Überzeugend argumentieren
Wie Sie Nachrichten verfassen, die zum Handeln bewegen
Sie benötigen eine Antwort, eine Entscheidung oder eine Maßnahme – und Ihre Nachricht ist nur eine von vielen, die der Empfänger heute liest. Dieser Leitfaden hilft Ihnen zu bestimmen, was Sie erreichen wollen, es sekundenschnell verständlich zu formulieren und es so zu versenden, dass es ein professionelles Licht auf Sie wirft.
14 Themen
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Phase 1 · 5 Themen
Legen Sie fest, was Sie wollen, und stellen Sie es an den Anfang
Die meisten unbeantworteten Nachrichten ließen im Unklaren, worum eigentlich gebeten wurde. Klären Sie das vorab und teilen Sie es dem Leser gleich in den ersten Zeilen mit.
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Zielgruppe
Bedenken Sie, wer dies lesen wird und welcher Wissensstand vorliegt. Dasselbe Anliegen erfordert bei einer Führungskraft eine andere Formulierung als bei einem Teammitglied.
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Kernaussagen
Legen Sie die ein bis zwei Kernpunkte fest, die der Leser mitnehmen muss. Wenn Sie diese nicht benennen können, wird der Leser sie auch nicht erkennen.
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Titel
Verfassen Sie eine Betreffzeile, die klar aussagt, worum es geht und was Sie benötigen. Oft ist sie der einzige Teil, der gelesen wird, bevor der Empfänger entscheidet, wann er die Nachricht öffnet.
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Zusammenfassungen
Beginnen Sie mit dem Anliegen und der Begründung. Hintergrundinformationen folgen danach für diejenigen, die sie wünschen.
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Struktur
Strukturieren Sie den folgenden Inhalt übersichtlich: kurze Absätze, eine klare Reihenfolge und Handlungsaufforderungen optisch hervorgehoben.
Ihre AufgabeBevor Sie fortfahren: Formulieren Sie eine Betreffzeile und einen Einleitungssatz, die für sich allein stehen könnten.
Phase 2 · 6 Themen
Machen Sie es leicht zu lesen und schwer misszuverstehen
Geschriebene Worte transportieren weder Stimme noch Mimik. Prüfen Sie, wie die Nachricht auf jemanden wirkt, der Sie nicht hören kann.
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Einfachheit
Lassen Sie alles weg, was der Leser nicht zwingend zum Handeln braucht. Jeder zusätzliche Absatz verringert die Wahrscheinlichkeit, dass der entscheidende gelesen wird.
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Beispiele
Geben Sie ein konkretes Beispiel, wenn etwas missverstanden werden könnte. Ein einziges Beispiel erspart oft eine Runde zeitraubender Rückfragen.
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Lesbarkeit
Verwenden Sie verständliche Worte und kurze Sätze. Texte, die mit Fachvokabular glänzen wollen, werden meist nur überflogen.
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Tonalität
Achten Sie auf die Haltung, die Ihre Worte transportieren. Eine Nachricht, die dynamisch und prägnant gemeint war, wirkt schnell schroff oder abweisend.
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Direktheit
Nennen Sie Ihr Anliegen und die Frist direkt beim Namen. Überlassen Sie es nicht dem Leser zu erraten, was Sie möchten.
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Diplomatie
Seien Sie direkt, ohne unhöflich zu wirken. Ein höflicher Satz kostet wenig Mühe und erhält die Hilfsbereitschaft des Lesers.
Ihre AufgabeBevor Sie fortfahren: Lesen Sie den Entwurf aus der Perspektive des Empfängers – an einem hektischen Tag, bei schlechter Laune.
Phase 3 · 3 Themen
Überprüfen und professionell versenden
Die letzten fünf Minuten entscheiden darüber, ob die Nachricht sorgfältig oder nachlässig wirkt.
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Überarbeitung
Überarbeiten Sie Struktur und Lesefluss. Ziehen Sie den wichtigsten Satz nach oben, streichen Sie Wiederholungen und sorgen Sie für einen einheitlichen Ton.
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Korrekturlesen
Finden Sie Tipp- und Rechtschreibfehler vor dem Empfänger. Kleine Fehler lassen Zweifel an der Sorgfalt des gesamten Inhalts aufkommen.
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Veröffentlichung
Senden Sie die Nachricht an die richtigen Personen, über den passenden Kanal und zu einer Zeit, zu der sie wahrscheinlich wahrgenommen wird. Der Empfängerkreis ist Teil der Botschaft.
Ihre AufgabePrüfen Sie vor dem Absenden abschließend noch einmal die Empfänger, die Anhänge und den ersten Satz.