進捗報告
チームで働く上では、進行中の業務の進捗状況を報告すること（一般に「ステータスアップデート」や「進捗報告」と呼ばれる）が頻繁に求められます。自身の業務、チームの業務、あるいは複数チームにまたがるプロジェクトの進捗のいずれを報告する場合であっても、質の高い報告を行うためには守るべきガイドラインがいくつか存在します。
第1に、報告に使える時間を把握する必要があります。それによって共有できる詳細情報の量が決まります。朝のスタンドアップミーティングなどでよくあるように、1分未満での簡潔な報告が期待されている場合、割り当てられた時間を大幅に超過すると周囲に不満を抱かせることになります。ほぼあらゆる種類の進捗報告において、時間と詳細度に関する想定が何かしら存在します。それが明確でない場合は、持ち時間と求められている詳細度を正確に把握できるまで質問して確認すべきです。
第2に、報告を行う際は、完了した作業、進行中の作業、そして残っている作業について、アサーティブ（堂々として明確）に話す必要があります。自身の作業状況を報告する場合は、具体的に自分が何を行ったかを明確にし、支援してくれた同僚の功績を正当に認めて言及しなければなりません。他人の成果を自分のものにするようなことは決して許されません。協力してくれた人物の功績を確実に称えることは、実際には同僚の協力を得て成し遂げたことを、あたかも自分1人で行ったかのように誤認させるリスクを防ぐ有効な手段となります。
第3に、周囲から寄せられる可能性のある質問を予測し、その回答を事前に練習しておく必要があります。
例えば、スケジュールに遅れが出ていると報告すれば、当然ながら周囲はその遅延理由を知りたがります。必要なリソースが不足していると言えば、必要なリソースの一覧と、なぜその特定のリソースが必要なのかを求められるでしょう。
想定される当然の質問に対しては、明確かつ簡潔な回答を用意しておくべきです。しかし、想定外の質問を受け、回答を考える時間が必要な場合は、シンプルに「的確なご質問ありがとうございます。あいにく現時点では十分な回答を持ち合わせておりません。本日中に確認の上、改めてご報告いたします」と伝え、その約束を確実に実行してください。
第4に、進捗を妨げている、あるいは妨げる可能性のあるリスク、阻害要因、障害が存在する場合は、それらを明確に説明すべきです。ただし、極めて重要な2つの注意点があります。いかなる言い訳も決してしてはならないこと、そして決して同僚を責めてはならないことです。たとえその言い訳が正当なものであり、同僚に過失がある場合であっても同様です。
業務を完了するために必要なソフトウェアをPCにインストールしてもらうため、IT部門の対応を待っているせいで作業が遅れている状況での進捗報告を想像してみてください。「IT部門によるソフトウェアのインストール待ちのため、作業を開始できません」と発言した場合、あなたは言い訳をしただけでなく、IT部門の同僚を非難したことにもなります。
ここから第5のガイドラインが導かれます。常に「解決志向（ソリューション指向）」であることです。障害に直面した際、時間が許す限り、その障害を自ら解消するためにどのような手を打ったかを説明すべきです。言い換えれば、進捗や業務の完了を妨げるものがあるとき、その障害を克服する個人的な説明責任（アカウンタビリティ）を果たすべきであり、他人が代わりに障害を取り除いてくれることを期待してはなりません。
先ほどの事例に戻ると、IT部門を待っていると報告するのではなく、次のように報告すべきです。「昨日、ソフトウェアのインストールのためノートPCをIT部門に持ち込みましたが、サポート対応が立て込んでいるため週末に改めて確認してほしいとのことでした。そのため、現在はそのソフトウェアを必要としない別のタスクに着手しています」。
これは第6のガイドラインを示しています。進捗報告において「何も作業をしていない」という状況を決して作ってはならないということです。どのような組織であっても、取り組むべき仕事は常に存在します。もしやるべきことがないのなら、価値のある仕事を見つけ出して取り組むことこそが、プロフェッショナルとしての責務です。手持ち無沙汰に座って何もしない人よりも、自ら主体的に仕事を探す従業員のほうを、あらゆる雇用主が高く評価するのは普遍的な真理です。
第7に、解決策の提案を伴わずに問題提起だけを行ってはなりません。解決策を見出すことが自身の職務の一部である場合はなおさらです。
例えば、「顧客の注文が処理されないという問題が見つかりました」とだけ報告し、根本的な原因究明や解決策の考案を他人に丸投げするのではなく、次のように報告すべきです。「顧客の注文が処理されない問題が発生したため調査したところ、海外からの注文において配送先住所の一部が欠落していることが判明しました。オンライン注文フォームの表記を『郵便番号（ZIPコード）』から『ポスタルコード』に変更することで解決できると考えています」。
最後に、現状がどれほど深刻であっても、常に前向きで生産的な今後の進め方を提示してください。
納期が設定された重要なプロジェクトを推進する過程では、問題、障害、リスク、困難、フラストレーション、失望が常に付きまといます。しかしそうした現実があるとしても、プロフェッショナルの職場環境において否定的な態度を取ることが正当化されることは決してありません。否定的（ネガティブ）な姿勢は、問題解決、障害の克服、リスクの軽減に向けた創造的な思考を阻害しがちだからです。肯定的なトーンで状況報告を行う目的は、事態の悪化について嘘をつくことではなく、ネガティブな結果の不可避性に囚われるのではなく、成功を収めるための好機という観点から関係者が思考できるようにすることにあります。
「自分の作業は期日通りに終わらせたのですが、要件が変更されたため最初からやり直さなければなりません」と言うのではなく、「要件の変更が発生したため、その反映にもう少し時間が必要となります」と表現してください。どちらの発言も含まれる重要情報の点では同等ですが、前者は他者への責任転嫁に焦点が当たっているのに対し、後者は状況の客観的な事実を冷静に伝えています。
プロフェッショナルとしての適切な状況報告の方法を身につけることは、キャリア全体を通じて大いに役立ちます。なぜなら、それこそが共通の目標を達成するために同僚と協働する上での礎となるからです。