摘要

当我们撰写的文档或电子邮件篇幅超过几个段落时，前几句话应当对所写内容进行概括。这种写法被称为倒金字塔式写作风格：它并非逐层铺垫并在最后得出总结，而是实质上将结论直接前置。

例如，如果要撰写一封汇报项目当前进展的邮件，与其先交代项目背景、再罗列促成现状的支撑细节、最后以总结当前项目进展收尾，不如直接以项目现状开篇，随后再补充背景信息和细节依据。

采用倒金字塔风格写作，是为了避免读者因觉得文档或邮件冗长而索性弃读的情况。从读者的角度来看，这种情形就是“TL;DR”，即“太长不看”（Too Long; Didn't Read）。在极端情况下，有人甚至会直接回复“TL;DR”，明确表示因为邮件太长而拒绝阅读。虽然用“TL;DR”回复长邮件极不礼貌且缺乏尊重，绝不应提倡，但这种批评本身往往切中要害。

人们之所以会发送——或至少有冲动去发送——“TL;DR”式的回复，是因为大家的时间往往都极度紧张。如果收到一封冗长且开头缺乏清晰简明摘要的邮件或文档，读者就必须在两者之间做出抉择：要么冒着浪费时间的风险去阅读对自己无关紧要的信息，要么索性不读并承担遗漏重要信息的风险。

现实情况是：一个人的时间越紧迫，他们就越宁愿冒着遗漏重要事项的风险，也不愿浪费时间。因此，如果你向一位事务繁忙的人发送了一封没有摘要的长篇邮件或文档，即便对方根本没看你写的内容，你也不必感到意外。

一份出色的摘要应当置于文档或邮件的最顶端，帮助读者判断内容与自身的相关度，以及是否有必要通读全文。

摘要通常可以分为三种类型：通常为单句的导语（Lede）、通常为单个段落的学术摘要（Abstract），以及通常由数个段落组成的执行摘要（Executive Summary）。

导语（英文拼写作 L-E-D-E）是一句能迅速抓住读者注意力、并帮助他们决定是否继续阅读的单句。以前文的项目状态邮件为例，一句出色的导语可以是：“数据迁移项目目前进展顺利，预计将于9月交付，但存在可能导致交付日期推迟至11月的风险。”

这句导语用一句话达成了三个目标：通过“数据迁移项目”让读者判定邮件是否与自己相关；通过“目前进展顺利，预计将于9月交付”传递最重要的核心信息；并通过“但存在可能导致交付日期推迟至11月的风险”吸引读者进一步阅读详情。

可以说，掌握写好单句导语的技巧是书面沟通中最具普适性的技能，因为精炼的导语既可用作邮件主题、文章标题、新闻头条、副标题、图片说明，也可以作为短信、即时通讯消息或社交媒体发帖。毫不夸张地说，学会写出优质导语将令你在整个职业生涯中终身受益。

如果说导语通常是单句摘要，那么篇幅为一个段落的摘要通常被称为学术摘要（Abstract）。不过，“Abstract”这一专门术语主要用于呈现研究数据的文献，它是每一篇科学论文开头的标准组成部分。

如果你正在撰写一份呈现严谨研究数据的文档，通常需要包含一份摘要，概括研究目标、研究方法、所采集的数据、所采用的分析技术，以及通过分析数据得出的结论。

由于研究论文的摘要具有专业技术属性，通常并非面向大众读者，往往充斥着大多数人难以理解的行业术语。这也是商业领域极少采用这种学术式摘要的原因之一。相反，商业文档主要依赖执行摘要（Executive Summary）。

与学术摘要结构刻板、充斥针对技术受众的术语不同，执行摘要的篇幅通常比学术摘要更长，且面向更广泛的非专业读者群体。

“执行摘要”（又称高管摘要）这一名称本身就说明了其初衷：它是专门为管理高层准备的摘要。执行摘要旨在通过将海量信息提炼为若干构思严密的段落，为高管节省时间，其篇幅通常不超过一整张打印页面。将执行摘要控制在一页纸以内很大程度上源自商业传统——递给高管单单一页纸，对方读毕便能掌握文档中包含的所有核心要点。

虽然执行摘要没有固定的篇幅限制，但其长度通常应与文档本身的体量成正比。如果文档有10页，一段由3个自然段构成的执行摘要或许就已足够；如果是50页，一页纸的摘要较为适宜。若文档超过100页，人们可能会倾向于撰写长达数页的执行摘要，但作为一条通用准则，应尽量避免执行摘要超过一页。

无论是用单句导语、单段学术摘要，还是多段执行摘要进行总结，请务必牢记传授给每位新闻记者的那句忠告：切勿把核心导语沉底（Don't bury the lede）。如果你只能让对方读下一句导语——哪怕他们根本没看完整篇文档——至少他们也获取了你试图传达的最核心信息。