Ponctualité

Arriver au travail à l'heure, se présenter aux réunions à l'heure et livrer son travail dans les délais sont tous des aspects fondamentaux de la conduite professionnelle. Si l'on ne peut pas faire confiance à une personne pour être là où elle doit être, au moment où elle doit y être, ou pour livrer ce à quoi elle s'est engagée, il sera difficile de lui accorder la moindre confiance pour quoi que ce soit d'autre.

Les professionnels arrivent au travail à l'heure afin que leurs collègues sachent quand compter sur eux, et sachent ainsi quand tout le monde sera disponible pour commencer à collaborer. Lorsque nous sommes en retard au travail, nous indiquons que nous manquons de rigueur, que le temps de nos collègues nous importe peu et que la productivité de notre organisation ne nous préoccupe pas.

Si votre entreprise applique des plages horaires fixes de 9h00 à 17h00, vous devez être à votre poste au plus tard à 9h00, car vos collègues pourraient avoir besoin de votre aide, avoir une question à vous poser ou solliciter votre contribution à un échange. Si vous arrivez plutôt à 9h30, les collègues qui avaient besoin de vous seront contraints d'attendre votre arrivée, ce qui leur fait perdre du temps et réduit la productivité globale.

S'il existe toujours une raison valable d'être en retard au travail — car de nombreux facteurs échappent totalement à notre contrôle —, il n'y a jamais d'excuse valable, car en tant que professionnel, il vous incombe — et à personne d'autre — d'arriver au travail à l'heure.

Une stratégie courante pour vous assurer d'arriver à l'heure au travail consiste à décaler votre emploi du temps suffisamment tôt pour disposer de la marge nécessaire en cas d'imprévu.

Par exemple, s'il vous arrive de vous réveiller avec 30 minutes de retard, avancez votre réveil de 30 minutes. S'il existe un risque de rater le bus, le train ou le métro, arrivez à l'arrêt ou à la gare suffisamment en avance pour qu'il soit impossible de manquer votre départ. Si vous savez que les conditions de circulation sont très variables, partez suffisamment tôt pour arriver au travail avant l'heure de pointe.

Un adage dit : « Être à l'heure, c'est être en retard. Être en avance, c'est être à l'heure », ce qui nous rappelle d'arriver en avance pour ne jamais être en retard.

Arriver aux réunions à l'heure exige simplement de prêter attention aux notifications des réunions à venir. Si nous ignorons les notifications et arrivons en retard à une réunion, nous indiquons à l'organisateur que sa réunion nous importe peu, et nous signalons aux participants que nous ne nous soucions pas de ce qu'ils ont pu dire avant notre arrivée.

Dans les situations où vos réunions s'enchaînent, si une réunion risque de vous mettre en retard pour la suivante, vous devez vous excuser et quitter la première réunion afin d'être à l'heure à la seconde. Par exemple, si vous avez une réunion d'une heure prévue à 10h00 et une autre qui commence immédiatement après à 11h00, vous devez poliment informer l'organisateur à 10h55 que vous avez une réunion à 11h00 et que vous devez vous retirer.

Si arriver au travail à l'heure ne requiert qu'une bonne planification, et se présenter aux réunions à l'heure qu'une simple attention aux notifications, s'assurer de livrer son travail dans les délais peut exiger une solide expérience, car cela revient en fin de compte à savoir fixer des attentes réalistes. Si nous fixons une échéance pour l'achèvement de notre travail et manquons notre propre date limite, nous signalons que nous ne sommes pas fiables et qu'on ne devrait pas nous confier de tâches importantes.

La difficulté dans la définition des attentes de livraison réside dans le fait qu'il est parfois impossible de savoir précisément combien de temps sera nécessaire, surtout lorsque l'on ignore ce que l'on ne sait pas, comme c'est souvent le cas lorsqu'on accomplit une tâche pour la première fois.

Par exemple, si l'on vous demandait de préparer une synthèse hebdomadaire des ventes et que vous en aviez rédigé tout au long de l'année écoulée, vous sauriez combien de temps ce travail devrait prendre. En revanche, si l'on vous confiait la préparation d'un rapport trimestriel sur les résultats alors que vous n'en avez jamais préparé auparavant, vous ignorez ce que vous ne savez pas, et vous ne saurez donc pas combien de temps prendra l'accomplissement de ce travail.

Même si vous avez déjà accompli une tâche similaire et avez une bonne idée du temps qu'elle devrait prendre, vous devriez tout de même prévoir une marge pour imprévus au cas où les choses ne se dérouleraient pas comme prévu. L'ampleur de cette marge dépend généralement de la complexité de la tâche, car une complexité accrue engendre un risque de livraison plus élevé. En règle générale, une marge de 30 % offre une marge de sécurité raisonnable pour les tâches à faible risque, mais une marge de 300 % peut s'avérer nécessaire pour les tâches très risquées — même si vous avez déjà réalisé quelque chose de comparable par le passé.

Lorsque vous fixez des attentes quant à la date de livraison, votre réponse doit être soit un délai intégrant une marge pour imprévus, soit la déclaration : « Je ne suis pas certain du moment où je pourrai terminer cela — pour quand en avez-vous besoin ? » Si l'on vous précise l'échéance souhaitée, vous pouvez alors répondre : « Je ferai de mon mieux pour le terminer dans ce délai, mais je ne peux pas garantir que j'y parviendrai. »

Dire que vous ignorez combien de temps prendra une tâche — lorsque vous ne le savez véritablement pas — est une preuve d'honnêteté, et en tant que professionnel, vous devez toujours vous efforcer d'être honnête. Il est bien préférable d'avoir la réputation de quelqu'un qui déclare : « Je ne suis pas sûr de savoir quand je pourrai terminer cela », plutôt que celle de quelqu'un qui s'engage systématiquement à livrer à une heure précise sans jamais y parvenir.

Lorsque vous commencez à travailler, vous devez surveiller de près l'horloge et vous assurer d'être aussi productif que possible. Si vous constatez que les choses prennent plus de temps que prévu, vous devez contacter la personne qui vous a confié la tâche pour réajuster ses attentes en lui communiquant votre nouvelle estimation du délai d'achèvement. En règle générale, vos interlocuteurs se montreront bien plus compréhensifs s'ils sont informés d'un retard avant l'échéance, plutôt que de ne le découvrir qu'au moment où le travail devait être livré.

Arriver à l'heure au travail, ne jamais être en retard aux réunions et définir clairement les attentes quant à la livraison des travaux constituent le fondement de votre réputation professionnelle. Si l'on ne peut pas compter sur vous pour être là où l'on a besoin de vous au moment voulu, ni pour accomplir ce que vous aviez promis de faire, il sera difficile pour quiconque de vous considérer comme un professionnel, quel que soit votre niveau d'expertise par ailleurs.