단순성

방대하고 중요하며 복잡한 정보를 신속하게 전달해야 할 때 단순성은 매우 중요합니다. 단순성을 확보하려면 복잡한 아이디어를 명료화하는 동시에 전달되는 정보의 양을 줄여야 합니다. 이때 당면 과제는 어떤 정보를 제거해야 할지 결정하고, 복잡한 개념을 가장 기본적인 요소로 축약하는 최선의 방법을 찾아내는 것입니다.

학창 시절 우리는 아이들이 자신을 표현하고 풍부한 어휘를 구사하는 법을 배우기를 바랍니다. 이를 위해 긴 에세이를 쓰게 하고, 유난히 긴 단어를 사용할 때 칭찬과 보상을 제공합니다. 안타깝게도 이는 아이들에게 가능한 한 많은 단어를 쓰고 생각할 수 있는 가장 긴 단어를 사용하는 것이 올바른 소통 방식이라는 의도치 않은 부작용을 학습시킵니다.

우리는 아이들에게 "The intrepid canine ambulated perpendicular to the thoroughfare in pursuit of whatever delightful or frightful encounters may await them at the conclusion of their perchance perilous pilgrimage(용맹한 개과 동물이 어쩌면 위험할지도 모를 순례의 끝에서 마주할 유쾌하거나 두려운 만남을 좇아 도로에 직각을 이루며 이동했다)"라고 말하는 것이 "The dog crossed the road(개가 길을 건넜다)"라고 말하는 것보다 훨씬 우월하다고 가르칩니다. 하지만 "개가 길을 건넜다"야말로 첫 번째 문장에 담긴 유일하게 핵심적인 정보를 전달하는 가장 효과적인 방식입니다.

이 문장은 이해하고 기억하기 훨씬 쉬울 뿐만 아니라 더 정확하기까지 합니다. '개과 동물(Canines)'에는 개뿐만 아니라 여우, 늑대, 자칼도 포함될 수 있습니다. '이동(Ambulation)'은 걷는 것뿐만 아니라 모든 형태의 움직임을 포함할 수 있습니다. '직각(Perpendicular)'은 90도 각도를 필요로 하지만 건넌다는 것은 단순히 이쪽에서 저쪽으로 가는 것을 의미합니다. 그리고 '대로(Thoroughfare)'에는 일반 도로뿐만 아니라 거리, 가로수길, 오솔길도 포함될 수 있습니다.

학교는 커뮤니케이션에서 가장 최악의 교훈을 가르치고 있는 것처럼 보입니다. 바로 소통 내용을 장황하고, 이해하기 어렵고, 기억하기 불가능하게 만들라는 교훈입니다.

졸업 직후 이 잘못된 가르침을 곧바로 잊어버린다면, 단지 교육적 기회를 놓친 것에 불과할 것입니다. 그러나 커뮤니케이션에 대한 이러한 근본적인 오해는 직장에서의 프레젠테이션, 문서, 이메일에 고스란히 영향을 미칩니다. 이해하기 쉽고 기억하기 쉬운 단순한 아이디어를 전달하는 데 집중하는 대신, 많은 직장인 성인들은 여전히 학교에서 좋은 성적을 받으려고 애쓰는 것처럼 보입니다.

직장 내 소통에서 문자 메시지와 이모티콘이 활발히 도입되는 것은 전문가들이 자신의 커뮤니케이션을 단순화하는 방법을 확신하지 못해 나타난 부작용이라고 볼 수도 있습니다. 그렇다고 이것이 반드시 나쁜 것만은 아닙니다. 다른 모든 조건이 동일하다면, 지나치게 장황하고 비대한 이메일을 읽는 것과 몇 개의 이모티콘이 담긴 문자 메시지를 읽는 것 중에서 대부분의 사람은 후자를 선택할 것이기 때문입니다.

최고재무책임자(CFO)가 영업 조직을 대상으로 프레젠테이션을 진행하는 상황을 상상해 보십시오. 발표 도중 새로운 매출 목표를 공개하자마자 한 지역 영업 총괄이 CFO에게 울면서 웃는 이모티콘이 담긴 문자 메시지를 보냅니다. 이는 결코 프로페셔널한 방식은 아니지만, 가장 중요한 정보는 모두 전달되었습니다. 즉, 그 지역 영업 총괄이 새 매출 목표를 터무니없고 비현실적이라고 생각한다는 점입니다.

커뮤니케이션을 단순화할 때 우리는 더 적은 수의 단어를 사용하고, 사용하는 단어의 길이도 더 짧아집니다. 이모티콘은 단어를 아예 쓰지 않는 논리적 극단까지 이를 밀어붙인 형태입니다.

어떤 단어를 없애야 할지 고민할 때는 80/20 법칙을 따르는 것이 좋습니다.

예를 들어, 여러분이 전달하려는 내용의 80%가 상대방에게 이해되지 않거나 기억되지 않을 것이라면, 실제로 중요한 것은 나머지 20%뿐입니다. 따라서 여러분의 목표는 그 80%를 덜어내고 20%만을 전달하는 것입니다. 이렇게 하면 1,000단어짜리 이메일은 200단어짜리 이메일이 되고, 100장의 슬라이드로 구성된 프레젠테이션은 20장의 슬라이드로 줄어들게 됩니다.

커뮤니케이션의 목적은 독자나 청중에게 정보를 쏟아붓는 것이 아니라, 그들이 기억할 수 있는 핵심 사항을 명확히 이해하도록 만드는 것입니다. 이해되지 않거나 기억되지 않을 내용이라면 애초에 말할 가치조차 없습니다.

단어 수를 줄이거나, 더 짧은 단어를 선택하거나, 단어를 완전히 생략하는 것은 전달하고자 하는 바를 단순화하는 데 도움이 되지만, 전달해야 할 정보가 복잡할 때는 이러한 전략이 부정확성을 초래할 수 있습니다. 비즈니스 업무 환경에서 이모티콘 사용이 대체로 부적절한 이유가 바로 여기에 있습니다. 이모티콘은 단순하지만, 오해를 불러일으키거나 극도로 부정확할 수 있으며 사람들을 잘못된 결론으로 이끌 수 있습니다.

예를 들어, 분기 실적이 순조롭게 진행되고 있는 영업 현황 보고에서 이론적으로는 전체 프레젠테이션을 미소 짓는 이모티콘 하나가 담긴 슬라이드 한 장으로 대체할 수 있을 것입니다. 하지만 문제는 그것이 정확히 무엇을 의미하느냐는 점입니다. 발표자가 기쁘다는 뜻입니까? 회사가 만족스럽다는 뜻입니까? 청중이 기뻐해야 한다는 뜻입니까? 비즈니스 세계에서 의사결정은 데이터를 면밀히 검토하여 이루어지는 경향이 있으며, 단순성이라는 명목으로 모든 데이터를 제거해 버리면 그 결과물인 프레젠테이션은 무가치해질 수 있습니다.

실제로는 전달해야 할 정보가 복잡할수록 단순화하기가 더욱 어렵습니다. 80/20 법칙이 일반적으로 유용한 지침이기는 하지만, 복잡한 정보를 전달하면서 정확성을 유지하려면 이 비율은 70/30, 60/40, 50/50이 되어야 할 수도 있고, 혹은 정보 자체가 너무 복잡하여 전혀 단순화할 수 없을 수도 있습니다.

복잡한 정보를 어떻게 가장 잘 단순화할 것인가에 대한 간단하고 유일한 정답은 없습니다. 하지만 알베르트 아인슈타인의 명언으로 자주 인용되는 문구가 유용한 지침이 됩니다. "모든 것은 가능한 한 단순해야 하지만, 지나치게 단순해서는 안 된다."

정보를 이 이상 제거하면 청중을 잘못된 결론으로 이끌게 되는 한계점이 분명히 존재합니다.

예를 들어, 요리책의 조리법을 단순화하면서 재료를 누락하면 음식 맛이 없어질 수 있습니다. 운전 경로 안내를 단순화하면서 중요한 회전 지점을 빠뜨리면 운전자는 완전히 길을 잃을 수 있습니다. 반면 외과 수술 절차는 단 하나의 단계라도 누락될 경우 환자의 생명이 위태로워질 수 있으므로 전혀 단순화할 수 없을 수도 있습니다.

복잡한 정보를 단순화할 때 우리의 목표는 세부 사항을 하나만 더 제거해도 정보의 정확성이 훼손되는 바로 그 지점을 찾아내는 것입니다. 그러나 그 지점에 도달하기 전까지는 다른 모든 것을 과감히 생략해도 무방합니다. 종종 필요한 것 이상으로 정보를 덜어냈다가, 단순화된 문서를 검토한 후 다시 정보를 되살려야 한다는 사실을 깨닫게 되기도 합니다. 이는 시간이 걸리는 반복적인 발견의 과정이지만, 단순성을 추구하는 데 있어 충분히 가치 있는 일이며, 대부분의 경우 이모티콘을 사용하는 것보다 훨씬 더 프로페셔널한 결과를 낳습니다.