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Defendendo seus argumentos

Como escrever uma mensagem que gera ação

Você precisa de uma resposta, uma decisão ou uma ação, e sua mensagem será uma entre muitas que o leitor verá hoje. Este guia ajuda você a definir o que deseja, a redigi-la para ser compreendida em segundos e a enviá-la de uma forma que reflita positivamente sobre você.

14 tópicos

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Fase 1 · 5 tópicos

Defina o que você quer e coloque em primeiro lugar

A maioria das mensagens que ficam sem resposta não deixava claro o que estava sendo solicitado. Defina isso e apresente ao leitor logo nas primeiras linhas.

  1. Público

    Pense em quem lerá a mensagem e no que essa pessoa já sabe. A mesma solicitação exige uma abordagem diferente para um diretor e para um colega de equipe.

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  2. Pontos-Chave

    Defina um ou dois pontos essenciais que o leitor deve reter. Se você não conseguir identificá-los, o leitor não os encontrará.

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  3. Títulos

    Escreva um assunto que informe sobre o que é a mensagem e do que você precisa. Muitas vezes, essa é a única parte lida antes de o leitor decidir quando abri-la.

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  4. Resumos

    Comece com o pedido e o motivo. O contexto vem em seguida, para quem desejar consultá-lo.

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  5. Estrutura

    Organize o restante para que o leitor localize as informações facilmente: parágrafos curtos, uma ordem clara e destaque para qualquer ação necessária.

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Sua tarefaAntes de continuar, escreva um assunto e uma frase de abertura que sejam suficientes por si só.

Fase 2 · 6 tópicos

Torne fácil de ler e difícil de interpretar mal

Palavras escritas perdem sua voz e sua expressão. Avalie como a mensagem soará para alguém que não pode ouvi-lo.

  1. Simplicidade

    Deixe de fora o que o leitor não precisa saber para agir. Cada parágrafo extra reduz a chance de o trecho importante ser lido.

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  2. Exemplos

    Onde houver margem para mal-entendidos, dê um exemplo concreto. Um único exemplo evita uma sequência de mensagens de esclarecimento.

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  3. Legibilidade

    Use palavras simples e frases curtas. Textos que exibem vocabulário excessivo acabam sendo lidos apenas superficialmente.

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  4. Tom

    Avalie o tom que suas palavras transmitem. Uma mensagem que pretendia ser ágil pode facilmente soar ríspida.

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  5. Diretividade

    Exponha o pedido e o prazo de forma direta. Não deixe que o leitor tenha de deduzir o que você deseja.

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  6. Diplomacia

    Seja direto sem ser rude. Uma frase de cortesia custa pouco e mantém o leitor disposto a ajudar.

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Sua tarefaAntes de continuar, leia o rascunho como o destinatário leria: em um dia atarefado e de mau humor.

Fase 3 · 3 tópicos

Revise e envie da forma correta

Os últimos cinco minutos decidem se a mensagem parecerá cuidadosa ou descuidada.

  1. Edição

    Revise a ordem e a fluidez. Traga a frase importante para cima, elimine repetições e assegure que o texto soe coeso.

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  2. Revisão de Texto

    Encontre os erros de digitação e gramática antes do leitor. Pequenos deslizes fazem as pessoas duvidarem do cuidado dedicado ao restante.

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  3. Publicação

    Envie para as pessoas certas, pelo canal adequado e em um momento propício para visualização. Quem recebe uma mensagem faz parte do que ela comunica.

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Sua tarefaPara finalizar, confira os destinatários, os anexos e a primeira frase mais uma vez antes de enviar.