시간 엄수
정시에 출근하고, 회의에 늦지 않게 참석하며, 정해진 기한 내에 업무를 완수하는 것은 모두 프로페셔널한 행동의 근본적인 요소입니다. 누군가가 있어야 할 시간에 마땅히 있어야 할 자리에 있으리라는 신뢰를 주지 못하거나, 전달하기로 약속한 결과물을 완수하리라는 믿음을 주지 못한다면 사람들은 그 어떤 일도 그 사람에게 믿고 맡기기 어려울 것입니다.
전문가는 동료들이 자신을 언제 찾을 수 있는지 파악하고, 전원이 함께 협업을 시작할 수 있는 시점을 알 수 있도록 정시에 출근합니다. 지각하는 것은 자신이 무책임하고, 동료들의 시간을 배려하지 않으며, 조직의 생산성에 관심이 없다는 메시지를 전달하는 것과 같습니다.
회사의 핵심 근무 시간이 오전 9시부터 오후 5시까지라면, 늦어도 오전 9시까지는 자리에 착석해 있어야 합니다. 동료들이 여러분의 도움을 필요로 하거나, 질문을 해야 하거나, 논의 참여를 필요로 할 수 있기 때문입니다. 그런데 9시 30분에 출근한다면 여러분을 필요로 하던 동료들은 마냥 기다릴 수밖에 없게 되며, 이는 동료들의 시간을 낭비하고 전반적인 생산성을 저하시킵니다.
출근이 늦어지는 데는 우리의 통제 범위를 벗어난 수많은 요인이 있으므로 타당한 '이유'는 언제나 존재할 수 있지만, 타당한 '변명'이란 결코 존재할 수 없습니다. 정시에 출근하는 것은 다른 누구도 아닌 프로페셔널인 바로 자신의 책임이기 때문입니다.
정시 출근을 보장하기 위해 널리 쓰이는 전략은 예기치 못한 상황이 발생하더라도 대처할 수 있도록 일정을 충분히 앞당겨 여유 시간을 확보하는 것입니다.
예를 들어 가끔 30분씩 늦잠을 잔다면 알람을 30분 일찍 맞추십시오. 버스, 기차, 지하철을 놓칠 가능성이 있다면 차를 놓치는 일 자체가 불가능하도록 탑승 장소나 역에 훨씬 일찍 도착하십시오. 교통 상황의 변동 폭이 크다는 것을 안다면 출퇴근 정체가 시작되기 전에 직장에 도착할 수 있도록 일찍 출발하십시오.
"정시에 오면 늦은 것이고, 일찍 와야 제시간에 온 것이다"라는 격언이 있습니다. 이는 결코 지각하지 않도록 항상 일찍 도착해야 함을 일깨워 줍니다.
회의에 정시 참석하는 데는 다가오는 회의 알림에 주의를 기울이는 것 외에는 다른 것이 요구되지 않습니다. 회의 알림을 무시하고 지각한다면 회의 주최자에게는 해당 회의를 대수롭지 않게 여긴다는 인상을 주며, 참석자들에게는 본인이 도착하기 전에 나온 이야기 따위는 안중에도 없다는 뜻을 전하게 됩니다.
연속된 회의 일정이 잡혀 있는 상황에서 앞선 회의 때문에 다음 회의에 늦을 우려가 있다면, 첫 번째 회의에서 양해를 구하고 먼저 퇴장하여 두 번째 회의에 늦지 않도록 해야 합니다. 예를 들어 오전 10시에 1시간 예정으로 잡힌 회의가 있고 직후인 11시에 다른 회의가 시작된다면, 10시 55분에 회의 주최자에게 11시 회의가 있어 먼저 일어나야 한다고 정중히 알려야 합니다.
정시 출근에는 적절한 계획만 필요하고 회의 정시 참석에는 알림에 주의를 기울이기만 하면 되지만, 업무를 기한 내에 완수하는 데는 상당한 경험이 필요할 수 있습니다. 이는 궁극적으로 적절한 기대치를 설정하는 노하우에 달려 있기 때문입니다. 언제 업무가 끝날지에 대한 기대치를 설정해 두고 스스로 정한 마감 기한을 넘긴다면, 자신이 신뢰할 수 없는 사람이며 중요한 과업을 맡겨서는 안 된다는 인상을 주게 됩니다.
업무 완료 시점에 대한 기대치 설정이 까다로운 이유는 얼마나 많은 시간이 필요할지 정확히 가늠하기 불가능한 상황이 존재하기 때문입니다. 특히 어떤 일을 처음 수행할 때 흔히 그렇듯 무엇을 모르는지조차 모르는 상황이라면 더욱 그렇습니다.
예를 들어 주간 영업 요약 보고서 작성을 요청받았는데 지난 1년 동안 주간 영업 요약을 계속 작성해 온 경험이 있다면, 그 작업에 시간이 얼마나 걸릴지 정확히 알 것입니다. 그러나 분기 실적 보고서 작성 과업을 맡았는데 이전에 한 번도 이를 작성해 본 적이 없다면, 무엇을 모르는지조차 알지 못하므로 해당 작업을 완료하는 데 시간이 얼마나 걸릴지 알 수 없습니다.
이전에 해본 적이 있는 일이라 시간이 얼마나 걸릴지 잘 파악하고 있더라도, 계획대로 진행되지 않을 경우를 대비해 여유 시간을 추가해야 합니다. 얼마나 많은 여유 시간을 둘지는 과업의 복잡성에 좌우되는 경향이 있는데, 복잡성이 높을수록 납기 지연 위험도 커지기 때문입니다. 일반적으로 위험도가 낮은 과업에는 30%의 여유 시간이 합리적인 완충재 역할을 하지만, 위험도가 매우 높은 과업에는 유사한 업무를 이전에 해본 적이 있다 하더라도 300%의 여유 시간이 필요할 수 있습니다.
업무 완료 시점에 대한 기대치를 설정할 때, 여러분의 답변은 여유 시간이 반영된 일정이어야 하거나 "언제까지 완료할 수 있을지 확실하지 않습니다. 언제까지 필요하십니까?"라는 답변이어야 합니다. 필요한 기한을 듣게 된다면 "그 기한 내에 완수할 수 있도록 최선을 다하겠지만, 반드시 완료할 수 있다고 보장할 수는 없습니다"라고 말할 수 있습니다.
얼마나 걸릴지 정말로 알 수 없을 때 얼마나 걸릴지 모르겠다고 말하는 것은 정직한 태도이며, 프로페셔널로서 언제나 정직하고자 노력해야 합니다. 특정 시점까지 끝내겠다고 늘 약속해 놓고 정작 한 번도 지키지 못하는 사람이라는 평판을 얻는 것보다, "언제 완료할 수 있을지 확실하지 않습니다"라고 말하는 사람이라는 평판을 얻는 편이 훨씬 낫습니다.
실제 업무에 착수하면 시간을 철저히 확인하며 가능한 한 높은 생산성을 발휘해야 합니다. 예상보다 시간이 더 소요되고 있음을 인지했다면, 즉시 과업을 배정한 담당자에게 연락하여 업무가 완료될 수정 예상 시점을 알림으로써 기대치를 재설정해야 합니다. 일반적으로 사람들은 마감 기한이 닥쳐서야 지연 사실을 알게 되는 것보다, 마감 기한 전에 미리 늦어질 것이라는 소식을 듣는 편을 훨씬 더 잘 이해해 줍니다.
정시에 출근하고, 회의에 결코 늦지 않으며, 업무 완료 시점에 대한 기대치를 올바르게 설정하는 것은 모두 프로페셔널로서의 평판을 이루는 토대가 됩니다. 필요한 시간에 필요한 자리에 나타나리라는 신뢰를 주지 못하거나, 스스로 하겠다고 한 일을 해내리라는 믿음을 주지 못한다면, 다른 방면에서 아무리 뛰어난 역량을 갖추고 있다 하더라도 사람들은 여러분을 프로페셔널로 인정하기 어려울 것입니다.