Transmisión
Para asegurarse de que su audiencia preste atención a lo que dice, debe contar con una transmisión cautivadora. La transmisión es la manera en que expresa lo que desea comunicar.
La transmisión oral y la escrita son distintas, pero comparten una similitud crucial: ambas dependen en gran medida de cómo comienzan. Para resultar sumamente atractivas, tanto la comunicación oral como la escrita deben contar con primeras frases excelentes. Esto establece el tono de su conversación, presentación, documento o correo electrónico, y resulta fundamental para convencer a la audiencia de que usted no será aburrido y de que, por lo tanto, vale la pena dedicarle su tiempo.
Considere cómo presentaría estadísticas de ventas, el estado de un proyecto o las proyecciones de crecimiento de usuarios ante una audiencia. Podría comenzar la presentación de ventas diciendo: «La siguiente presentación cubrirá nuestras cifras de ventas correspondientes al tercer trimestre»; podría iniciar el estado del proyecto con: «Hoy presentaré los factores de riesgo que afectan la fecha de entrega de nuestro proyecto»; o podría abrir la proyección de crecimiento de usuarios con: «Exploraremos los algoritmos computacionales y los modelos estadísticos utilizados para extrapolar las tasas de adquisición, retención y deserción de usuarios en lo que va del año».
Todas estas aperturas comparten tres características: son precisas, profesionales y sumamente aburridas. Cuando inicia una presentación con una frase seca, monótona y tediosa, le está indicando a su audiencia que toda la presentación será igualmente seca, monótona y tediosa. Tras esas frases iniciales, la audiencia comenzará a desconectarse y, según su capacidad de atención, podría dejar de prestar atención por completo.
Ahora, reelaboremos estas frases de apertura para hacerlas más atractivas. En la presentación de ventas, podríamos comenzar con: «Algunos de ustedes están a punto de hacerse ricos y otros a punto de entristecerse»; en el estado del proyecto, podríamos abrir con: «La buena noticia es que podemos evitar que nos despidan; la mala es que algunos tendremos que hacer horas extras»; para la proyección de crecimiento de usuarios, podríamos decir: «Tenemos una avalancha de nuevos usuarios, pero si seguimos perdiendo a los actuales, nos quedaremos fuera del negocio en tres años».
Cada una de estas reformulaciones mejora la frase inicial, pero cuanto más atractiva sea su apertura, mayor será el riesgo de confundir o incomodar a la audiencia. El impacto, el asombro y la sorpresa pueden ayudar a que una apertura sea más cautivadora, pero en un entorno profesional la gente podría considerar que un inicio desconcertante, grandilocuente o sorpresivo resulta inapropiado. Decirle a su audiencia que solo algunos se enriquecerán, que otros tendrán que trabajar horas extras o que todo el negocio quebrará puede captar su atención, pero también acarrear repercusiones para usted como ponente.
Para determinar el equilibrio adecuado entre profesionalismo e impacto, una estrategia prudente es ensayar la presentación ante una pequeña audiencia de prueba y evaluar su reacción.
Por ejemplo, si está a punto de ofrecer una presentación importante ante toda la empresa, exponerla de antemano a unos pocos colegas de confianza que sepa que le darán retroalimentación honesta puede ayudarle a evitar pisar terreno peligroso. Si a esa pequeña audiencia de prueba le encanta su apertura, probablemente no tenga inconvenientes; pero si la detesta o muestra reservas, tendrá que hacer ajustes hasta que su inicio sea tanto atractivo como apropiado.
Una vez resuelta la manera de dar un inicio contundente a su conversación, presentación, documento o correo electrónico, el siguiente paso es sostener la atención de la audiencia; aquí es donde la comunicación oral y la escrita comienzan a divergir. Sin embargo, ambas deben ceñirse al mismo principio general: no sea aburrido.
La comunicación oral tenue, lenta y monótona, o la comunicación escrita presentada como un bloque impenetrable de texto, resultan aburridas. Para mantener cautiva a su audiencia, debe resolver ambos problemas.
Al comunicarse verbalmente, varíe el volumen, el ritmo, las inflexiones y las pausas para mantener a la audiencia a la expectativa de cómo transmitirá el siguiente punto de información. Por ejemplo, en lugar de: «Es muy probable que nuestro proyecto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaga por completo todos los requisitos de nuestros clientes», puede transmitir esa misma afirmación a su audiencia como: «Es muy probable que nuestro proyecto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaga por completo todos los requisitos de nuestros clientes».
Si esta no es su manera natural de hablar, puede incorporar este estilo observando y emulando a actores y comediantes, ya que son referentes en cautivar al público. Hay muchas opciones para elegir, así que comience con alguien cuyo estilo de transmisión le parezca más convincente y, con el tiempo, trabaje para integrar esa cadencia a su propia forma de hablar al presentar.
En el caso de la comunicación escrita, la solución para transformar un muro de palabras en algo que la gente realmente desee leer consiste en incrementar el uso de viñetas y negritas para fragmentar visualmente el texto, e intercalar elementos visuales pertinentes para lo que está transmitiendo.
Por ejemplo, si expone varios puntos en un párrafo, desglóselos en viñetas. Si una palabra, frase u oración en particular es importante, resáltela en negrita para atraer la atención hacia ella. Si parte de su información puede representarse en un diagrama, créelo y colóquelo junto al párrafo correspondiente. Si puede aclarar un concepto añadiendo una fotografía, hágalo.
Dado que la mayoría de las personas no son diseñadores gráficos, intentar diseñar un documento atractivo desde cero puede resultar en un caos visual de texto saturado de viñetas y negritas, e invadido por diagramas y fotos. Afortunadamente, existen plantillas de documentos que le orientan sobre dónde ubicar su contenido para optimizar su presentación. Esta clase de plantillas está disponible en prácticamente cualquier software de creación de contenido, y solo es cuestión de elegir la más adecuada para sus necesidades.
Aprender a transmitir información de una manera que cautive a la audiencia es una habilidad de comunicación crítica. Si alguna vez percibe que las personas no prestan atención a lo que dice o escribe, revise minuciosamente que su transmisión sea lo más atractiva posible; una transmisión cautivadora puede ser el factor determinante para que la gente escuche lo que usted dice y lea lo que escribe.