質問
相手に「話をしっかり聞いている」と伝える最善の方法の一つは、議論されているテーマについて適切な質問を投げかけることだ。良い質問とは、答えが一目瞭然ではないものを指す。一方、悪い質問は、単に自分が話す順番を待っていただけではないかと周囲に不信感を抱かせる。
不意を突かれたとき、人は往々にして悪い質問をしてしまう。議論に集中していなかった人が「何か質問はありますか」と直接問われると、集中していなかったことを悟られまいと、その場で思いついた質問を口にしがちである。このように苦し紛れに出された質問は、要領を得ず、苛立ちを招き、あるいはナンセンスなものになりやすい。
プレゼンテーション内でプロジェクトの期日が明確に述べられていたにもかかわらず、「このプロジェクトの期日はいつですか」と質問することは、自分が話を聞いていなかったことを周囲全員に露呈する行為である。意図的かどうかにかかわらず、これは身勝手な特権意識の表れとみなされる。「自分は発表者の話を聞く必要はないが、発表者は自分の質問に答える義務がある」と考えているように映るからだ。
悪い質問のもう一つの形態は、意図的に発表者の不意を突く「揚げ足取り」の質問である。これは通常、同僚に自分を有能に見せたい人や、発表者を愚かに見せることで自分が賢く見えると信じている人が使いがちである。
これは発表者に恥をかかせるリスクがあり、将来の協力関係を損なう恐れがあるだけでなく、あなたが話を聞いていなかったこと、発表内容に関心がなかったこと、あるいは話し手への敬意を欠いていることを露呈してしまう。さらに、質問の唯一の目的が発表者を困らせることにある場合、周囲のほとんどの人はそれを見抜くため、結果として発表者以上にあなた自身の評判を傷つけることになる。
人が悪い質問をしてしまうもう一つの要因は、良い質問を考えること自体が難しいという点にある。的確な質問を組み立てるには、注意深く傾聴するだけでなく、発言内容をリアルタイムで処理し分析する能力が求められる。さらに、適切なタイミングで質問できるよう、記憶にとどめるかノートに記録しておく記憶力やメモのスキルも不可欠である。
質問をすべきタイミングのルールは、日常の会話か、会議か、あるいはプレゼンテーションかによって異なる。カジュアルな会話であれば、いつでも自由に質問してよい。会議の場合、ファシリテーター自らが質問を投げかけたり、参加者に意見を求めたりして、質疑のタイミングをコントロールすることが多い。
プレゼンテーションでは通常、発表者が質問を受け付けるタイミング（随時か、最後にまとめてか）を聴衆に伝える。発表者から事前の案内がない場合は、発表が終わるまで待つのが賢明である。これにより、発表者は頻繁に話を遮られることなく、あらかじめ想定していた疑問点に先回りして答えることができる。
せっかく良い質問を思いついても、その後の説明や他の参加者への回答によって疑問が解消されたのであれば、あえて質問する必要はない。苦心して考え抜いた質問は、リアルタイムの分析力を示す好機でもあるため、発表する機会を失うのは残念に思えるかもしれない。しかし、すでに答えが出ている質問を蒸し返す必要はない。
集団の場で良い質問が浮かんだとしても、その回答が自分だけにしか関係しない内容であるなら、発表終了後に個別で質問する方が適切であることが多い。これは、関係のない回答を聞かされる同席者の時間を無駄にしないための、周囲に対する最低限の配慮である。
プレゼンテーションの真の価値はそれが引き起こす質問にあり、良い質問が生まれなかったプレゼンは質が低かったとする見解もある。しかし、極めて優れたプレゼンテーションとは、聴衆が抱くであろう疑問をあらかじめ予測し、先回りして解消しているものである。これは本編の進行を通じて行うこともできれば、想定問答を用意したスライドを末尾に追加しておくことでも実現できる。
どれほど優れた質問であっても、質問を控えるべき場面が存在する。その一例が、発表者が明らかに緊張していたり、圧倒されていたり、準備不足であったりして、どう足掻いても回答できそうにない場合である。したがって、質問をする際は、発表者がどれほど自信を持って情報を提供しているかを注意深く見極める必要がある。自信のある発表者は質問への備えができている傾向があるが、気後れしている発表者はそうではない。
こうした状況は慎重に判断しなければならない。簡単な質問にすら苦慮している気弱な発表者であっても、発表内容に聴衆の誤解を招くような重大な欠落があれば、それを補う必要があるからだ。ここでは、「発表者にとっての最善」と「集団にとっての最善」との間に葛藤が生じる。このような場合は、発表終了後に一対一で質問し、その後に参加者全員へ訂正や補足の説明をメール等で共有してもらうよう依頼するのが望ましい。
自分が良い質問を受けたものの答えが分からない場合は、「わかりかねますが、調査のうえ〇〇までにご報告いたします」と伝えるだけで十分である。その際、本日中、明日中、今週末、あるいは来週中など、いつまでに連絡するかを具体的に明示することが重要だ。肝心なのは、明確な期限を設けて調査を確約し、その期限が切れる前に回答を提供することである。
どんな質問にも即座に完璧な答えを出せるはずだと考えるのは非現実的であるため、良識ある人であれば大抵これで納得する。むしろ、質問の質が高ければ高いほど、答えを導き出すのにより多くの時間を要することが多いため、時間を求めること自体が当然の対応として受け止められることも少なくない。