Révision

Une fois le premier jet d’un document rédigé, le processus de révision doit commencer. L'objectif de la révision est de produire une version finale dotée d'une structure rigoureuse, d'une transition fluide d'un sujet à l'autre et d'une voix unique et cohérente.

Lors de la rédaction du premier jet d’un document, l’objectif doit simplement être d’écrire, sans trop se soucier de la qualité ou de la cohérence. Créer un document à partir de zéro est déjà assez difficile ; s'angoisser sur chaque mot, chaque phrase et chaque paragraphe ne ferait que freiner la progression et nuire au moral. Au contraire, le premier jet doit être rédigé rapidement afin d'offrir une vue d'ensemble du document et de cerner précisément ce que l'on souhaite exprimer et comment l'exprimer.

Une erreur classique lors de la rédaction de brouillons consiste à succomber au biais des coûts irrécupérables : l'idée de supprimer ou de réécrire ce qui a déjà été produit semble alors être un gaspillage à éviter. En réalité, par définition même, un « premier jet » n'est pas prêt pour la publication et devra faire l'objet de révisions jusqu'à ce qu'il le soit.

Une idée reçue très répandue consiste à croire que l'on peut parvenir à une version finale publiable dès le premier essai. Or, pour citer le célèbre romancier américain Ernest Hemingway : « Le premier jet de n’importe quel texte est de la... crotte. » Notons que « crotte » n'est pas le terme employé dans la citation originale. Hemingway nous donne ainsi l'autorisation de produire un premier jet imparfait : plutôt que d'essayer de rédiger une ébauche parfaite sous prétexte de gagner du temps, nous devrions la considérer comme la première étape du processus d'écriture, qui doit être immédiatement suivie par la révision.

La révision ne repose sur aucune règle absolue, mais certaines caractéristiques doivent impérativement figurer dans la version finale d'un document.

La première caractéristique est la structure du document, c'est-à-dire la manière dont le contenu est segmenté en sections et sous-sections, ainsi que son agencement au sein de ces sections. Dans votre premier jet, il se peut qu'il n'y ait eu aucune division, mais seulement un bloc de texte massif — ce qui est tout à fait normal —, car c'est tout au long de la révision que la structure commence à se cristalliser.

La deuxième caractéristique est la fluidité du document ou, autrement dit, la transition sans heurt d'une section à l'autre. Si un lecteur décide de lire le document d'un bout à l'autre, aucune digression ne doit le détourner de la séquence logique établie par la structure.

Par exemple, si nous rédigions une recette de gâteau et que nous y insérions en plein milieu une section sur le choix d'un moule, celle-ci paraîtrait hors de propos entre la liste des ingrédients et les instructions pour les mélanger. Si nous souhaitons aborder le choix du moule, cette information doit être déplacée dans l'introduction ou ajoutée dans un encadré latéral, afin de préserver la progression logique de la recette d'une étape à l'autre.

La troisième caractéristique est l'unité de « voix » du document, ce qui signifie qu'il donne l'impression d'avoir été rédigé par une seule et même personne. La voix peut être considérée comme la combinaison d'un niveau de lecture et d'un ton : une voix peut correspondre à un niveau de lecture simple avec un ton humoristique, tandis qu'une autre adoptera un niveau plus soutenu avec un ton formel. Selon la nature de votre écrit, l'un ou l'autre peut convenir, mais il convient d'en choisir une et de s'y tenir d'un bout à l'autre du document.

Une exception à cette règle concerne le cas où l'introduction est confiée à un auteur invité, par exemple lorsqu'un expert de votre domaine apporte son aval à vos propos. Dans ce cas, l'introduction adoptera sa propre voix, tandis que le reste du document reflétera la vôtre. Une autre exception concerne l'intégration de témoignages ou de transcriptions d'entretiens, où chaque personne citée conserve sa voix propre.

Si vous rédigez seul un document sur une période prolongée, vous constaterez peut-être que les sections écrites au début adoptent une voix légèrement différente de celles écrites plus tard. Pour y remédier, il suffit de sélectionner la voix la plus appropriée et de retravailler le document jusqu'à obtenir une parfaite cohérence de ton.

Maintenir une voix homogène devient un véritable défi lorsqu'un document est révisé par plusieurs personnes, comme sur Google Docs ou dans un fichier Word avec le « Suivi des modifications » activé. Lorsqu'un document fait l'objet de révisions simultanées par plusieurs contributeurs, les modifications de chacun tendent inévitablement à refléter leur propre voix.

Bien que la révision collective ait toute sa place, elle ne doit pas servir à concevoir la version finale. Une fois que le groupe s'accorde sur le fond, une seule personne doit être désignée pour procéder à l'édition définitive afin d'aboutir au document final. Cette version sera ensuite soumise au groupe pour validation finale. De cette manière, vous tirez parti des atouts du travail collaboratif tout en garantissant la cohérence assurée par un réviseur unique.

Déterminer le temps que doit durer le processus de révision constitue une préoccupation fréquente, et il n'existe pas de réponse unique. Idéalement, la révision doit durer le temps nécessaire à l'élaboration d'une version finale qui reflète votre travail, celui de vos collègues et l'image de votre entreprise de la manière la plus professionnelle possible. En pratique, il convient d'évaluer le délai restant avant l'échéance et d'optimiser au mieux ce temps imparti.

L'essentiel est de ne pas sous-estimer le temps nécessaire à la révision. Rédiger un premier jet peut ne prendre que quelques jours, mais aboutir à une version finale peut exiger plusieurs semaines. Lorsque la rédaction d'un document vous est confiée, veillez à intégrer aussi bien le temps de rédaction initiale que celui de la révision au moment de fixer les attentes, afin d'éviter de manquer de temps et de devoir livrer un brouillon non révisé que vous savez ne pas être prêt pour la publication.