Überarbeitung

Nachdem Sie den ersten Entwurf eines Dokuments verfasst haben, beginnt der Überarbeitungsprozess. Das Ziel der Überarbeitung besteht darin, eine Endfassung zu schaffen, die eine klar strukturierte Gliederung, einen nahtlosen Übergang von einem Thema zum nächsten sowie eine einheitliche, durchgängige Stimme aufweist.

Wenn wir den ersten Entwurf eines Dokuments verfassen, sollte unser einziges Ziel darin bestehen, einfach zu schreiben – ohne uns allzu viele Gedanken über Qualität oder Konsistenz zu machen. Ein Dokument von Grund auf neu zu erstellen, ist anspruchsvoll genug. Wenn wir über jedem Wort, jedem Satz und jedem Absatz brüten, kommen wir kaum voran, was zermürbend sein kann. Stattdessen sollte der erste Entwurf zügig niedergeschrieben werden, damit wir das Dokument aus der Vogelperspektive betrachten und ein Gespür dafür entwickeln können, was wir eigentlich sagen wollen und wie wir es sagen möchten.

Ein klassischer Fehler beim Verfassen von Entwürfen besteht darin, dem Trugschluss der versunkenen Kosten (Sunk-Cost-Fallacy) zu erliegen: Der Gedanke, bereits Geschriebenes zu löschen oder umzuschreiben, erscheint verschwenderisch und daher vermeidenswert. In Wirklichkeit ist ein Dokument – schon gemäß der Definition des Begriffs „erster Entwurf“ – keineswegs veröffentlichungsreif und muss so lange überarbeitet werden, bis es diesen Zustand erreicht.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist die Annahme, man könne gleich beim ersten Versuch eine publikationsreife Endfassung vorlegen. Doch um den berühmten US-amerikanischen Schriftsteller Ernest Hemingway zu zitieren: „Der erste Entwurf von allem ist … Mist.“ (Wobei „Mist“ nicht das Wort ist, das im tatsächlichen Zitat fiel). Hemingway erteilt uns damit gewissermaßen die Erlaubnis für einen unvollkommenen ersten Entwurf. Anstatt also im vermeintlichen Bestreben, Zeit zu sparen, nach Perfektion im ersten Durchgang zu streben, sollten wir ihn als den ersten Schritt des Schreibprozesses begreifen, auf den unmittelbar die Überarbeitung folgt.

Für das Überarbeiten gibt es keine starren Regeln, doch eine Endfassung sollte bestimmte Merkmale aufweisen.

Das erste Merkmal ist die Struktur eines Dokuments – also wie der Inhalt in Abschnitte und Unterabschnitte gegliedert ist und wie er innerhalb dieser Abschnitte aufgebaut ist. In Ihrem ersten Entwurf gab es womöglich überhaupt keine Abschnitte, sondern nur eine massive Wand aus Worten. Das ist völlig in Ordnung, denn erst durch den Überarbeitungsprozess beginnt sich die Struktur unseres Dokuments herauszukristallisieren.

Das zweite Merkmal ist der Lesefluss des Dokuments – oder anders ausgedrückt: wie nahtlos ein Abschnitt in den nächsten übergeht. Entscheidet sich der Leser dafür, das gesamte Dokument von Anfang bis Ende zu lesen, sollte es keine thematischen Abschweifungen geben, die von der logischen Abfolge der Dokumentstruktur ablenken.

Würden wir beispielsweise ein Kuchenrezept verfassen und mitten hinein einen Abschnitt über den Kauf einer Kuchenform einfügen, wirkte dies zwischen den Zutaten und der Anleitung zum Verrühren deplatziert. Möchten wir den Kauf einer Kuchenform thematisieren, sollte dies stattdessen entweder in die Einleitung verschoben oder als Infokasten ergänzt werden, um den logischen Ablauf des Rezepts von einer Stufe zur nächsten zu wahren.

Das dritte Merkmal besteht darin, dass das Dokument eine einheitliche „Stimme“ hat – das heißt, es liest sich so, als stamme es aus der Feder einer einzigen Person. Diese Stimme lässt sich als Kombination aus sprachlichem Niveau und Tonfall verstehen: Eine Stimme könnte etwa dem Leseniveau einer sechsten Klasse mit humorvollem Tonfall entsprechen, während eine andere das Niveau der Oberstufe mit einem ernsten Ton aufweist. Je nachdem, worüber Sie schreiben, kann beides angemessen sein – Sie sollten sich jedoch für eine Ausrichtung entscheiden und diese im gesamten Dokument konsequent beibehalten.

Eine Ausnahme von dieser Regel gilt, wenn ein Gastautor das Vorwort bzw. die Einleitung verfasst – etwa wenn ein Experte Ihres Fachgebiets Ihre Ausführungen mit einer Empfehlung unterstützt. In diesem Fall ist die Einleitung in dessen persönlichem Duktus verfasst, während der Rest des Dokuments Ihre eigene Stimme trägt. Eine weitere Ausnahme stellen Erfahrungsberichte (Testimonials) oder Interviewtranskripte dar, bei denen jede zitierte Person ihre eigene Stimme behält.

Wenn Sie ein Dokument alleine, aber über einen längeren Zeitraum hinweg verfassen, stellen Sie möglicherweise fest, dass früher geschriebene Abschnitte eine etwas andere Tonalität aufweisen als spätere Teile. Um dies zu beheben, müssen Sie lediglich die am besten geeignete Stimme auswählen und das Dokument so lange überarbeiten, bis eine durchgängige Tonalität gewährleistet ist.

Eine echte Herausforderung wird eine einheitliche Stimme vor allem dann, wenn ein Dokument in einer Gruppe überarbeitet wird – etwa in Google Docs oder in einem Word-Dokument mit aktivierter Funktion „Änderungen nachverfolgen“. Wird ein Dokument von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Änderungen der einzelnen Personen im jeweiligen persönlichen Sprachstil erfolgen.

Gemeinsames Überarbeiten in der Gruppe hat durchaus seine Berechtigung, sollte jedoch nicht die Methode sein, mit der die Endfassung erstellt wird. Stattdessen sollte – sobald die Gruppe mit den Inhalten des Dokuments grundsätzlich zufrieden ist – eine einzelne Person damit beauftragt werden, das Schlusslektorat durchzuführen und die Endfassung zu erstellen. Diese finale Version wird anschließend der Gruppe zur endgültigen Freigabe vorgelegt. Auf diese Weise nutzen Sie die Vorzüge des kollaborativen Redigierens, wahren zugleich aber die stilistische Konsistenz, die nur aus einer Hand stammt.

Häufig stellt sich die Frage, wie viel Zeit der Überarbeitungsprozess in Anspruch nehmen sollte; darauf gibt es keine pauschale Antwort. Idealerweise sollte das Überarbeiten so viel Zeit in Anspruch nehmen, wie erforderlich ist, um eine Endfassung zu erstellen, die Sie, Ihre Kollegen und Ihr Unternehmen so professionell wie möglich repräsentiert. Realistisch betrachtet müssen Sie prüfen, wie viel Zeit bis zum Abgabetermin verbleibt, und das Beste aus diesem Zeitfenster machen.

Entscheidend ist, den Zeitaufwand für die Überarbeitung keinesfalls zu unterschätzen. Ein erster Entwurf mag in wenigen Tagen fertig sein, doch bis zur Endfassung können mehrere Wochen vergehen. Wenn Sie mit der Erstellung eines Dokuments betraut werden, kalkulieren Sie bei der Festlegung von Erwartungen unbedingt sowohl die Zeit für den Entwurf als auch für die Überarbeitung ein. Andernfalls laufen Sie Gefahr, unter Zeitdruck zu geraten und einen unüberarbeiteten Entwurf veröffentlichen zu müssen, von dem Sie wissen, dass er noch nicht publikationsreif ist.