時間厳守
定刻に出勤すること、会議に遅れず出席すること、そして成果物を期日通りに提出することは、いずれもプロフェッショナルとしての行動規範の根幹をなす要素である。指定された日時に指定された場所にいるという信頼すら得られない人物、あるいは約束した成果物を提出すると信じてもらえない人物に対して、周囲が重要な仕事を託すことは極めて困難である。
プロフェッショナルが定刻に出社するのは、同僚がこちらの出社状況を把握し、いつ全員で業務を開始できるかを明確にするためである。出勤に遅刻することは、自らが無責任であり、同僚の時間を軽視し、組織の生産性に無関心であるという意思表示にほかならない。
会社のコアタイムが午前9時から午後5時であるなら、遅くとも午前9時までには自席についているべきである。同僚があなたの支援を必要としていたり、質問を投げかけたり、議論への貢献を求めていたりする可能性があるからだ。それにもかかわらず9時30分に出社したとすれば、あなたを必要としていた同僚は到着を待たされることになり、彼らの時間を浪費させ、組織全体の生産性を低下させることになる。
自らのコントロールの及ばない要因が多々ある以上、遅刻の「理由」には常に相応の事情が存在するかもしれないが、正当化できる「言い訳」は決して存在しない。なぜなら、定刻に出勤することは他ならぬプロフェッショナルとしてのあなた自身の責任であり、他の誰の責任でもないからである。
定刻の出勤を徹底するための一般的な戦略は、予期せぬトラブルに備えて必要な余裕時間を確保できるよう、スケジュールを十分に前倒しすることである。
例えば、起床が30分遅れることがあるなら、アラームを30分早く設定する。バス、電車、地下鉄に乗り遅れるリスクがあるなら、乗り場や駅に十分早く到着し、乗り遅れを物理的に防ぐ。交通状況の変動が大きいと分かっているなら、ラッシュアワーの前に職場に到着できるよう余裕を持って出発する。
「時間通りなら遅刻、早めの到着こそが時間通り（If you're on time, you're late. If you're early, you're on time）」という格言がある。これは、決して遅刻しないために常に前倒しで行動すべきだという戒めである。
会議に遅れず出席することは、次の会議の通知に注意を払うだけで事足りる。会議の通知を軽視して遅刻すれば、主催者に対してはその会議を軽視しているという意思表示になり、他の出席者に対しては自らが到着する前に彼らが交わしていた発言など気にも留めていない、と伝えることになる。
連続して会議が設定されている場合、前の会議のせいで次の会議に遅れるリスクがあるなら、最初の会議を途中退席して次の会議に遅れないようにすべきである。例えば、午前10時から1時間の予定で会議があり、その直後の午前11時から別の会議が始まる場合、10時55分になった段階で会議主催者に対し、11時から別の会議があるため退席する旨を礼儀正しく伝えるべきである。
定刻の出社には適切な計画性、会議の時間厳守には通知への配慮があれば済むが、成果物を期日通りに納品するには相応の経験が求められる。これは突き詰めれば、適切な期待値の設定方法を心得ているかどうかに帰着するからである。完了時期の期待値を設定しておきながら自ら設定した期限を破ることは、自らが信頼に足る人物ではなく、重要な職務を任せるべきではないと宣言しているようなものである。
成果物の納期に関する期待値設定における難しさは、必要な所要時間を正確に把握することが不可能な状況が存在する点にある。とりわけ初めて取り組む業務では、「自らが何を知らないかすら把握できていない」状態に陥りやすい。
例えば、週次の売上サマリーの作成を求められ、過去1年間にわたり同様のサマリーを作成してきた実績があるなら、その作業にどれだけの時間を要するかは把握できるはずである。しかし、四半期決算報告書の作成を命じられたものの、過去に一度も作成した経験がない場合、何が未知であるかすら分からず、作業の完了にどの程度の時間がかかるのかを見極めることはできない。
過去に経験があり、所要時間の見当がついている作業であっても、計画通りに進まない事態に備えて予備時間（コンティンジェンシー）を設けておくべきである。確保すべき予備時間の割合はタスクの複雑さに左右され、複雑性が増すほど納期遅延のリスクも高まる。一般的な目安として、低リスクのタスクであれば30%の予備時間で妥当な緩衝材となるが、極めてリスクの高いタスクでは、たとえ過去に類似の経験があったとしても300%の予備時間が必要になる場合もある。
成果物の納期について期待値を設定する際、回答は予備時間を織り込んだ期日を提示するか、あるいは「現時点では完了時期を確約できません。いつまでに必要でしょうか？」と伝えるかのいずれかにすべきである。相手から希望納期を告げられた場合は、「その期限内に完了できるよう最善を尽くしますが、確約はいたしかねます」と返答するとよい。
所要時間が本当に分からない時に「分からない」と認めることは誠実であり、プロフェッショナルとして常に誠実であるよう努めるべきである。「いつ完了できるか確証が持てない」と正直に伝える人物としての評価を得る方が、特定の期日を常に安請け合いしながら一度も守れない人物としての悪評を買うより、はるかに賢明である。
実際に作業に着手した後は、常に時間を意識し、生産性を最大限に高めるよう努めなければならない。想定以上に時間がかかっていると気づいた段階で、速やかにタスクの依頼者に連絡を取り、見直した完了見込みを伝えて期待値を再設定すべきである。一般的に、期日が到来した時点で初めて遅延を知らされるよりも、期日前に遅れる見込みを聞かされた方が、相手の理解や納得を格段に得られやすい。
定刻に出勤すること、会議に決して遅刻しないこと、そして成果物の提出時期に関する期待値を適切に設定すること。これらはすべて、プロフェッショナルとしての評判の礎となる。必要な時に必要な場所にいるという信頼を得られず、自ら宣言した責務をやり抜く確実性に欠けるのであれば、どれほど卓越した専門知識を有していようとも、周囲から真のプロフェッショナルと見なされることはない。