Atualizações

Trabalhar em equipe frequentemente exige apresentar atualizações sobre o progresso em andamento — as chamadas atualizações de status. Quer você esteja fornecendo o status do seu próprio trabalho, das entregas da sua equipe ou de um projeto multiequipes, existem diretrizes fundamentais para estruturar uma atualização eficaz.

Primeiro, determine quanto tempo você tem para apresentar sua atualização, o que ditará o nível de detalhes viável. Se a expectativa é que você fale em menos de um minuto — como costuma ocorrer em reuniões diárias de alinhamento —, ultrapassar o tempo estipulado causará insatisfação. Para praticamente qualquer tipo de atualização de status, há expectativas implícitas de tempo e profundidade; caso você não tenha certeza de quais são, faça perguntas até ter total clareza sobre o tempo disponível e o nível de detalhamento esperado.

Segundo, ao apresentar sua atualização, fale com assertividade sobre o que foi concluído, o que está em andamento e o que ainda resta fazer. Se estiver reportando seu próprio trabalho, seja preciso quanto ao que realizou especificamente e atribua o devido crédito aos colegas que colaboraram com você. Sob nenhuma circunstância assuma o crédito pelo trabalho de outra pessoa; reconhecer quem o ajudou é a melhor maneira de evitar a impressão de que realizou sozinho algo que, na verdade, contou com o apoio de um colega.

Terceiro, antecipe as perguntas que as pessoas possam fazer e pratique as respostas para elas com antecedência.

Por exemplo, se você disser que está atrasado em relação ao cronograma, as pessoas naturalmente vão querer saber o motivo. Se disser que não tem os recursos necessários, elas exigirão uma lista desses recursos — e a justificativa de por que você precisa exatamente deles.

Tenha respostas claras e concisas prontas para perguntas previsíveis. Contudo, se for questionado sobre algo que não antecipou e precisar de mais tempo para pensar, diga simplesmente: "Essa é uma boa pergunta, mas não tenho essa resposta no momento. Retorno até o final do dia com esse ponto esclarecido" — e certifique-se de cumprir o compromisso assumido.

Quarto, se houver riscos, impedimentos ou obstáculos que estejam prejudicando ou possam prejudicar o progresso, eles devem ser articulados com clareza, mas com duas ressalvas indispensáveis: nunca dê desculpas e nunca culpe seus colegas — mesmo que sua justificativa seja válida e seus colegas estejam de fato em falta.

Imagine que você esteja apresentando uma atualização de status na qual seu trabalho está atrasado porque você depende do departamento de TI para instalar um software no seu computador. Se você disser: "Não posso iniciar meu trabalho porque estou esperando a TI instalar o software", você terá, ao mesmo tempo, dado uma desculpa e culpado seus colegas de TI.

Isso nos leva à quinta diretriz: seja sempre orientado a soluções. Ao encontrar um obstáculo, caso tenha tempo hábil, explique quais medidas já tomou para superá-lo por conta própria. Em outras palavras, quando algo impedir seu progresso ou a conclusão do seu trabalho, assuma a responsabilidade pessoal pela resolução desse obstáculo e não espere que outros o removam por você.

Retomando o cenário anterior, em vez de relatar apenas que está aguardando a TI, sua atualização deve ser: "Ontem levei meu notebook ao departamento de TI para a instalação do software; solicitaram que eu retorne no fim da semana devido à sobrecarga de chamados de suporte. Enquanto isso, iniciei tarefas que não dependem dessa ferramenta."

Isso ilustra a sexta diretriz: suas atualizações nunca devem indicar inatividade, pois em qualquer organização sempre há algo relevante a ser feito. Se você estiver sem tarefas imediatas, é sua responsabilidade profissional identificar trabalhos de valor que possam ser executados. É fato universal que todo empregador valoriza o profissional que busca demandas de forma proativa, em vez daquele que permanece ocioso sem iniciativa.

Sétimo, nunca aponte um problema sem apresentar uma proposta de solução, especialmente se desenvolver soluções faz parte das suas atribuições.

Por exemplo, em vez de apresentar um status como "Identifiquei um problema em que os pedidos dos clientes não estão sendo atendidos", deixando a cargo dos outros investigar a causa e a resolução, sua atualização deve ser: "Identifiquei um problema no processamento de pedidos e investiguei o caso; parece que falta parte do endereço de entrega nos pedidos internacionais. Acredito que possamos solucionar isso alterando o rótulo do formulário de pedidos online de CEP para código postal."

Por fim, ofereça sempre um caminho a seguir positivo e produtivo, independentemente de quão desfavorável seja o cenário atual.

Sempre haverá problemas, obstáculos, riscos, desafios, frustrações e contratempos ao lidar com projetos importantes sujeitos a prazos rigorosos. Independentemente dessa realidade, no ambiente profissional não há justificativa para o derrotismo, pois a negatividade tende a inibir a criatividade necessária para resolver problemas, superar barreiras e mitigar riscos. O propósito de manter um tom positivo nas atualizações de status não é mascarar dificuldades, mas direcionar o foco coletivo para as oportunidades de atingir um desfecho bem-sucedido, evitando a fixação improdutiva na iminência de um resultado negativo.

Em vez de dizer: "Entreguei meu trabalho no prazo, mas os requisitos mudaram e agora terei que recomeçar do zero", diga: "Tivemos uma alteração de requisitos que demandará um pouco mais de tempo para ser integrada". Ambas as declarações transmitem as mesmas informações essenciais, mas a primeira concentra-se em atribuir culpas, enquanto a segunda foca objetivamente na realidade dos fatos.

Aprender a estruturar atualizações de status de maneira profissional será um diferencial ao longo de toda a sua trajetória de liderança, constituindo a base indispensável da cooperação para o alcance de metas compartilhadas.