경영진에게 나쁜 소식을 보고하는 방법

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   시간 엄수

   경고 신호 자체가 늦어질 수 있다는 점을 유념하십시오. 경영진이 대응할 여지가 남아있을 때 보고하는 것 또한 정시 납기의 일환입니다.

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   정직함

   불편한 진실이라도 솔직하게 말하기로 결단하십시오. 사람들은 문제가 생긴 것보다 그 사실을 숨겼다는 것에 훨씬 더 분노합니다.

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   사전 준비

   보고를 받아야 할 대상이 누구인지, 그들이 무엇을 결정해야 하는지, 그리고 가장 중요하게 여기는 것이 무엇인지 파악하십시오. 이것이 준비 작업의 전반적인 방향을 결정합니다.

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   해결

   사건의 전개 과정을 순서대로 정리하고 근본 원인을 파악하십시오. 경영진은 원인을 물을 것이며, 잘 정리된 타임라인은 누구의 탓으로 돌리지 않고도 명확한 답을 제시해 줍니다.

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   핵심 요점

   경영진이 반드시 기억해야 할 핵심 사항을 선별하십시오. 무엇이 바뀌었는지, 그에 따른 파급 효과는 무엇인지, 그리고 그들에게 요구되는 의사결정이 무엇인지입니다.

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   요약

   나쁜 소식과 권고사항을 맨 앞에 두십시오. 일정이 변경되었다는 사실을 확인하기 위해 보고서 끝까지 읽어야 하는 상황은 피해야 합니다.

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수행 과제다음 단계로 넘어가기 전, 세 문장으로 정리해 작성하십시오. 무슨 일이 일어났는지, 그것이 무엇을 의미하는지, 그리고 어떤 조치를 권고하는지입니다.

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   직설성

   문제점과 필요한 조치를 명확하고 솔직한 언어로 진술하십시오. 모호해질 정도로 말을 누그러뜨리는 것은 상대의 상황 파악을 늦출 뿐입니다.

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   외교적 화법

   함께 일하는 사람들의 협조를 이끌어낼 수 있는 단어를 선택하십시오. 회의에 참석한 특정인에게 책임을 전가하지 않으면서도 문제의 실상을 온전히 정직하게 전할 수 있습니다.

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   평정심

   상대방의 당혹감이나 실망감을 예상하고, 그러한 반응이 나타나더라도 침착함을 유지하십시오. 평정심을 유지해야 날카로운 질문 이면에 깔린 본질적인 우려를 파악할 수 있습니다.

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   재진술

   상대의 우려 사항을 자신의 언어로 다시 정리해 말하고, 잘못 이해한 부분이 있다면 바로잡도록 하십시오. 이는 귀하가 제대로 이해했음을 보여주며, 긴장된 대화의 호흡을 가다듬어 줍니다.

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수행 과제다음 단계로 넘어가기 전, 첫 도입부 문장과 가장 피하고 싶은 질문에 대한 답변을 미리 연습해 보십시오.

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   예우

   권고사항을 제시하되, 최종 책임을 지는 이들의 결정을 존중하십시오. 비록 그들이 다른 선택을 하더라도 마찬가지입니다.

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   지원

   영향을 받는 당사자들이 실제로 필요로 하는 도움이 무엇인지 물으십시오. 상대에게 필요한 지원이 귀하가 처음에 생각한 지원과 항상 일치하는 것은 아닙니다.

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   발행

   합의된 실행 계획을 문서화하여 필요한 모든 사람에게 전달하십시오. 회의실 안에서만 구두로 머무는 결정은 참석자마다 제각기 다르게 기억하기 마련입니다.

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   현황 보고

   대응 조치가 진행되는 동안 완료된 사항, 진행 중인 사항, 남은 과제, 그리고 발생한 걸림돌을 지속적으로 보고하십시오.

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수행 과제합의된 결정 사항, 조치별 담당자, 다음 현황 공유 일정을 정리한 간결한 서면 기록을 공유하여 마무리하십시오.