에티켓

비즈니스 에티켓은 전문적인 업무 환경에서 요구되는 일련의 행동 양식을 가리킵니다. 비즈니스 에티켓의 구체적인 구성 요소에 대한 공식적인 규칙은 없지만, 숙련된 전문가라면 응당 이러한 행동을 갖추고 있을 것으로 기대됩니다.

비즈니스 에티켓은 일반적인 예의와 기본적 배려의 연장선상에 있습니다. 예를 들어, 무언가를 부탁할 때 "부탁합니다", 무언가를 받을 때 "감사합니다", 실수를 했을 때 "죄송합니다"라고 말하는 것은 일반적으로 예의 바른 행동으로 여겨집니다. 그러나 이러한 표현은 지나치게 남발되어, 전문적인 업무 환경에서는 진부하거나 형식적이며, 때로는 수동공격적인 태도로 해석되기도 합니다.

예를 들어 누군가 "시간이 부족하시다는 점은 유감입니다만, 월요일까지 보고서를 넘겨주시면 감사하겠습니다. 부탁드립니다."라고 말하는 상황을 생각해 보십시오. 이론상으로는 정중한 표현처럼 보일지 몰라도, 실제로는 상당히 무례하게 느껴집니다.

이때 기계적으로 "부탁합니다", "감사합니다", "죄송합니다"를 남발하는 대신, "보고서 완료 일정에 대해 제가 현실적인 기준을 제시하지 못했습니다. 제 불찰입니다. 혹시 월요일까지 보고서를 마련할 방안이 있을지 말씀해 주시고, 제가 도울 수 있는 부분이 있다면 언제든 알려주십시오."라고 말할 수 있습니다.

비즈니스 에티켓으로 이어지는 일상적인 예의의 또 다른 영역은 이미 아는 사람에게 인사하고, 낯선 사람에게 자신을 소개하는 단순한 행위입니다.

예를 들어 복도에서 동료가 모르는 사람과 함께 걸어오는 것을 보았다면, 다가가면서 두 사람 모두와 시선을 맞추고 미소와 함께 가볍게 손인사를 건네며 "좋은 아침입니다"라고 말해야 합니다. 그런 다음 낯선 사람 쪽을 바라보며 악수를 청하는 손을 내밀고 "안녕하세요, 저는 샘입니다. 반갑습니다."라고 인사하는 것이 바람직합니다.

악수는 비즈니스 인사에서 중요한 국제적 관례이며, 대부분의 경우 인사를 나누거나 자신을 소개할 때 먼저 청해야 합니다. 하지만 품격 있는 악수를 나누는 것은 상당한 연습을 거쳐야 마스터할 수 있는 하나의 기술입니다.

올바른 악수는 '청하기(Offer)', '접촉(Contact)', '맞잡기(Grip)', '흔들기(Shake)', '놓기(Break)'의 5단계로 나눌 수 있습니다.

악수 청하기는 단순히 엄지손가락을 위로 향하게 한 채 손을 펴서 허리선보다 약간 높은 위치로 내미는 동작입니다. 상대방이 손을 들어 화답하지 않는다면, 손을 조용히 내리고 거둔 뒤 가벼운 미소와 목례로 대체하여 악수를 자연스럽게 마무리해야 합니다.

접촉은 두 사람의 손이 처음 닿는 순간이며, 엄지와 검지 사이의 부위가 상대방의 해당 부위와 빈틈없이 단단하게 맞닿아야 합니다. 핵심은 상대방의 손을 치듯이 부딪치거나 내 가만히 있는 손 쪽으로 상대가 다가오게 만드는 것이 아니라, 두 사람 사이의 대략적인 중간 지점에서 양손이 만나도록 하는 것입니다. 내 쪽으로 너무 가깝거나 상대방 쪽으로 너무 치우친 위치에서 손이 닿아서는 안 됩니다.

접촉 직후에는 맞잡기가 이어집니다. 초기 접촉이 정확했다면 이미 양 손바닥이 맞닿아 있어야 하므로, 손을 쥘 때 손가락이 아닌 상대방의 손바닥을 감싸야 합니다. 손바닥에 적당한 힘을 유지하여 상대의 악력에 짓눌리지 않도록 해야 합니다. 그렇지 않으면 이른바 손에 힘이 빠져 눅눅하고 어색한 느낌을 주는 '데드 피시(dead fish)' 악수가 됩니다. 악력은 상대방의 힘에 최대한 맞추도록 노력해야 합니다. 상대가 가볍게 쥐면 똑같이 가볍게 쥐고, 강하게 쥐면 내 손도 눌리지 않고 상대의 손도 아프지 않을 정도로 균형 있게 힘을 주어야 합니다. 또한 상대를 내 쪽으로 끌어당기지 않도록 주의하고, 두 사람 사이의 거리를 너무 멀지도 가깝지도 않게 중간 위치로 유지해야 합니다.

악수에서 '흔들기'는 위아래로 활기차게 흔드는 동작부터 거의 움직임이 없는 상태까지 다양할 수 있습니다. 상대방의 움직임에 맞추어 최선을 다해야 하므로, 상대가 위아래로 흔들면 함께 흔들고, 상대가 움직이지 않는다면 마찬가지로 멈추어 있어야 합니다.

놓기, 즉 상대방의 손을 놓아 악수를 마무리하는 동작은 상대방이 쥐는 힘을 푸는 것이 느껴지는 즉시 이루어져야 합니다. 악수는 너무 긴 것보다 차라리 짧은 편이 낫기 때문입니다. 악수가 지나치게 길어진다고 판단되면 먼저 손을 풀어 마무리를 유도해야 합니다.

악수의 각 단계는 거의 즉각적으로 연결되어 하나의 빠르고 매끄러운 동작으로 진행되어야 합니다. 연습을 통해 이를 본능적으로 체득한다면, 비즈니스 네트워킹 행사나 고객과의 미팅 등 커리어 전반에 걸쳐 매우 유용한 역량이 될 것입니다.

요청, 감사, 사과의 뜻을 표현하고, 아는 이에게 인사하며, 낯선 이에게 자신을 소개하고, 올바른 악수를 나누는 것 외에도, 비즈니스 에티켓에는 동료를 품위 있게 대하는 태도가 포함됩니다. 이는 동료의 존재와 성과를 인정하고, 자신의 행동이 상대에게 미칠 영향을 배려하며, 상대의 소유물, 사생활, 개인 공간을 존중하는 것을 의미합니다.

동료를 인정하는 행동에는 회의 참석을 환영하기, 중요한 마일스톤 달성을 축하하기, 상대방이 말할 때 시선을 맞추기 등이 있습니다.

예를 들어 동료의 승진을 발표하는 회의가 있다면 발표 순간에 박수를 보내고, 회의가 끝난 직후 그 동료에게 일대일로 다가가 악수를 청하며 "승진을 진심으로 축하합니다!"라고 말해야 합니다.

동료를 배려하는 행동에는 상대방이 말할 때 말을 끊지 않기, 업무에 몰두해 있을 때 방해하지 않기, 집중하고 있는 사람 곁에서 소음을 내지 않기 등이 포함됩니다.

예를 들어 동료가 마감 기한을 맞추기 위해 전력을 다하고 있다는 것을 안다면, 바로 옆에서 큰 소리로 대화를 나누거나 일에 집중하고 있는 사람에게 불쑥 질문을 던지는 것은 배려 없는 행동입니다. 그 대신 동료가 방해받지 않고 업무에 집중할 수 있게 두고, 이메일이나 메시지를 보내 질문에 답해줄 여유가 생기면 알려달라고 요청해야 합니다.

타인의 소유물, 사생활, 개인 공간을 존중하는 것은 특히 협업 중심의 업무 환경에서 쉽게 간과될 수 있는 부분입니다.

예를 들어 동료와 협업하고자 할 때, 그의 자리로 다가가 책상 위에 걸터앉고, 자리를 차지하려고 개인 물품을 마음대로 치우며, 몸이 닿을 정도로 바짝 다가서서 상대의 이메일 수신함을 흘낏 훑어본다면, 이는 소유물, 사생활, 개인 공간을 동시에 침해하는 행위입니다. 그 대신 잠시 대화할 시간이 있는지 묻고, 가능하다고 하면 의자를 가져와 앉아도 되는지 양해를 구한 뒤, 개인 공간을 침범하지 않도록 적절한 거리를 두고 앉아야 합니다. 아울러 상대방의 화면을 쳐다보려는 충동도 억제해야 합니다.

비즈니스 에티켓을 체화하고 일관되게 정중함과 사려 깊음을 실천한다면, 다른 사람들도 이를 따르도록 긍정적인 본보기가 되어 궁극적으로 더욱 조화롭고 생산적인 일터를 만드는 데 기여하게 될 것입니다.