構成
文書のコンテンツがどのように配置されているかを、文書の「構成（ストラクチャー）」と呼びます。文書に適切な構成を持たせることで、セクション間に論理的な流れが生まれ、読者は求めている情報を容易に見つけられるようになります。また、構成がない場合に生じがちな、乱雑な言葉の羅列による読者の混乱を防ぐことができます。
多くの人にとって最も馴染みがあるのは書籍の構成でしょう。書籍には通常、扉（タイトルページ）、目次、はじめに（導入）、複数の部、各部を構成する複数の章、各章を構成する複数の節、おわりに（結論）、そして付録が含まれます。
しかし、書籍を執筆しているのでない限り、書籍並みの構成は過剰です。
例えば、新しいキーカード入館システムの使い方を説明するマニュアルを作成する場合に、目次、はじめに、部、章、節、おわりに、付録まで設けるのは明らかにやりすぎです。書籍よりも短い文書では、その特定の文書タイプに適した構成を用いるのが一般的です。
ビジネスの世界で作成を求められる文書の多くは、その文書の種類に応じた共通の定型構成を持っています。
例えば、事業計画書を作成する場合であれば、その標準的な構成に従うべきです。一般的には、表紙、エグゼクティブサマリー、会社概要、経営陣の略歴、製品・サービス、マーケティングおよび販売戦略、財務予測、そして（資金調達を求める場合は）資金調達要請といった構成になります。
プロジェクトの進捗報告書であれば、一般的な構成は次のようになります：表紙、完了した作業、進行中の作業、残りの作業、納品スケジュール、プロジェクト遂行上のリスク、予算状況、バーンダウンレート（予算消費ペース）、そしてアクションアイテム一覧です。
共通の構成を持つビジネス文書には、決算報告書、収益予測、売上見通し、ピッチデック、プライバシーポリシー、利用規約、取扱説明書、不具合報告書、製品ロードマップ、組織図、社員名簿、プロジェクト計画書など、多岐にわたる種類が存在します。
文書を作成する際は、独自の構成を考案する前に、その文書タイプに応じた標準的な構成がすでに存在しないかを確認してください。
独自に構成を組み立てる必要がある場合、選択肢は大きく分けて2つあります。書き進めながら構成を固めていくか、書き始める前にあらかじめ構成を決めておくかです。
書きながら構成を固めていくアプローチをとれば、文書の展開を柔軟に変化させる自由度は高くなりますが、必要な内容に対して過多になったり過小になったりするリスクを伴います。さらに、構成が自然発生的に決まるやり方では、同僚からのフィードバックを得るのが難しくなります。構成案をざっと確認してもらう代わりに、何について書かれているかを把握するために草稿を最初から最後まで読ませることになるためです。
ビジネス文書においては、執筆を開始する前に構成を決めておくのが通常は賢明です。必要なことだけを書くほうがはるかに効率的であり、執筆前に同僚からのレビューを受けるのも格段に容易だからです。
文書の構成を決める作業は、通常、見出しの階層構造を設計することから始まります。これはセクションの見出しをリスト化し、それぞれの下位にサブセクションの見出しを配置していく作業です。見出しの階層構造が定まったら、次に各セクションに含まれるコンテンツをどのように配置するかを決定します。
文書の性質によっては、各セクションをプレーンテキストの段落のみで構成するのが適切な場合もあります。しかし実際には、文書が長くなるにつれて可読性が低下する傾向があります。多くの人は、いわゆる「テキストの壁（Wall of Words）」と呼ばれる巨大な文章の塊を読むのを苦痛に感じるからです。
段落のみで埋め尽くすのではなく、太字、箇条書きリスト、表、グラフ、図解などを適宜活用し、読者に威圧感を与えるようなテキストの壁を回避することを検討してください。
段落を記述する際、重要なフレーズを太字にすると、読者が文書を斜め読みする際の視覚的なアンカー（目印）となり、その段落で最も伝えたい要点を素早く把握させるのに役立ちます。段落内で太字を用いる際の鉄則は、控えめに使うことです。すべてを太字にすれば、何も太字にしていないのと同じになってしまいます。太字にするのは、段落の中央付近にある数語の関連キーワードにとどめるべきです。段落の冒頭や末尾の単語を太字にする価値はあまりありません。段落の最初と最後は、斜め読みの際に読者が自然と目を留める視覚的なアンカーとしてすでに機能しているためです。
段落内の情報がリスト化できる性質のものであるなら、常に番号付きリストまたは箇条書きリストを使用すべきです。リストは段落よりもはるかに斜め読みしやすく、各項目が実際に読まれ、理解される確率を大きく高めます。
ビジネス文書で頻繁に求められる表（テーブル）を用いたデータ提示では、罫線を極力少なくすることが重要です。罫線が多いと表は読みにくくなり、罫線を省くほど全体をすばやく把握しやすくなります。
データを表で示す代わりに、円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなどで表現するのも有効です。一般的に読者は、表の行、列、セルを凝視するよりも、グラフを一目見て把握することを好みます。表形式の詳細データが依然として必要な場合は、グラフの隣に同じ情報を示す表を併記することを検討してください。
フローチャート、マトリクス（象限図）、概略図など、視覚的な図解で表現できる文章情報があれば、積極的に図解化すべきです。人間はテキストを読むよりも、視覚的なイメージを見ることを好む傾向があるためです。
執筆が進むにつれて、当初定めた構成から逸脱することになっても、構成は継続して改善していくべきです。当初の計画に固執することよりも、文書が読みやすく、理解しやすいものになっていることのほうがはるかに重要です。