편집

문서의 초안 작성을 마쳤다면, 이제 편집 과정을 시작할 차례다. 편집의 목적은 체계적인 구조, 매끄러운 주제 간 전환 흐름, 그리고 하나의 일관된 어조를 갖춘 최종본을 완성하는 데 있다.

문서의 초안을 작성할 때의 목표는 오직 쓰는 것 자체여야 하며, 품질이나 일관성에 대해 지나치게 걱정해서는 안 된다. 아무것도 없는 백지 상태에서 문서를 작성하는 것만으로도 충분히 어렵다. 모든 단어, 문장, 단락마다 고심하다 보면 진척이 거의 없어 사기가 저하될 수 있다. 대신 초안은 신속하게 작성해야 한다. 그래야 문서 전체를 조망하는 거시적 시야를 확보하고, 자신이 실제로 전달하고자 하는 바와 그것을 표현하는 방식에 대한 감을 잡을 수 있다.

초안 작성 시 흔히 저지르는 전형적인 실수는 매몰 비용의 오류에 굴복하는 것이다. 이미 쓴 내용을 삭제하거나 다시 쓰는 것을 낭비라고 여겨 피하려 드는 태도가 이에 해당한다. 그러나 실상 '초안'이라는 용어의 정의 자체에서 알 수 있듯, 초안은 결코 발행할 수 있는 상태가 아니며 그렇게 될 때까지 편집을 거쳐야 한다.

많은 이들이 첫 시도만으로도 발행 가능한 최종본을 완성할 수 있다고 착각하곤 한다. 그러나 미국의 유명 소설가 어니스트 헤밍웨이의 말을 인용하자면, "모든 것의 초안은… 엉망진창(poop)이다." 참고로 실제 인용구에서는 '엉망진창' 대신 더 원색적인 비속어가 사용되었다. 헤밍웨이의 말처럼 우리는 불완전한 초안을 작성할 권리가 있다. 따라서 시간을 절약한다는 명목으로 완벽한 초안을 쓰려고 애쓰기보다, 초안을 곧바로 편집으로 이어져야 할 작문 과정의 첫 단계로 인식해야 한다.

편집에 정해진 절대적 규칙은 없으나, 완성된 최종본에는 반드시 갖추어져야 할 몇 가지 특성이 있다.

첫 번째 특성은 문서의 구조다. 이는 콘텐츠가 섹션 및 하위 섹션으로 어떻게 나뉘는지, 그리고 각 섹션 내에서 콘텐츠가 어떻게 구성되는지를 의미한다. 초안 단계에서는 섹션 구분 없이 방대한 글 덩어리만 존재했을 수도 있으며, 이는 전혀 문제되지 않는다. 편집 과정을 거치면서 문서의 구조가 점차 구체화되기 때문이다.

두 번째 특성은 문서의 흐름, 즉 한 섹션에서 다른 섹션으로 얼마나 매끄럽게 이어지는가이다. 독자가 문서의 처음부터 끝까지 전체를 읽어 내려갈 때, 문서 구조가 확립한 논리적 순서로부터 독자의 주의를 분산시키는 곁가지 내용이 없어야 한다.

예를 들어, 케이크 굽는 레시피를 작성하면서 중간에 케이크 틀 구매법에 관한 섹션을 넣는다면, 재료 소개 뒤에 나오고 재료 혼합 방법 앞에 배치되므로 매우 어색하게 느껴질 것이다. 케이크 틀 구매에 관해 언급하고자 한다면 도입부로 옮기거나 별도 사이드바로 배치해야 레시피의 단계별 논리적 흐름을 유지할 수 있다.

세 번째 특성은 문서가 하나의 '보이스(어조)'를 지녀야 한다는 점이다. 즉, 한 사람이 작성한 글처럼 읽혀야 한다. 보이스는 독해 난이도와 어조의 조합으로 이해할 수 있다. 가령 어떤 보이스는 초등학교 6학년 수준의 어휘에 유머러스한 어조일 수 있고, 다른 보이스는 고등학교 3학년 수준의 어휘에 진지한 어조일 수 있다. 작성하는 문서의 성격에 따라 둘 다 적절할 수 있지만, 하나를 선택했다면 문서 전체에서 일관되게 유지해야 한다.

이 규칙의 예외는 귀하가 작성한 내용을 지지하는 해당 분야 전문가 등 외부 기고자가 도입부를 작성하는 경우다. 이 경우 도입부는 해당 전문가의 보이스로 작성되고, 나머지 문서는 귀하의 보이스로 작성된다. 추천사나 인터뷰 녹취록을 포함하는 경우도 마찬가지로 인용된 각 인물이 고유한 보이스를 지니게 되므로 예외에 해당한다.

혼자서 문서를 작성하더라도 오랜 기간에 걸쳐 작성하다 보면, 앞서 작성한 섹션과 나중에 작성한 섹션의 보이스가 미묘하게 달라질 수 있다. 이를 해결하려면 가장 적절한 보이스를 선택한 뒤, 일관된 보이스가 적용될 때까지 문서를 편집하기만 하면 된다.

일관된 보이스를 유지하는 일이 진정한 난제가 되는 순간은 구글 문서나 '변경 내용 추적' 기능이 활성화된 워드 문서처럼 여러 사람이 함께 문서를 편집할 때다. 여러 사람이 동시에 문서를 편집하면, 각자의 편집 내용이 본인 고유의 보이스로 작성될 가능성이 높다.

공동 편집 역시 유용한 방식이지만, 최종본을 완성하는 수단이 되어서는 안 된다. 그룹 전체가 문서 내용에 전반적으로 만족한 후에는, 한 사람을 지정하여 최종본을 완성하는 마무리 편집을 전담하게 해야 한다. 이렇게 완성된 최종본은 그룹의 최종 승인을 거치게 된다. 이 방식을 통해 협업 편집의 이점을 얻는 동시에 단일 편집자가 제공하는 일관성까지 확보할 수 있다.

많은 이들이 편집 과정에 어느 정도의 시간을 투입해야 하는지 고민하지만, 이에 대한 정답은 없다. 이상적으로는 귀하와 동료, 그리고 회사를 최대한 전문적으로 대변하는 최종본을 만드는 데 필요한 만큼의 시간을 들여야 한다. 현실적으로는 현재 시점부터 마감일까지 남은 시간을 점검하고, 주어진 시간을 최대한 효율적으로 활용하도록 최선을 다해야 한다.

핵심은 편집에 소요되는 시간을 과소평가하지 않는 것이다. 초안 작성에는 며칠밖에 걸리지 않을 수 있지만, 최종본에 도달하기까지는 수주일이 걸릴 수도 있다. 문서 작성 업무를 맡게 되었다면 기대치를 설정할 때 초안 작성과 편집 모두에 필요한 시간을 반드시 감안해야 한다. 시간이 부족해 발행 준비가 미흡함을 알면서도 미완성된 초안을 그대로 배포하는 상황에 처해서는 안 된다.