Duração

Um profissional que deseja se comunicar com eficácia deve trabalhar dentro dos limites da capacidade de atenção das pessoas. O que pode ser desanimador é que os períodos de atenção encolheram a ponto de o público moderno muitas vezes considerar 50 palavras ou um vídeo de 60 segundos excessivamente longos.

A redução da capacidade de atenção é uma realidade da comunicação moderna, e esse fenômeno pode ser ignorado ou aceito. Ao se comunicar com o público em geral, ignorar a curta capacidade de atenção praticamente garantirá que ninguém preste atenção ao que você está dizendo; no entanto, ao se comunicar dentro de sua organização, você tem muito mais flexibilidade para escolher a duração de uma reunião, apresentação, conversa ou discussão, bem como para decidir quanto tempo alguém precisará para ler seus documentos e e-mails.

Ao se comunicar com o público geral, a pergunta não é: "Qual duração é longa demais?", mas sim: "Qual duração é curta demais?". Quanto mais curto for o conteúdo produzido, maior será a probabilidade de alguém ouvir, assistir ou ler algo em sua totalidade; contudo, com menos tempo há menos conteúdo, e encontrar o equilíbrio entre ser curto o suficiente para reter a atenção do público e longo o suficiente para transmitir informações úteis pode ser extremamente difícil.

Ao se comunicar internamente dentro de sua organização, as pessoas com quem você trabalha enfrentarão longas reuniões, ouvirão longas apresentações e lerão longos documentos e e-mails simplesmente por uma questão de obrigação profissional.

Por exemplo, em um ambiente de trabalho profissional, se uma reunião está agendada para 1 hora, alguém se retirar após os primeiros cinco minutos por achá-la entediante é algo inteiramente inaceitável. Se alguém lhe envia um relatório de 30 páginas, dizer ao autor que não o leu porque era longo demais seria rude e desdenhoso. Como resultado, os profissionais tendem a não reclamar de reuniões ou documentos excessivamente longos para prender sua atenção.

O efeito disso no local de trabalho é um dos segredos mais mal guardados do mundo corporativo: pessoas que parecem estar prestando atenção podem não estar prestando atenção alguma. Profissionais experientes estão habituados a guardar seus telefones, sentar-se eretos e olhar para o apresentador para dar a impressão de estarem atentos, mesmo que já estejam mentalmente desconectados e pensando em qualquer outra coisa.

Isso nos leva à conclusão desconcertante de que, só porque nossos colegas parecem estar prestando atenção, eles podem não estar prestando atenção de forma alguma. Se você estiver fazendo uma apresentação e observar o seu público, poderá ver pessoas sentadas com a postura ereta, mãos cruzadas sobre a mesa à sua frente, olhando fixamente para você — mas, no que diz respeito à atenção que realmente estão prestando, poderiam muito bem estar em sono profundo.

Para piorar a situação, se você perguntasse ao seu colega o que ele achou da apresentação, para poupar seus sentimentos ele poderia dizer que ela foi boa. Se você fizesse, em seguida, uma pergunta relacionada à apresentação, veria que ele evitaria responder para ocultar o fato de que não estava prestando atenção.

Considerando que nossos colegas talvez nunca sejam sinceros quanto ao nível de atenção que realmente dedicam ao que dizemos ou escrevemos, para nos tornarmos comunicadores eficazes precisamos encarar a comunicação interna de maneira muito mais semelhante a como nos comunicaríamos com o público em geral.

A realidade é que nossos colegas também são membros do público em geral, e sua verdadeira capacidade de atenção pode ser, de fato, de apenas alguns segundos. Durante o dia de trabalho, nossos colegas utilizam seus telefones, passando rapidamente os olhos por textos, tweets, publicações e vídeos em busca de algo que prenda sua limitada atenção por alguns instantes. Quando esses mesmos colegas guardam os celulares no início de sua reunião de 1 hora, a capacidade de atenção deles não aumentou; eles apenas são educados demais para lhe dizer que sua reunião de 1 hora tem aproximadamente 1 hora a mais do que deveria.

Se tudo no mundo dos negócios pudesse ser comunicado em apenas alguns segundos, nossa abordagem seria simples: independentemente do que estejamos comunicando, manter a duração em no máximo 20 segundos, visando uma extensão ideal em torno de 10 segundos. O fato é, contudo, que nem todas as informações podem ser comunicadas adequadamente em apenas alguns segundos e que, às vezes, uma hora inteira é realmente necessária para cobrir todas as informações relevantes e importantes para o seu público.

Quando a comunicação em formato longo é necessária, para maximizar suas chances de reter a atenção do público pelo maior tempo possível, você pode considerar ter várias versões da sua apresentação cuidadosamente elaboradas para caber dentro de um período predeterminado.

Por exemplo, se você fosse um vendedor que rotineiramente faz apresentações de produtos para clientes, poderia criar versões de 10 segundos, 30 segundos, 2 minutos, 5 minutos, 20 minutos e 45 minutos da mesma apresentação.

Uma abordagem para estruturar esse conjunto de apresentações seria criar primeiro a versão de 45 minutos, já que essa é geralmente considerada a duração máxima de uma apresentação profissional, pois reserva 15 minutos para perguntas em uma reunião de 1 hora. Uma vez pronta a versão mais longa, você pode começar a remover conteúdo para chegar às versões mais curtas; no entanto, quanto mais curta for a apresentação, mais você terá de praticar para garantir que o seu tempo seja preciso.

Ao fazer uma apresentação de 45 minutos, as pessoas o perdoarão se você se estender até 46 minutos; mas se você estiver em um elevador com um cliente e tiver tempo apenas para apresentar a versão de 10 segundos, errar por alguns segundos pode fazer com que o cliente vá embora antes de você concluir. No mundo dos negócios, esse cenário é chamado de fazer um "elevator pitch".

Um guia útil para desenvolver uma precisão no tempo é calcular a sua média de palavras faladas por minuto, que para a maioria das pessoas gira em torno de 150. Se estiver ensaiando para fazer uma apresentação de 30 segundos, você saberá que deve ter cerca de 75 palavras; para uma apresentação de 10 segundos, deverá ter em torno de 25 palavras.

Você pode pensar que nada de importante pode ser comunicado em apenas 25 palavras, mas, se desafiar a si mesmo, ficará agradavelmente surpreso com a quantidade de informações que é capaz de transmitir em um intervalo tão curto. Como regra geral, o objetivo de suas apresentações mais curtas é gerar a oportunidade de apresentar as versões mais longas: alguém que goste da versão de 10 segundos estará mais aberto à versão de 2 minutos e, se gostar da versão de 2 minutos, poderá ter interesse em ouvir a versão de 5 ou 20 minutos.

É assim que podemos nos adaptar à realidade de que todos possuem uma capacidade de atenção mais curta. Embora isso exija muito trabalho e muita prática, é infinitamente melhor ter múltiplas versões da mesma informação em diferentes durações do que encarar expressões vazias que aparentam estar prestando atenção quando, no fundo, você sabe que não estão.