Points de situation

Le travail en équipe exige souvent de faire le point sur l'état d'avancement des travaux, ce que l'on appelle communément des points de situation. Que vous présentiez l'état de votre propre travail, celui de votre équipe ou l'avancement d'un projet inter-équipes, plusieurs lignes directrices permettent de formuler un compte rendu efficace.

Tout d'abord, vous devez déterminer de combien de temps vous disposez pour intervenir, ce qui dictera le niveau de détail que vous pourrez fournir. Si l'on attend de vous un point de situation en moins d'une minute — comme c'est souvent le cas lors d'un stand-up matinal —, votre auditoire appréciera peu que vous dépassiez largement le temps imparti. Pour presque tout type de point d'avancement, il existe une attente implicite ou explicite quant à la durée et à la précision ; en cas de doute, posez des questions jusqu'à obtenir une vision claire du temps alloué et du niveau de détail attendu.

Deuxièmement, lorsque vous faites votre point, exprimez-vous avec assurance sur ce qui est accompli, ce qui est en cours et ce qu'il reste à faire. Si vous rendez compte de votre propre travail, soyez précis quant à vos réalisations personnelles et mentionnez les collègues qui vous ont prêté main-forte. Vous ne devez en aucun cas vous attribuer le mérite du travail d'autrui ; veiller à valoriser ceux qui vous ont aidé est le meilleur moyen d'éviter de laisser entendre que vous avez accompli seul une tâche menée avec l'aide d'un collègue.

Troisièmement, anticipez les questions potentielles et entraînez-vous à y répondre.

Par exemple, si vous annoncez un retard sur le calendrier, votre entourage cherchera naturellement à en connaître la raison. Si vous indiquez manquer des ressources nécessaires, on s'attendra à ce que vous énumériez précisément ces ressources — et justifiez pourquoi elles sont indispensables.

Vous devez préparer des réponses claires et concises aux questions prévisibles. En revanche, si l'on vous pose une question imprévue nécessitant un temps de réflexion, dites simplement : « C'est une excellente question, mais je n'ai pas la réponse précise sous la main. Je reviens vers vous avant la fin de la journée avec les éléments demandés », puis veillez scrupuleusement à tenir cet engagement.

Quatrièmement, s'il existe des risques, des blocages ou des obstacles qui ralentissent ou menacent de ralentir la progression, formulez-les clairement, mais en respectant deux règles d'or absolues : ne vous cherchez jamais d'excuses et ne rejetez jamais la faute sur vos collègues — même si votre excuse est légitime et même si l'erreur vient d'eux.

Imaginez que vous deviez faire un point de situation alors que votre travail est suspendu dans l'attente de l'installation d'un logiciel par le service informatique. Si vous déclarez : « Je ne peux pas avancer parce que j'attends que l'informatique installe le logiciel », vous venez à la fois de vous chercher une excuse et d'accuser vos collègues du support.

Cela nous mène à la cinquième règle : soyez toujours orienté solutions. Face à un obstacle, et si le temps vous le permet, expliquez les démarches que vous avez entreprises pour le surmonter par vous-même. En d'autres termes, lorsqu'un élément entrave votre progression ou l'achèvement de vos tâches, assumez la responsabilité de lever ce blocage plutôt que d'attendre passivement que d'autres s'en chargent à votre place.

Pour reprendre l'exemple précédent, au lieu d'indiquer que vous êtes bloqué par le service informatique, votre compte rendu devrait être : « Hier, j'ai déposé mon ordinateur portable au support informatique pour l'installation du logiciel ; ils m'ont demandé de refaire un point en fin de semaine en raison d'un volume exceptionnel de tickets. En attendant, j'ai entamé des tâches qui ne nécessitent pas cet outil. »

Cela illustre la sixième règle : votre mise au point ne doit jamais donner l'impression que vous êtes inactif, car dans toute organisation, il y a toujours du travail utile à accomplir. Si vous n'avez rien à faire sur vos tâches principales, il relève de votre responsabilité professionnelle de trouver des activités à valeur ajoutée auxquelles vous consacrer. Tout employeur apprécie universellement un collaborateur qui prend l'initiative de se rendre utile plutôt qu'une personne qui attend les bras croisés.

Septièmement, ne soulevez jamais un problème sans proposer une ébauche de solution, en particulier si la résolution de problèmes fait partie intégrante de votre fonction.

Par exemple, au lieu de déclarer : « J'ai constaté une anomalie qui bloque l'expédition des commandes clients », en laissant le soin aux autres d'en identifier la cause et le remède, votre point de situation devrait être : « J'ai constaté une anomalie bloquant l'expédition des commandes clients et j'ai analysé la situation : il apparaît qu'une partie de l'adresse de livraison est absente sur les commandes internationales. Nous devrions pouvoir corriger cela en modifiant l'intitulé du champ sur le formulaire en ligne, en remplaçant "code postal" par un format adapté à l'international. »

Enfin, proposez toujours une trajectoire positive et productive, quelle que soit la gravité de la situation actuelle.

Il y aura toujours des problèmes, des imprévus, des risques, des défis, des frustrations et des déconvenues lorsque l'on mène des projets d'envergure soumis à des échéances strictes. Malgré cette réalité, dans un cadre professionnel, rien ne justifie d'adopter une attitude négative, car celle-ci paralyse la créativité nécessaire pour résoudre les problèmes, surmonter les obstacles et atténuer les risques. Présenter un point d'avancement sous un jour constructif ne signifie pas travestir la vérité quand les choses vont mal, mais encourager les esprits à se focaliser sur les leviers de réussite plutôt que de s'enfermer dans la fatalité d'un échec.

Au lieu de dire : « J'avais terminé dans les temps, mais les exigences ont encore changé et je dois tout recommencer », dites : « Une évolution des exigences est intervenue, ce qui va nécessiter un délai supplémentaire pour l'intégrer. » Le contenu informatif clé reste identique, mais la première formulation cherche un coupable, tandis que la seconde pose un constat factuel orienté vers l'action.

Maîtriser l'art de formuler des points de situation professionnels vous servira tout au long de votre carrière : c'est le fondement même de la collaboration au service d'un objectif commun.