公開
初稿を推敲して最終稿へと仕上げ、誤りのない状態になるまで入念に校正を終えたら、いよいよ作成した文書を公開・配信する段階に入ります。
技術的には、公開とは対象読者が文書を閲覧できる状態にするプロセスにすぎません。しかし実務上、公開プロセスには読者が読むべき文書の存在を知らせることも含まれるべきです。
たとえば、社内イントラネットで文書をダウンロード可能な状態にすれば技術的には公開したことになりますが、その文書の存在を誰も知らなければ、読む人もいません。この場合、公開プロセスにはイントラネット上で閲覧可能にすることと、テキストメッセージやチャット、メールなどで文書のリンクを関係者に送ることの双方が含まれるべきです。
ビジネスの世界では、完成した文書の通知をメールで行うことが好まれます。メールは企業において出来事の発生を監査・証明する標準的な手段だからです。実務的な観点から言えば、仮にある人物が「文書が公開されたことを知らされていない」と主張しても、その人の会社メールアドレスに公開通知が送信されていれば、通知はなされたという事実が成立します。メールを常に確認しておくことは本人の責任だからです。
さらに、文書は初回公開後に改訂されることが多いため、リンクを送るのではなく文書そのものをメールに添付することが賢明な場合が少なくありません。添付することで、「何を、誰に、いつ送信したか」の確実な記録が残るからです。リンクのみを記載した場合、現在閲覧可能なバージョンが当初のメール送信時と同じバージョンである保証はありません。
リンクや添付ファイルがない場合であっても、メール自体が公開文書としての役割を果たすことができます。書式の違いはあるにせよ、多くの場合、文書の内容をメール本文に直接コピー＆ペーストできるからです。
たとえば、チームに困難な状況を周知しなければならず、状況の概要、原因、影響を受けた対象、会社の対応策をまとめたメールを作成することになったとしましょう。まずは別文書としてメールの下書きを作成し、送信前にその内容をメール本文にコピー＆ペーストするかもしれません。この場合、送信されるメール自体が公開文書として機能しています。
「送信」ボタンを押すことでメールという文書を公開しているのだと捉えれば、ビジネスにおける文書コミュニケーションで最も重要なアドバイスの一つが浮き彫りになります。それは、「苛立ち、怒り、動揺を覚えているときには、いかなる状況であっても絶対にメールを送信してはならない」ということです。
状況が切迫しているのであれば、対面や電話で会話を交わすべきです。動揺しているときに書くメールは、自己防衛的、攻撃的、不敬、あるいはプロ意識に欠けるものになりがちであり、そのいずれも自身の評価を高めることはありません。そして一度送信してしまえば、そのメールは相手の受信トレイに永遠に残ります。たとえメールシステムの管理者に依頼して送信を取り消そうとしたとしても、相手がすでに目を通している可能性は極めて高く、一度読んだ記憶を消し去ることはできません。
もし苛立ちや怒り、動揺を感じ、相手に文句を言ってやろうと猛烈な勢いでキーボードを叩いている自分に気づいたら、直ちに端末から離れ、一晩ぐっすり眠り、翌朝にどう対応すべきかを再考してください。たった一通のメールが、社内での評判やキャリアの好機をいとも簡単に打ち砕き、時には解雇にさえつながることがあります。メールに関して言えば、送信すべきか少しでも迷ったら送信せず、その場を離れて睡眠を取り、冷静で明晰な思考を取り戻してからアプローチを見直すべきです。
より広い意味で言えば、このシナリオは何かを公開するタイミングに対して敏感であることの重要性を浮き彫りにしています。言い換えれば、「今すぐ公開できる」からといって、「今が公開に適したタイミングである」とは限らないのです。
文書の公開準備が整っているにもかかわらず公開を遅らせる主な理由は、最も気づかれやすい時間帯に送信することで、読まれる確率を高めるためです。
たとえば、月曜日の朝9時や金曜日の夕方5時は、通常どちらも文書の存在を知らせるタイミングとしては不適切です。月曜日は金曜日や週末の未読メールが山積みになっており、受信トレイを整理する中で文書の閲覧通知メールを見落としてしまう可能性があります。また、金曜日の午後5時には誰もが週末を迎えたいと考えており、退勤間際にわざわざ立ち止まって文書を読むことはまずありません。
メールを送信するタイミングを調整するこの一般的な手法は「送信時刻の最適化（Send Time Optimization）」と呼ばれ、相手に確実に読んでほしいメールを送信する際には常に重要な考慮事項となります。この概念はメールマーケティングの分野で使われることが多いものの、送信した内容を読んでもらえる確率を最大化したいあらゆる場面で採用すべき、非常に有用な思考法です。重要なのは、「今が送信するベストなタイミングか、それともより適した時間を待つべきか」と自問することです。
最適なタイミングまで公開を遅らせることが難しくなるのは、締め切り前に文書を公開したい場合です。
たとえば、週の終わりの締め切りがあり、金曜日の午後5時ちょうどに作業が完了した場合、金曜日の締め切りに間に合わせるためにすぐ文書を公開したくなるものです。しかし、より適した公開タイミングがあるなら、締め切りを設定した担当者に連絡し、完成した文書を送って実際に作業が完了していることを示した上で、メールが気づかれ文書が読まれる可能性がより高い時間帯まで全体への公開を延期する許可を求めるとよいでしょう。
初稿を推敲して最終稿に仕上げ、根気のいる校正作業を完了させたあとで、最適なタイミングを待たずに公開を急いだばかりに、せっかくの成果が相手の受信トレイの中に埋もれてしまうことほど避けたい事態はありません。文書をどのように、そしていつ公開するかを熟考することで、そこに含まれる情報が組織全体に効果的に伝わる確率が高まり、自身の努力が正当な注目を集めることにもつながります。