현황 보고

팀에서 일하다 보면 진행 중인 작업에 대해 업데이트를 제공해야 하는 경우가 많으며, 이는 통상 현황 보고(status update)라고 부릅니다. 자신의 업무, 소속 팀의 업무, 혹은 여러 팀이 협업하는 프로젝트의 업무 등 어떤 현황을 공유하든 훌륭한 보고를 위해 지켜야 할 몇 가지 지침이 있습니다.

첫째, 보고에 사용할 수 있는 시간이 얼마나 되는지 파악해야 합니다. 이는 전달할 수 있는 세부 정보의 수준을 결정합니다. 아침 스탠드업 미팅에서 흔히 요구되듯 1분 이내의 보고를 기대하는 자리에서 배정된 시간을 훌쩍 넘겨버린다면 사람들의 반응은 좋지 않을 것입니다. 거의 모든 유형의 현황 보고에는 소요 시간과 세부 수준에 대한 기대치가 존재합니다. 만약 이를 잘 모르겠다면, 자신에게 주어진 시간과 청중이 기대하는 세부 수준을 명확히 파악할 때까지 질문하여 확인해야 합니다.

둘째, 현황을 보고할 때는 완료된 작업, 진행 중인 작업, 앞으로 해야 할 작업을 명확하고 당당하게 밝혀야 합니다. 자신의 업무 현황을 보고하는 경우, 자신이 구체적으로 무엇을 수행했는지 정확하게 밝히고 도움을 준 동료들의 기여를 인정해야 합니다. 어떠한 경우에도 다른 사람의 공을 가로채서는 안 되며, 도움을 준 이들의 기여를 확실히 밝히는 것은 동료의 도움을 받아 완료한 일을 마치 혼자서 다 한 것처럼 오해를 사는 일을 방지하는 확실한 방법입니다.

셋째, 청중이 제기할 수 있는 질문을 미리 예상하고, 그 질문에 대한 답변을 사전에 연습해 두어야 합니다.

예를 들어 일정이 지연되고 있다고 보고하면, 사람들은 당연히 왜 일정이 지연되는지 알고 싶어 할 것입니다. 필요한 리소스가 부족하다고 말하면, 구체적으로 어떤 리소스가 필요한지, 그리고 왜 특정 리소스가 필요한지에 대한 목록을 요구할 것입니다.

충분히 예상 가능한 질문에는 명확하고 간결한 답변을 준비해 두어야 합니다. 하지만 미처 예상치 못한 질문을 받아 생각할 시간이 더 필요하다면, 솔직하게 다음과 같이 말하십시오. "좋은 질문입니다만, 지금 바로 적절한 답변을 드리기는 어렵습니다. 오늘 일과 종료 전까지 확인하여 답변드리겠습니다." 그리고 반드시 그 약속을 이행해야 합니다.

넷째, 진행을 방해하거나 방해할 우려가 있는 리스크, 병목 현상, 장애물이 있다면 이를 명확히 밝혀야 합니다. 단, 매우 중요한 두 가지 유의 사항이 있습니다. 결코 변명을 늘어놓아서는 안 되며, 동료를 비난해서도 안 된다는 점입니다. 변명에 타당한 이유가 있고 실제로 동료의 잘못이라 하더라도 마찬가지입니다.

업무 완료에 필요한 소프트웨어를 IT 부서에서 컴퓨터에 설치해 주기를 기다리느라 작업이 지연되고 있는 상황에서 현황 보고를 한다고 가정해 보십시오. 이때 "IT 부서에서 소프트웨어를 설치해 주지 않아 작업을 시작할 수 없습니다"라고 말한다면, 변명을 늘어놓는 동시에 IT 부서 동료들을 탓하는 셈이 됩니다.

이는 다섯 번째 지침으로 이어집니다. 항상 해결책 지향적인 태도를 유지하십시오. 장애물에 부딪혔을 때, 시간적 여유가 허락된다면 그 장애물을 스스로 해결하기 위해 어떤 조치를 취했는지 설명해야 합니다. 다시 말해, 업무 진행이나 완료를 가로막는 장애물이 있을 때 다른 사람이 대신 치워주기를 바라지 말고 본인 스스로 책임감을 갖고 이를 극복해야 합니다.

앞선 상황으로 돌아가 보면, 단순히 IT 부서를 기다리는 중이라고 보고하는 대신 다음과 같이 보고해야 합니다. "어제 소프트웨어 설치를 위해 IT 부서에 노트북을 전달했으나, 지원 요청이 밀려 있어 이번 주말에 다시 확인해 달라는 요청을 받았습니다. 그동안 해당 소프트웨어가 필요하지 않은 다른 작업들을 먼저 진행하고 있습니다."

이는 여섯 번째 지침을 보여줍니다. 어떠한 조직에서든 할 일은 언제나 존재하므로, 아무 일도 하지 않고 있다는 식의 보고가 되어서는 결코 안 됩니다. 당장 할 일이 없다면, 가치 있는 업무를 능동적으로 찾아 수행하는 것이 프로페셔널로서의 책무입니다. 가만히 앉아 아무것도 하지 않는 사람보다 능동적으로 할 일을 찾아 나서는 직원을 모든 고용주가 높이 평가한다는 것은 만고의 진리입니다.

일곱째, 문제 해결책에 대한 제안 없이 문제점만 제기하지 마십시오. 특히 해결책을 도출하는 것이 자신의 직무에 포함되어 있다면 더욱 그렇습니다.

예를 들어 "고객 주문 처리가 누락되는 문제를 발견했습니다"라고만 보고하고 근본 원인과 해결책 파악을 다른 사람들에게 떠넘기는 대신, 다음과 같이 보고해야 합니다. "고객 주문 처리가 누락되는 문제를 발견하여 원인을 조사해 본 결과, 해외 주문 건에서 배송지 주소 일부가 누락되고 있는 것으로 확인되었습니다. 온라인 주문서 양식의 '우편번호(zip code)' 라벨을 '국제 우편번호(postal code)'로 변경하면 이 문제를 해결할 수 있을 것으로 판단됩니다."

마지막으로, 현재 상황이 아무리 어렵더라도 항상 긍정적이고 생산적인 해결 방안을 제시하십시오.

마감 기한이 정해진 중요한 프로젝트를 진행하다 보면 문제, 장애물, 리스크, 난관, 좌절, 실망은 언제나 발생하기 마련입니다. 이러한 현실에도 불구하고, 프로페셔널한 업무 환경에서 부정적인 태도를 취하는 것은 결코 정당화될 수 없습니다. 부정적인 태도는 사람들이 문제를 해결하고 장애물을 극복하며 리스크를 완화할 수 있는 창의적인 사고를 가로막기 때문입니다. 긍정적인 어조로 현황을 보고하는 목적은 상황이 잘못되어 가는 것을 숨기려는 것이 아니라, 부정적인 결과의 불가피성에 매몰되기보다 성공적인 결과를 이끌어낼 수 있는 기회의 관점에서 생각하도록 돕는 데 있습니다.

"제 업무는 제시간에 끝냈는데 요구사항이 바뀌어서 이제 처음부터 다시 시작해야 합니다"라고 말하는 대신, "요구사항에 변경이 있어 이를 반영하는 데 시간이 조금 더 소요될 예정입니다"라고 말하십시오. 두 진술 모두 담고 있는 핵심 정보 측면에서는 동일하지만, 전자는 책임을 전가하는 데 초점이 맞춰져 있는 반면 후자는 상황의 현실을 담담하게 전달합니다.

프로페셔널한 현황 보고 방식을 익히는 것은 여러분의 전체 커리어에 걸쳐 큰 자산이 될 것입니다. 이는 동료들과 협력하여 공통의 목표를 달성하기 위한 기본 초석이기 때문입니다.