요약

몇 단락을 넘어가는 문서나 이메일을 작성할 때는 첫 몇 문장에서 작성한 내용의 요약을 제시해야 합니다. 이를 역피라미드형 글쓰기 방식이라고 하며, 글의 말미에서 점진적으로 결론적 요약을 도출하는 대신 결론을 본질적으로 글의 맨 앞으로 옮겨 배치하는 방식입니다.

예를 들어 프로젝트의 현 상태를 전달하는 이메일을 작성한다면, 프로젝트의 배경 정보로 시작해 현재 상황에 이르게 된 세부 내용을 설명하고 마지막에 현재 상태를 요약하는 결론으로 끝맺는 대신, 프로젝트의 현 상태부터 제시한 후 배경 정보와 세부 근거 내용을 이어가야 합니다.

역피라미드 방식으로 글을 쓰는 이유는 독자가 문서나 이메일이 너무 길다고 느껴 아예 아무것도 읽지 않는 상황을 방지하기 위함입니다. 독자의 관점에서 이러한 상황은 "너무 길어서 읽지 않음"을 뜻하는 'TL;DR(Too Long; Didn't Read)'에 해당합니다. 극단적인 경우, 너무 길어서 이메일을 읽지 않겠다는 의사를 노골적으로 드러내며 긴 이메일에 실제로 "TL;DR"이라는 글자만 적어 회신하는 사람도 있습니다. 긴 이메일에 대한 답장으로 TL;DR을 보내는 것은 무례하고 결례가 되는 행동이므로 결코 해서는 안 되지만, 그 비판 자체는 타당할 때가 많습니다.

사람들이 TL;DR이라는 응답을 보내거나 적어도 그러한 유혹을 느끼는 이유는 우리 모두가 대체로 시간이 턱없이 부족하기 때문입니다. 명확하고 간결한 요약으로 시작하지 않는 지나치게 긴 이메일이나 문서를 받으면, 독자는 자신과 무관한 중요하지 않은 정보를 읽으며 시간을 낭비할 가능성을 감수할 것인지, 아니면 정보를 전혀 읽지 않아 중요한 내용을 놓칠 위험을 감수할 것인지 사이에서 선택해야 합니다.

현실적으로 시간에 쫓길수록 사람들은 시간 낭비를 하느니 차라리 중요한 것을 놓치는 쪽을 택할 확률이 높습니다. 따라서 바쁜 사람에게 요약도 없이 긴 이메일이나 문서를 보낸다면, 그들이 당신이 쓴 글을 읽지 않더라도 놀라지 말아야 합니다.

훌륭한 요약은 문서나 이메일의 맨 위에 위치해야 하며, 독자가 해당 글이 자신과 얼마나 관련이 있는지, 그리고 글 전체를 읽을 필요성이 얼마나 큰지 가늠할 수 있도록 도와주어야 합니다.

요약은 크게 세 가지 유형으로 나눌 수 있습니다. 대체로 한 문장으로 이루어지는 '리드(Lede)', 보통 단일 단락으로 작성되는 '초록(Abstract)', 그리고 여러 단락으로 구성되는 '경영진 요약(Executive Summary)'입니다.

리드(L-E-D-E로 표기)는 독자의 주의를 신속하게 사로잡고 글을 더 읽을지 결정하도록 돕는 단일 문장입니다. 앞서 언급한 프로젝트 현황 이메일 예시의 경우, 좋은 리드는 다음과 같을 수 있습니다. "데이터 마이그레이션 프로젝트는 9월 완료를 목표로 순조롭게 진행 중이나, 완료 일정이 11월로 연기될 수 있는 위험 요인이 있습니다."

이 리드는 한 문장 안에서 세 가지 목표를 달성합니다. "데이터 마이그레이션 프로젝트"를 통해 독자가 이메일과의 관련성을 판단할 수 있게 하고, "9월 완료를 목표로 순조롭게 진행 중"이라는 표현으로 가장 중요한 정보를 전달하며, "완료 일정이 11월로 연기될 수 있는 위험 요인이 있습니다"라는 문구로 본문을 더 읽어보도록 유도합니다.

훌륭한 리드 문장을 작성하는 법을 배우는 것은 서면 커뮤니케이션 전체에서 가장 다재다능한 기술이라고 해도 과언이 아닙니다. 잘 쓴 리드는 이메일 제목, 기사 제목, 뉴스 헤드라인, 부제, 이미지 캡션, 문자 메시지, 채팅 메시지, 또는 소셜 미디어 게시물 등으로 다양하게 활용될 수 있기 때문입니다. 단언컨대, 훌륭한 리드를 쓰는 법을 익히는 것은 커리어 전반에 걸쳐 지속적으로 가치를 발휘하는 귀중한 자산입니다.

리드가 대체로 한 문장 길이의 요약인 반면, 단락 단위의 길이를 가진 요약은 통상 초록(Abstract)이라고 부릅니다. 다만 '초록'이라는 구체적 용어는 주로 연구 데이터를 제시하는 문서에서 사용되며, 이에 따라 모든 학술 논문의 도입부에는 초록이 기본 요소로 자리 잡고 있습니다.

공식적인 연구 데이터를 제시하는 문서를 작성할 때는 연구 목적, 연구 방법, 수집된 데이터, 사용된 분석 기법, 데이터 분석을 통해 도출된 결론을 요약한 초록을 포함하는 것이 일반적입니다.

연구 논문의 초록은 전문적인 성격을 띠기 때문에 일반 독자를 대상으로 하지 않으며, 그 결과 대다수의 사람이 이해하기 어려운 전문 용어로 가득 찬 경우가 많습니다. 이것이 바로 비즈니스 세계에서 초록 형태의 요약을 찾아보기 힘든 이유 중 하나입니다. 대신 비즈니스 문서에서는 경영진 요약(Executive Summary)을 활용하는 경향이 있습니다.

전문 분야의 독자를 대상으로 하여 형식적 구조를 갖추고 전문 용어가 많이 쓰이는 초록과 달리, 경영진 요약은 대개 초록보다 길며 일반 독자층을 대상으로 합니다.

'경영진 요약(Executive Summary)'이라는 용어는 그 목적을 그대로 드러냅니다. 바로 경영진을 위한 요약이라는 점입니다. 경영진 요약은 방대한 양의 정보를 치밀하게 구성된 몇 개의 단락으로 압축하여 통상 인쇄물 한 페이지를 넘지 않는 분량으로 제공함으로써 경영진의 시간을 절약해 주기 위한 것입니다. 경영진 요약이 인쇄물 한 페이지를 넘지 않는 것은 전통에 기반한 관례로, 경영진에게 종이 한 장을 건네주었을 때 이를 읽고 문서에 담긴 가장 중요한 핵심 내용을 모두 파악할 수 있도록 하기 위함입니다.

경영진 요약에 정해진 분량은 없지만, 일반적으로 문서 전체의 분량에 비례해야 합니다. 문서가 10페이지 분량이라면 3단락 정도의 경영진 요약으로 충분할 수 있습니다. 50페이지라면 한 페이지 요약이 적절할 것입니다. 100페이지가 넘어갈 경우 여러 페이지에 걸친 경영진 요약을 작성하고 싶은 유혹이 들 수 있으나, 일반적으로 경영진 요약은 한 페이지를 넘기지 않도록 해야 합니다.

한 문장의 리드이든, 한 단락의 초록이든, 여러 단락의 경영진 요약이든, 모든 언론인이 배우는 조언을 항상 명심하십시오. 바로 "리드를 묻어두지 마라(Don't bury the lede)"는 것입니다. 상대방이 전체 문서를 읽지 않고 리드 문장 하나만 읽는다 하더라도, 최소한 전달하고자 했던 가장 중요한 정보만큼은 확실히 전달된 셈입니다.