Etikette

Professionelle Etikette bezeichnet eine Reihe von Verhaltensweisen, die in einem professionellen Arbeitsumfeld erwartet werden. Obwohl es keine offiziellen Regeln dafür gibt, was professionelle Etikette im Einzelnen ausmacht, wird von erfahrenen Fachkräften dennoch erwartet, dieses Verhalten an den Tag zu legen.

Professionelle Etikette ist eine Erweiterung allgemeiner Höflichkeit und alltäglicher Umgangsformen. So gilt es gemeinhin als höflich, „Bitte“ zu sagen, wenn man um etwas bittet, „Danke“, wenn man etwas erhält, und „Entschuldigung“, wenn man einen Fehler gemacht hat. Diese Worte werden jedoch mittlerweile so inflationär gebraucht, dass sie im beruflichen Alltag oft als abgedroschen, floskelhaft oder sogar passiv-aggressiv wahrgenommen werden.

Nehmen wir als Beispiel die Aussage: „Es tut mir leid, dass Sie denken, Sie hätten nicht genug Zeit, aber wenn Sie mir die Berichte bitte bis Montag zukommen lassen könnten, wäre ich dankbar, danke.“ Während diese Aussage in der Theorie höflich sein sollte, wirkt sie in der Praxis ziemlich unhöflich.

Statt „Bitte“, „Danke“ und „Entschuldigung“ zu sagen, hätte man stattdessen formulieren können: „Ich habe keine realistischen Fristen für die Fertigstellung der Berichte gesetzt, das ist mein Fehler. Lassen Sie mich wissen, ob es eine Möglichkeit gibt, die Berichte bis Montag fertigzustellen, und falls ja, wie ich Sie dabei unterstützen kann.“

Ein weiterer Bereich alltäglicher Höflichkeit, der in die professionelle Etikette einfließt, ist die einfache Geste, bereits bekannte Personen zu grüßen und sich Fremden vorzustellen.

Wenn Ihnen beispielsweise ein Kollege auf dem Flur in Begleitung einer Person begegnet, die Sie nicht kennen, sollten Sie beim Näherkommen Blickkontakt zu beiden aufnehmen, ihnen zulächeln, kurz nicken oder zuwinken und „Guten Morgen“ sagen. Wenden Sie sich dann der fremden Person zu und sagen Sie: „Hallo, ich bin Sam. Wie geht es Ihnen?“, während Sie ihr die Hand zum Gruß reichen.

Der Händedruck ist eine wichtige internationale Tradition bei geschäftlichen Begrüßungen und sollte in den meisten Fällen angeboten werden, wenn man jemanden begrüßt oder sich vorstellt. Allerdings ist ein gelungener Händedruck eine Kunst, deren Beherrschung einiges an Übung erfordert.

Ein guter Händedruck lässt sich in fünf Phasen unterteilen: Anbieten, Kontakt, Griff, Schütteln und Lösen.

Das Anbieten eines Händedrucks besteht schlicht darin, die geöffnete Hand mit nach oben gerichtetem Daumen etwas oberhalb der Gürtellinie auszustrecken. Wenn das Gegenüber die Geste nicht erwidert und die eigene Hand nicht hebt, sollten Sie den Händedruck abbrechen, indem Sie Ihre Hand senken, schließen und der Person einfach ein kurzes Lächeln und ein Nicken schenken.

Der Kontakt entsteht im Moment der ersten Berührung beider Hände, genauer gesagt, wenn die Daumenbeuge (der Bereich zwischen Zeigefinger und Daumen) beider Personen fest aufeinandertrifft. Entscheidend ist, weder gegen die Hand des anderen zu prallen noch zu erwarten, dass die andere Person die eigene reglose Hand ansteuert. Vielmehr sollten sich beide Hände etwa auf halbem Weg zwischen beiden Personen treffen – der Kontakt sollte weder zu nah an Ihnen noch zu weit von Ihnen entfernt stattfinden oder umgekehrt.

Unmittelbar nach dem Kontakt folgt der Griff. War der anfängliche Kontakt korrekt, berühren sich bereits beide Handflächen, sodass sich Ihre Hand beim Schließen um die Handfläche und nicht um die Finger des Gegenübers legt. Halten Sie Ihre Handfläche stabil, damit sie vom Händedruck der anderen Person nicht gequetscht wird. Andernfalls entsteht der sogenannte „tote Fisch“ – ein schlaffer Händedruck, der sehr unangenehm wirken kann. Versuchen Sie so weit wie möglich, sich der Griffstärke der anderen Person anzupassen. Greift sie nur leicht zu, sollten Sie dasselbe tun. Drückt sie fest zu, erwidern Sie dies entsprechend und achten Sie darauf, dass weder Ihre Hand gequetscht wird noch die des Gegenübers. Achten Sie außerdem darauf, die andere Person nicht zu sich heranzuziehen, sondern halten Sie die Hände etwa in der Mitte zwischen Ihnen beiden – weder zu weit weg noch zu nah.

Die Bewegung des Händedrucks – das Schütteln – kann von einem kräftigen Auf und Ab bis hin zu kaum einer Regung reichen. Passen Sie sich am besten der Führung Ihres Gegenübers an: Bewegt die andere Person die Hand auf und ab, tun Sie dies ebenfalls; bleibt sie reglos, verharren auch Sie ruhig.

Das Lösen – also das Beenden des Händedrucks durch Loslassen – sollte erfolgen, sobald Sie spüren, dass der Griff der anderen Person nachlässt, denn ein zu kurzer Händedruck ist stets besser als ein zu langer. Wenn Sie das Gefühl haben, dass der Händedruck zu lange andauert, sollten Sie die Initiative ergreifen und den Griff lösen.

Der Übergang zwischen den einzelnen Phasen des Händedrucks sollte nahezu nahtlos erfolgen, sodass eine zügige, fließende Bewegung entsteht. Mit etwas Übung wird dieser Ablauf instinktiv und erweist sich im Laufe Ihrer Karriere als äußerst wertvolle Fertigkeit – insbesondere bei Networking-Veranstaltungen oder Kundenterminen.

Neben dem angemessenen Ausdruck von Höflichkeit (Bitte, Danke und Entschuldigung), dem Grüßen von Bekannten, dem Vorstellen bei Fremden und einem überzeugenden Händedruck umfasst professionelle Etikette auch Wertschätzung gegenüber Kollegen. Dazu gehört, deren Anwesenheit und Leistungen anzuerkennen, rücksichtsvoll im Hinblick auf die Auswirkungen des eigenen Handelns zu sein und deren Eigentum, Privatsphäre sowie persönlichen Raum zu respektieren.

Die Anerkennung von Kollegen umfasst Verhaltensweisen wie: das Begrüßen zu Beginn eines Meetings, das Gratulieren zum Erreichen eines wichtigen Meilensteins und das Halten von Blickkontakt, wenn sie mit Ihnen sprechen.

Wird beispielsweise in einem Meeting die Beförderung eines Kollegen bekannt gegeben, sollten Sie bei der Ankündigung applaudieren und unmittelbar nach dem Meeting persönlich auf den Kollegen zugehen, ihm die Hand reichen und sagen: „Herzlichen Glückwunsch zur Beförderung!“

Rücksichtnahme gegenüber Kollegen zeigt sich darin, sie beim Sprechen nicht zu unterbrechen, sie bei der Arbeit nicht zu stören und keinen Lärm zu verursachen, wenn sich jemand konzentrieren muss.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein Kollege unter Hochdruck an einer Frist arbeitet, wäre es rücksichtslos, direkt neben ihm ein lautes Gespräch zu führen oder ihn mit Fragen zu unterbrechen, während er sichtlich vertieft ist. Lassen Sie ihn stattdessen in Ruhe arbeiten und senden Sie ihm eine E-Mail oder Kurznachricht mit der Bitte um kurze Rückmeldung, sobald Zeit für ein paar Fragen ist.

Das Eigentum, die Privatsphäre und den persönlichen Raum anderer zu respektieren, gerät gerade in kollaborativen Arbeitsumgebungen leicht in Vergessenheit.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Kollegen zusammenarbeiten möchten und an dessen Schreibtisch herantreten, sich auf die Tischkante setzen, persönliche Gegenstände beiseiteschieben, um Platz zu schaffen, sich so weit vorbeugen, dass Sie sich beinahe berühren, und dann noch dessen E-Mail-Posteingang überfliegen, verletzen Sie Eigentum, Privatsphäre und persönlichen Raum zugleich. Fragen Sie stattdessen, ob die Person kurz Zeit hat. Bejaht sie dies, fragen Sie, ob Sie sich einen Stuhl heranholen dürfen, setzen Sie sich in ausreichendem Abstand hin, um den persönlichen Raum nicht einzuengen, und widerstehen Sie dem Impuls, auf den Bildschirm zu blicken.

Indem Sie professionelle Etikette praktizieren und beständig Höflichkeit sowie Umsicht zeigen, setzen Sie ein positives Beispiel, das andere dazu ermutigt, es Ihnen gleichzutun – was letztlich zu einem harmonischeren und produktiveren Arbeitsumfeld beiträgt.