要約
数段落以上の長さになる文書やメールを作成する際、最初の数文は書かれた内容の要約であるべきです。これは「逆ピラミッド型」の文章構成と呼ばれ、末尾に向かって結論となる要約を構築していくのではなく、基本的に結論を冒頭へと移動させる手法です。
たとえば、プロジェクトの現状を伝えるメールを作成する場合、プロジェクトの背景情報から始めて現状に至る経緯を補足し、最後に現状をまとめた結論で締めくくるのではなく、まずプロジェクトの現状から書き始め、その後に背景情報や詳細な補足情報を続けます。
逆ピラミッド型で執筆する目的は、読み手が「文書やメールが長すぎる」と感じ、結果として一切読まないという事態を避けることにあります。読み手の視点から見れば、これは「TL;DR（Too Long; Didn't Read：長すぎて読まなかった）」と呼ばれる状態です。極端なケースでは、長文メールに対して「TL;DR」の文字だけで返信し、長すぎるためメールを読むつもりはないとあからさまに伝えてくる人すらいます。長文メールへの返信としてTL;DRと送る行為は、無礼で敬意を欠くため決して行うべきではありませんが、その批判自体は的を射ていることが少なくありません。
人々がTL;DRと返信したり、少なくともそう返信したくなったりする理由は、誰もが深刻な時間不足に直面しているためです。明確で簡潔な要約から始まらない冗長なメールや文書を受け取った場合、読み手は「自分に関係のない重要でない情報を読んで時間を浪費するリスク」か、「まったく読まずに重要な情報を見落とすリスク」のいずれかを選択せざるを得なくなります。
現実として、時間に追われている人ほど、時間を無駄にするくらいなら重要な情報を見落とす方を選びがちです。したがって、非常に多忙な相手に要約のない長文メールや文書を送った場合、相手が読んでくれなかったとしても驚くべきではありません。
優れた要約は、文書やメールの最上部に配置されるべきであり、書かれた内容が自分に関連しているかどうか、また全文を読む必要性がどれほどあるかを読み手が判断するのに役立ちます。
要約は主に次の3つのタイプに分けられます。通常は1文で構成される「リード文（Lede）」、通常は1段落の「アブストラクト（抄録）」、そして通常は複数段落に及ぶ「エグゼクティブサマリー」です。
リード文（ジャーナリズムでは「L-E-D-E」と綴られます）は、読み手の注意を素早く引きつけ、続きを読むべきかどうかを判断させるための1文です。先ほどのプロジェクト状況報告メールの例で言えば、優れたリード文は次のようになります。「データ移行プロジェクトは9月完了に向けて順調に進んでいますが、完了日が11月にずれ込むリスクが存在します。」
このリード文は、わずか1文で3つの目的を果たしています。「データ移行プロジェクト」によってメールが自分に関連するかを判断させ、「9月完了に向けて順調に進んでいます」で最も重要な情報を伝え、「完了日が11月にずれ込むリスクが存在します」によって詳細を読みたいという意欲を促しています。
優れたリード文を書く技術を習得することは、文章コミュニケーションにおけるあらゆるスキルの中で最も応用範囲が広いと言っても過言ではありません。優れたリード文は、メールの件名、記事のタイトル、ニュースの見出し、サブタイトル、画像のキャプション、テキストメッセージ、チャットメッセージ、あるいはソーシャルメディアの投稿にも活用できるからです。優れたリード文の書き方を身につけることは、プロフェッショナルとしてのキャリア全体を通じて価値をもたらし続ける資産となります。
リード文が通常1文の要約であるのに対し、1段落程度の長さを持つ要約は一般にアブストラクト（抄録）と呼ばれます。ただし、「アブストラクト」という専門用語は主に研究データを提示する文書において用いられるため、あらゆる学術論文の冒頭に配置される定型要素となっています。
正式な研究データを提示する文書を執筆する場合、研究の目的、研究手法、収集したデータ、使用した分析手法、およびデータ分析から導き出された結論を要約したアブストラクトを用意するのが一般的です。
専門的な性質を持つため、研究論文のアブストラクトは通常、一般の読者を対象としておらず、結果として大半の人には理解できない専門用語が多用されます。これが、ビジネスの世界でアブストラクト形式の要約がほとんど見られない理由の1つです。その代わりに、ビジネス文書ではエグゼクティブサマリーが用いられる傾向にあります。
技術的な読者を対象としたアブストラクトの厳格な構成や専門用語の多用とは異なり、エグゼクティブサマリーは通常アブストラクトよりも長く、一般的な読者を対象としています。
「エグゼクティブサマリー」という用語は、その目的を端的に示しています。すなわち、「経営陣・幹部（エグゼクティブ）のための要約」です。エグゼクティブサマリーは、膨大な情報を推敲された複数の段落（通常は印刷用紙1枚に収まる分量）に凝縮することで、経営幹部の時間を節約することを目的としています。印刷用紙1枚に収めるという原則は、幹部に1枚の紙を手渡せば、それを読むだけで文書に含まれる最も重要な要点をすべて把握できるようにするという伝統に大きく根ざしています。
エグゼクティブサマリーに決まった長さはありませんが、一般的には文書自体の長さに比例させるべきです。文書が10ページであれば、3段落程度のエグゼクティブサマリーで十分でしょう。50ページであれば、1ページの要約が適切かもしれません。100ページを超える場合、複数ページのエグゼクティブサマリーを作成したくなる誘惑に駆られるかもしれませんが、原則として1ページを超えないように努めるべきです。
1文のリード文、1段落のアブストラクト、あるいは複数段落のエグゼクティブサマリーのいずれで要約する場合でも、すべてのジャーナリストに教えられる助言を常に忘れてはなりません。「リードを埋もれさせるな（Don't bury the lede）」ということです。相手に1行のリード文しか読んでもらえなかったとしても（たとえ文書全体を読んでもらえなかったとしても）、少なくともあなたが最も伝えたかった最重要情報は確実に伝わるのです。