Momento oportuno
El momento adecuado para intervenir depende de que su aporte sea relevante para el tema en discusión, de no interrumpir a otra persona al hablar y de contar con el tiempo suficiente para expresar todo lo necesario.
Asegurarse de que lo que va a decir esté relacionado con la discusión actual puede parecer evidente, pero resulta muy tentador fijarse en una idea preconcebida y limitarse a esperar el turno para hablar. Una de las razones por las que esto ocurre es haber tenido algo que decir, perder la oportunidad de intervenir y que la conversación haya avanzado hacia un nuevo tema.
Supongamos que asiste a una reunión para debatir ideas sobre nuevas estrategias de marketing y tiene una propuesta excelente que desea compartir. Espera su turno para intervenir, pero este nunca llega, y la conversación pasa a los plazos de entrega. Al acercarse el cierre de la reunión, llevado por la urgencia, suelta: «Creo que deberíamos enviar códigos de descuento por correo electrónico a los clientes que nos han comprado en el pasado, pero que no han adquirido nada durante el último año». Todos le miran desconcertados, pues el momento para proponer estrategias de marketing ya había concluido.
Cuando alguien dice algo ajeno al tema en debate, la reacción de los demás suele ser: «¿De dónde salió eso?», «Eso no tiene nada que ver con lo que hablábamos», o bien: «Parece que necesitaba sacarse eso del pecho a toda costa».
La situación de tener algo que decir sin encontrar la oportunidad de expresarlo es sumamente común en reuniones grupales dinámicas, donde los participantes hablan con gran rapidez y apenas dejan pausas entre intervenciones.
Este fenómeno suele atribuirse a que pocas personas dominan la conversación, a una participación insuficiente de los demás, o a ambas causas. Cualquiera que sea el origen, la solución es la misma: cada participante debe dominar el momento oportuno para intervenir, garantizando no interrumpir a nadie.
Evitar interrumpir a los demás es donde radica la dificultad: si la sincronización falla apenas una fracción de segundo, hablará por encima de otra persona, y superponerse a la voz de alguien mientras habla resulta sumamente descortés.
Para elegir el momento preciso en una reunión acelerada, debe estar listo para intervenir, lo que implica tener preparada y sintetizada una declaración asertiva. A continuación, deberá prestar máxima atención a los interlocutores para anticipar cuándo concluirán, lo cual no es una tarea menor.
Por ejemplo, supongamos que participa en una reunión numerosa con un debate intenso sobre cómo responder a la entrada de un nuevo competidor en el mercado, donde todos hablan con rapidez y casi sin pausas. Usted desea señalar: «Podríamos considerar la reevaluación de nuestra política de descuentos», pero necesita el momento oportuno. Tras esperar pacientemente la apertura adecuada, alguien comenta por fin: «La forma en que han estructurado sus precios me hace dudar de si seguimos siendo competitivos», momento en el cual usted interviene de inmediato: «Podríamos considerar la reevaluación de nuestra política de descuentos».
Una vez que tenga la certeza de que su intervención es pertinente y de que no interrumpirá a nadie, debe evaluar si dispone del tiempo necesario para expresar todo lo que requiere. De no ser así, corre el riesgo de extenderse más de lo prudente y ser señalado por acaparar la conversación.
Una de las mejores formas de contribuir activamente sin monopolizar la reunión es limitar el tiempo de intervención mediante una comunicación asertiva. No obstante, dado que la asertividad exige un equilibrio entre franqueza y diplomacia, acortar su intervención podría obligarle a reducir la diplomacia, lo cual no siempre es aconsejable.
Por ejemplo, imagine una reunión en la que varias personas analizan la causa raíz de un problema grave que afectó a un grupo considerable de clientes. En este caso particular, resulta que solo una persona fue responsable del incidente, lo cual podría comunicarse brevemente como: «Los clientes no pudieron procesar sus pedidos porque Sam desconectó el servidor encargado del procesamiento de órdenes».
Este nivel de franqueza evitaría que le acusen de monopolizar la reunión, pero Sam difícilmente lo apreciaría. En cambio, si usted expresara: «Es importante recordar que los errores ocurren y que nuestro enfoque principal debe ser restablecer la confianza de los clientes en nuestra capacidad de cumplimiento. Resulta evidente que la pérdida de energía en el equipo de procesamiento de órdenes fue la causa raíz; la solución consiste en reevaluar la ubicación de nuestra infraestructura tecnológica crítica. No obstante, de forma inmediata, deberíamos fijar el cable de extensión que alimenta los servidores para evitar que alguien tropiece con él».
Aunque esta segunda versión es mucho más extensa, resultaba necesaria una mayor diplomacia para proteger a su colega de un señalamiento perjudicial.
Cuanto más diplomáticos somos, más tiempo requerimos para formular nuestras ideas y mayor es la probabilidad de terminar acaparando la conversación. Sin embargo, si prescindimos de la diplomacia necesaria, corremos el riesgo de ofender y detonar un conflicto.
Como regla general, si necesita más tiempo del apropiado para tratar un asunto con la diplomacia debida, lo más prudente suele ser plantear el tema en otra ocasión.
Elegir el momento oportuno para intervenir exige mantenerse enfocado en el tema en discusión, evitar interrupciones al seleccionar el instante adecuado y no extenderse más de lo prudente. Aunque dominar la oportunidad de intervención puede resultar complejo, saber cuándo hablar y durante cuánto tiempo constituye una competencia de comunicación fundamental para ser un colaborador eficaz en cualquier deliberación ejecutiva.