Faire valoir vos arguments
Comment rédiger un message qui incite à l'action
Vous avez besoin d'une réponse, d'une décision ou d'une action, et votre message sera l'un des nombreux que votre destinataire recevra aujourd'hui. Ce guide vous aide à définir vos attentes, à formuler votre demande pour qu'elle soit comprise en quelques secondes et à l'envoyer dans un format qui valorise votre professionnalisme.
14 sujets
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Phase 1 · 5 sujets
Définissez votre objectif et placez-le en tête
La plupart des messages sans réponse manquaient de clarté quant à la demande formulée. Clarifiez ce point, puis exposez-le au lecteur dès les premières lignes.
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Public
Identifiez votre lecteur et son niveau d'information préalable. Une même demande exige une formulation différente selon qu'elle s'adresse à un dirigeant ou à un pair.
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Points clés
Déterminez les un ou deux points clés que le lecteur doit retenir. Si vous ne pouvez pas les nommer, le lecteur ne saura pas les trouver.
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Titres
Rédigez un objet indiquant clairement l'objet du message et vos attentes. C'est souvent le seul élément lu avant que le destinataire ne décide du moment opportun pour l'ouvrir.
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Résumés
Commencez directement par la demande et sa justification. Le contexte vient ensuite, pour les personnes souhaitant en savoir plus.
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Structure
Organisez la suite pour guider la lecture : des paragraphes courts, un ordre logique et des actions requises nettement isolées.
Votre tâcheAvant de continuer, rédigez un objet et une première phrase qui se suffiraient à eux-mêmes.
Phase 2 · 6 sujets
Rendez-le facile à lire et impossible à mal interpréter
À l'écrit, les mots perdent l'intonation et l'expression de votre voix. Vérifiez comment votre message sera perçu par quelqu'un qui ne peut pas vous entendre.
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Simplicité
Éliminez tout ce qui n'est pas indispensable à l'action du lecteur. Chaque paragraphe superflu réduit la probabilité que le passage essentiel soit lu.
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Exemples
Lorsqu'un élément risque d'être mal compris, illustrez-le par un exemple concret. Un exemple évite une succession d'échanges de clarification.
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Lisibilité
Privilégiez des termes simples et des phrases courtes. Un style qui cherche à faire étalage de son vocabulaire est un style que l'on lit en diagonale.
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Le ton
Évaluez l'attitude véhiculée par vos mots. Un message pensé pour être concis peut facilement paraître sec ou expéditif.
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Franchise
Formulez explicitement la demande et son échéance. Ne laissez pas au lecteur le soin de deviner vos attentes.
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Diplomatie
Soyez direct sans être abrupt. Une phrase de courtoisie ne coûte rien et préserve la disposition du lecteur à vous aider.
Votre tâcheAvant de poursuivre, relisez votre ébauche en adoptant la perspective du destinataire : lors d'une journée chargée et de mauvaise humeur.
Phase 3 · 3 sujets
Relisez-le et envoyez-le avec soin
Les cinq dernières minutes déterminent si le message renvoie une image soignée ou négligée.
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Révision
Révisez la structure et la fluidité. Placez la phrase clé au début, supprimez les redondances et assurez-vous d'une voix cohérente d'un bout à l'autre.
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Relecture
Détectez les coquilles et les erreurs avant le lecteur. De petites fautes suffisent à faire douter de la rigueur apportée à l'ensemble.
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Publication
Transmettez votre message aux bons interlocuteurs, via le canal adéquat et au moment où ils sont susceptibles de le consulter. Le choix des destinataires fait partie intégrante du message.
Votre tâcheTerminez en vérifiant une dernière fois les destinataires, les pièces jointes et la première phrase avant de procéder à l'envoi.