósito. La reunión existe para abordar los desacuerdos; su labor es mantener el foco en la decisión.

  1. Empiece y termine a tiempo. Esto demuestra respeto hacia quienes llegaron puntuales y deja claro a todos que la reunión tiene un propósito.

    6:07 Leer

  2. Comprenda la labor del facilitador: guiar el debate hacia un resultado, fomentar la franqueza y alejar la conversación del conflicto.

    5:31 Leer

  3. Observe la sala además de escucharla. ¿Quién se ha quedado en silencio? ¿Quién se reclina hacia atrás? ¿Quién intenta hablar una y otra vez?

    6:13 Leer

  4. Utilice preguntas para dar voz a quienes no han hablado y para poner a prueba afirmaciones que no se han cuestionado.

    5:04 Leer

  5. Fomente la argumentación basada en hechos y razonamientos. Un debate real entre posturas es la forma de encontrar la mejor opción.

    5:56 Leer

  6. Facilite que los participantes expresen objeciones. Una inquietud que no se plantea en la reunión resurgirá más adelante, cuando sea más costosa.

    5:48 Leer

  7. Intervenga pronto cuando un intercambio se vuelva personal. Calmar los ánimos con rapidez es más constructivo y eficaz que esperar.

    5:34 Leer

Su tareaAntes de continuar, prepare sus dos frases de apertura y lo que dirá para reconducir el debate si se desvía.

Fase 3 · 4 temas · 23 min

Cerrar con una decisión

No permita que la reunión termine en un acuerdo general sin detalles concretos.

  1. Cuando las posturas sigan distantes, busque una opción que ambas partes puedan aceptar y que continúe cumpliendo con el objetivo.

    6:01 Leer

  2. Pronuncie la decisión en voz alta y repítala en el resumen. Las personas recuerdan mejor lo que han escuchado más de una vez.

    5:50 Leer

  3. Ponga la decisión, los responsables y las fechas por escrito y envíelo ese mismo día.

    6:01 Leer

  4. Acuerde cómo se informará sobre el progreso. Una decisión sin seguimiento se olvida con facilidad.

    5:32 Leer

Su tareaPara finalizar, envíe la decisión, los responsables y los plazos a todos los asistentes y afectados.