전달력
청중이 여러분의 말에 집중하도록 만들려면 흡인력 있는 전달력을 갖추어야 합니다. 전달력이란 무엇을 말하든 그것을 '어떻게 말하는가'에 관한 것입니다.
구두 전달과 서면 전달은 서로 다르지만 결정적인 공통점이 있습니다. 바로 시작하는 방식에 크게 좌우된다는 점입니다. 높은 몰입도를 끌어내려면 구두 소통과 서면 소통 모두 탁월한 첫 문장을 갖추어야 합니다. 첫 문장은 대화, 발표, 문서 또는 이메일의 전반적인 분위기를 조성하며, 여러분이 지루하지 않을 것이며 따라서 시간을 투자할 가치가 있다는 점을 청중에게 납득시키는 데 핵심적인 역할을 합니다.
청중에게 매출 통계, 프로젝트 진행 현황 또는 사용자 증가율 전망치를 발표하는 상황을 떠올려 보십시오. 매출 발표를 시작할 때는 "이번 발표에서는 3분기 매출 수치를 다루겠습니다."라고 시작할 수 있고, 프로젝트 현황이라면 "오늘 저는 프로젝트 납기에 영향을 미치는 위험 요인에 대해 말씀드리겠습니다."라고 시작할 수 있으며, 사용자 증가율 전망이라면 "연초 대비 사용자 유입률, 유지율 및 이탈률을 추정하는 데 사용된 연산 알고리즘과 통계 모델을 살펴보겠습니다."라고 시작할 수도 있습니다.
이러한 도입부 문장들은 모두 정확하고, 전문적이며, 지극히 지루하다는 세 가지 공통점을 지닙니다. 무미건조하고 따분하며 답답한 문장으로 발표를 시작하면, 청중에게 전체 발표 역시 무미건조하고 따분하며 답답할 것이라는 신호를 주는 셈입니다. 이러한 첫 문장이 끝나면 청중은 집중을 풀기 시작하며, 주의 집중 시간에 따라서는 아예 관심을 거둘 수도 있습니다.
이제 이러한 첫 문장들을 더욱 몰입감 있게 바꾸어 보겠습니다. 매출 발표의 경우 "여러분 중 누군가는 곧 부자가 될 것이고, 누군가는 곧 슬퍼질 것입니다."로 시작할 수 있습니다. 프로젝트 현황의 경우 "좋은 소식은 우리가 해고를 피할 수 있다는 것이고, 나쁜 소식은 우리 중 일부가 야근을 해야 한다는 것입니다."로 시작할 수 있습니다. 사용자 증가율 전망의 경우 "새로운 사용자가 쏟아져 들어오고 있지만, 기존 사용자의 이탈이 지속된다면 우리 사업은 3년 안에 문을 닫게 될 것입니다."로 시작할 수 있습니다.
이렇게 수정한 문장들은 모두 도입부를 개선하지만, 첫 문장의 흡인력을 높일수록 청중을 혼란스럽게 하거나 불쾌하게 만들 위험도 함께 커집니다. 충격, 경외감, 놀라움은 도입부를 더 매력적으로 만드는 데 도움이 될 수 있으나, 전문적인 업무 환경에서는 사람들이 이러한 파격적이거나 경외감을 주거나 놀라운 도입부를 부적절하다고 여길 수 있습니다. 청중 중 일부만 부자가 될 것이라거나, 야근을 해야 한다거나, 비즈니스 전체가 실패할 것이라고 말하는 것은 이목을 끌 수는 있지만, 발표자 자신에게 역효과를 초래할 수도 있습니다.
전문성과 흡인력 사이의 적절한 균형을 파악하는 현명한 전략은, 소규모의 테스트 청중을 대상으로 발표를 진행해 보고 그들의 반응을 가늠해 보는 것입니다.
예를 들어 전사를 대상으로 중요한 발표를 앞두고 있다면, 솔직한 피드백을 줄 만한 신뢰할 수 있는 소수의 동료들 앞에서 미리 발표를 해봄으로써 예기치 못한 실수를 방지할 수 있습니다. 소규모 테스트 청중이 도입부에 만족한다면 그대로 진행해도 무방하지만, 이들이 거부감을 보이거나 우려를 제기한다면 도입부가 매력적이면서도 적절한 수준이 될 때까지 조정해야 합니다.
대화, 발표, 문서 또는 이메일에서 강력한 도입부를 마련했다면, 이제 청중의 주의를 끝까지 유지해야 합니다. 바로 이 단계부터 구두 소통과 서면 소통이 서로 다른 길을 걷기 시작합니다. 하지만 두 방식 모두 '지루하게 만들지 말라'는 동일한 대원칙을 준수해야 합니다.
소리가 작고 느리며 단조로운 구두 소통이나, 거대한 텍스트의 벽으로 이루어진 서면 소통은 지루합니다. 청중의 몰입을 유지하려면 이 두 가지 문제를 모두 해결해야 합니다.
말을 통해 소통할 때는 음량, 빠르기, 억양, 완급 조절을 다양하게 구사하여 청중이 다음 정보를 어떻게 전달할지 계속 궁금해하도록 유도하십시오. 예를 들어 "저희 프로젝트는 제때에, 예산 범위 내에서 완료될 가능성이 높으며, 모든 고객 요구사항을 완벽하게 충족할 것입니다."라는 문장을 건조하게 전달하는 대신, 동일한 문장이라도 강약과 리듬을 살려 청중에게 "저희 프로젝트는 제때에, 예산 범위 내에서 완료될 가능성이 높으며, 모든 고객 요구사항을 완벽하게 충족할 것입니다."라고 표현할 수 있습니다.
이것이 본인의 자연스러운 화법이 아니라면 배우나 코미디언을 관찰하고 모방하여 이러한 스타일을 습득할 수 있습니다. 그들은 청중을 사로잡는 대가들이기 때문입니다. 참고할 만한 배우와 코미디언은 무수히 많으므로, 자신이 가장 매력적이라고 느끼는 전달 스타일을 가진 인물부터 시작하여, 시간을 두고 그들의 화법을 자신의 발표 스타일에 점진적으로 녹여내 보십시오.
서면 소통의 경우, 빽빽한 글줄을 사람들이 실제로 읽고 싶어 하는 형태로 탈바꿈하는 해법은 글머리 기호와 굵은 글씨를 적극 활용해 텍스트를 시각적으로 나누고, 전달하려는 내용과 관련된 시각적 요소를 적절히 배치하는 것입니다.
예를 들어 한 문단 안에서 여러 요점을 전달하고 있다면 이를 글머리 기호로 구분하십시오. 특정한 단어, 어구 또는 문장이 중요하다면 굵게 표시하여 시선을 집중시키십시오. 일부 정보를 다이어그램으로 나타낼 수 있다면 다이어그램을 제작해 관련 문단 옆에 배치하십시오. 사진을 추가하여 논점을 더 명확히 전달할 수 있다면 그렇게 하십시오.
대부분의 사람들은 그래픽 디자이너가 아니기 때문에, 아무런 준비 없이 매력적인 문서를 직접 디자인하려고 시도하다 보면 글머리 기호와 굵은 글씨가 뒤엉키고 다이어그램과 사진으로 난잡해진 텍스트 덩어리로 끝날 수 있습니다. 다행히 콘텐츠를 가장 보기 좋게 배치하는 방법을 안내해 주는 문서 템플릿을 활용할 수 있습니다. 이러한 유형의 템플릿은 사실상 모든 종류의 콘텐츠 제작 소프트웨어에서 제공되므로, 자신의 필요에 적합한 템플릿을 선택하기만 하면 됩니다.
청중을 몰입시키는 방식으로 정보를 전달하는 법을 배우는 것은 대단히 중요한 소통 역량입니다. 사람들이 여러분의 말이나 글에 집중하지 않는다고 느껴진다면 전달 방식이 최대한 매력적인지 다시 한번 점검하십시오. 매력적인 전달력은 사람들이 여러분의 말에 귀를 기울이고 여러분의 글을 끝까지 읽게 만드는 결정적인 요인이 될 수 있습니다.