소요 시간

효과적인 소통을 원하는 전문가는 사람들의 집중 지속 시간이라는 한계 내에서 작업해야 합니다. 오늘날 위협적인 점은 현대 청중이 단 50개의 단어나 60초짜리 영상조차 지나치게 길다고 여길 정도로 집중 지속 시간이 짧아졌다는 사실입니다.

집중 지속 시간의 감소는 현대 커뮤니케이션의 엄연한 현실이며, 이 현상은 무시할 수도 있고 수용할 수도 있습니다. 대중과 소통할 때 짧은 집중 시간을 무시하면 사실상 아무도 귀 기울이지 않게 됩니다. 반면 조직 내부에서 소통할 때는 회의, 프레젠테이션, 대화, 토론의 진행 시간을 선택하는 데 훨씬 더 많은 유연성이 있으며, 누군가가 보고서나 이메일을 읽는 데 필요한 시간을 결정할 때도 마찬가지입니다.

대중과 소통할 때 핵심 질문은 "얼마나 길어야 너무 긴 것인가?"가 아니라 "얼마나 짧아야 너무 짧은 것인가?"입니다. 콘텐츠가 짧을수록 누군가가 처음부터 끝까지 듣거나, 보거나, 읽을 가능성이 높아집니다. 그러나 시간이 줄어들면 전달할 수 있는 내용도 줄어들기 때문에, 청중의 주의를 유지할 만큼 충분히 짧으면서도 유용한 정보를 전달할 만큼 충분히 긴 균형점을 찾는 것은 대단히 어려울 수 있습니다.

조직 내부에서 소통할 때 동료들은 단순히 직업적 의무감 때문에 긴 회의에 끝까지 앉아 있고, 긴 프레젠테이션을 들으며, 장문의 보고서와 이메일을 읽어 줍니다.

예를 들어 전문적인 업무 환경에서 회의가 1시간으로 예정되어 있다면, 회의가 지루하다는 이유로 시작 5분 만에 자리를 뜨는 행위는 결코 용납되지 않습니다. 누군가 30페이지 분량의 보고서를 보냈을 때, 너무 길어서 읽지 않았다고 작성자에게 말하는 것은 무례하고 무성의한 행동입니다. 그 결과 전문가들은 집중력을 유지하기에 지나치게 긴 회의나 문서에 대해서도 겉으로는 불평을 자제하는 경향이 있습니다.

이것이 업무 현장에 미치는 영향은 비즈니스 세계에서 공공연한 비밀 중 하나입니다. 바로 집중하고 있는 것처럼 보이는 사람도 실제로는 전혀 집중하지 않고 있을 수 있다는 점입니다. 숙련된 직장인들은 정신적으로 완전히 이탈하여 딴생각을 하면서도, 휴대전화를 치우고 자세를 바로잡으며 발표자를 응시해 집중하고 있는 듯한 인상을 주는 법에 능숙합니다.

이는 동료들이 집중하고 있는 것처럼 보인다고 해서 실제로 집중하고 있는 것은 아니라는 냉정한 자각으로 이어집니다. 프레젠테이션을 진행하며 청중을 둘러볼 때, 사람들이 테이블 위에 두 손을 모으고 똑바로 앉아 발표자를 똑바로 응시하는 모습을 볼 수 있습니다. 그러나 그들이 실제로 기울이고 있는 주의 집중도의 관점에서 보면 사실상 깊은 잠에 빠져 있는 것과 다를 바 없을 수 있습니다.

설상가상으로 발표에 대해 어떻게 생각하는지 묻는다면, 동료들은 발표자의 기분을 상하지 않게 하려고 무난하고 좋았다고 답할 수 있습니다. 그런 다음 프레젠테이션과 관련된 질문을 던지면, 자신이 집중하지 않았다는 사실을 감추기 위해 답변을 회피하는 모습을 보게 될 수도 있습니다.

동료들이 우리가 말하거나 작성하는 내용에 실제로 얼마나 집중하는지에 대해 결코 솔직하게 털어놓지 않을 수 있음을 고려할 때, 효과적인 커뮤니케이터가 되려면 사내 커뮤니케이션도 대중을 상대로 소통하는 방식과 유사하게 접근해야 합니다.

현실적으로 동료들 역시 대중의 일원이며, 그들의 실제 집중 지속 시간은 단 몇 초에 불과할 수 있습니다. 근무 시간 동안 동료들은 휴대전화를 사용하며 제한된 주의를 몇 초 동안이라도 사로잡을 만한 텍스트, 소셜 미디어 게시물, 영상을 훑어봅니다. 그 동료들이 1시간짜리 회의를 시작할 때 휴대전화를 치워두었다고 해서 집중 지속 시간이 길어진 것은 아닙니다. 그저 당신의 1시간짜리 회의가 대략 1시간 정도 지나치게 길다고 지적하기에 너무 예의가 바를 뿐입니다.

비즈니스 세계의 모든 내용을 단 몇 초 만에 전달할 수 있다면 접근 방식은 단순할 것입니다. 무엇을 전달하든 진행 시간을 20초 이내로 유지하고 이상적인 목표를 약 10초로 잡는 것입니다. 그러나 모든 정보가 단 몇 초 만에 적절히 전달될 수 있는 것은 아니며, 청중에게 중요하고 유의미한 정보를 전부 다루기 위해 실제로 1시간 전체가 필요한 경우도 있습니다.

장문의 긴 소통이 불가피할 때 청중의 주의를 가능한 한 오래 유지할 가능성을 극대화하려면, 정해진 시간 안에 맞추어 정교하게 설계된 여러 버전의 프레젠테이션을 준비하는 방안을 고려해 볼 수 있습니다.

예를 들어 고객을 상대로 정기적으로 제품 프레젠테이션을 진행하는 영업 담당자라면, 동일한 발표에 대해 10초, 30초, 2분, 5분, 20분, 45분 버전을 준비할 수 있습니다.

이러한 일련의 프레젠테이션을 구성하는 한 가지 방법은 먼저 45분 버전을 작성하는 것입니다. 1시간 회의에서 15분의 질의응답 시간을 남겨둘 수 있으므로 45분은 전문적인 프레젠테이션의 최대 길이로 간주되기 때문입니다. 가장 긴 버전을 완성한 후에는 내용을 덜어내며 더 짧은 버전으로 줄여나갈 수 있습니다. 다만 프레젠테이션이 짧아질수록 정확한 소요 시간을 맞추기 위한 연습이 더욱 필수적입니다.

45분짜리 프레젠테이션을 할 때는 발표가 46분으로 넘어가도 사람들은 너그럽게 넘어가 줄 것입니다. 그러나 고객과 엘리베이터에 함께 타서 10초 버전의 이야기만 전할 시간이 있을 때는, 불과 몇 초만 지체되어도 말을 마치기 전에 고객이 내려버릴 수 있습니다. 비즈니스 세계에서는 이러한 상황을 "엘리베이터 피치(Elevator pitch)"라고 부릅니다.

정확한 타이밍 감각을 기르는 데 유용한 기준은 분당 평균 발화 단어 수를 파악하는 것이며, 대부분의 사람은 분당 약 150단어 수준입니다. 30초짜리 프레젠테이션을 연습한다면 약 75단어, 10초짜리 프레젠테이션이라면 약 25단어 내외여야 한다는 기준을 세울 수 있습니다.

단 25단어만으로는 중요한 내용을 전혀 전달할 수 없다고 생각할 수도 있지만, 직접 도전해 보면 그렇게 짧은 시간 안에 얼마나 많은 정보를 전달할 수 있는지 스스로 놀라게 될 것입니다. 일반적으로 짧은 프레젠테이션의 목표는 더 긴 프레젠테이션을 진행할 기회를 창출하는 것입니다. 10초 버전에 매료된 사람은 2분 버전을 기꺼이 수용할 것이며, 2분 버전을 마음에 들어 한다면 5분이나 20분 버전을 듣는 데 관심을 가질 것입니다.

이것이 바로 모든 사람의 집중 지속 시간이 짧아진 현실에 적응하는 방법입니다. 비록 많은 노력과 연습이 필요하지만, 동일한 정보를 다양한 소요 시간으로 준비해 두는 것이 겉으로는 집중하는 척하지만 속으로는 집중하지 않고 있음을 뻔히 알면서도 멍한 표정들을 마주하는 것보다 훨씬 효과적입니다.