Simplicidad

La simplicidad es fundamental cuando necesitamos comunicar con rapidez grandes volúmenes de información importante y compleja. Lograr la simplicidad exige reducir la cantidad de información transmitida y, al mismo tiempo, simplificar las ideas complejas. El desafío radica entonces en decidir qué información debe eliminarse y determinar la mejor manera de reducir un concepto complejo a sus elementos más básicos.

Durante la etapa escolar, buscamos que los niños aprendan a expresarse y a utilizar un vocabulario amplio. Para lograrlo, les pedimos que redacten ensayos extensos y los premiamos cuando emplean palabras especialmente largas. Por desgracia, esto genera el efecto secundario involuntario de enseñarles que la forma correcta de comunicarse consiste en usar tantas palabras como sea posible, recurriendo a los términos más largos que se les ocurran.

Enseñamos a los niños que decir: «El intrépido canino deambuló perpendicularmente a la vía pública en busca de los deleitables o temibles encuentros que pudieran aguardarle al término de su acaso azarosa peregrinación», es muy superior a decir: «El perro cruzó la calle»; y, sin embargo, «el perro cruzó la calle» es la forma más eficaz de comunicar la única información crítica contenida en la primera oración.

No solo es mucho más fácil de comprender y recordar, sino que también resulta más preciso: los cánidos pueden incluir zorros, lobos y chacales, no únicamente perros; la deambulación puede abarcar cualquier forma de desplazamiento, no solo caminar; la perpendicularidad exige un ángulo de 90 grados, mientras que cruzar significa simplemente pasar de un lado a otro; y una vía pública puede incluir calles, avenidas y senderos, no solo carreteras.

Parece que la escuela nos enseña la peor lección posible sobre comunicación: hacer que los mensajes sean recargados, difíciles de entender e imposibles de recordar.

Si esta lección se olvidara inmediatamente después de la graduación, solo representaría una oportunidad pedagógica perdida. En cambio, este malentendido fundamental de la comunicación influye en nuestras presentaciones profesionales, documentos y correos electrónicos. En lugar de concentrarse en comunicar ideas simples, fáciles de comprender y recordar, parecería que muchos profesionales adultos todavía intentan obtener una buena calificación escolar.

Podría argumentarse que la adopción de mensajes de texto y emojis en la comunicación laboral es una consecuencia de que los profesionales no saben con certeza cómo simplificar sus mensajes. Esto no es necesariamente negativo, ya que, en igualdad de condiciones, ante la opción de leer un correo electrónico farragoso y excesivamente verboso o un mensaje de texto con un par de emojis, la mayoría de las personas elegiría esto último.

Imagine a un director financiero presentando ante la organización de ventas y que, durante la presentación, justo después de revelar los nuevos objetivos de ventas, un gerente regional de ventas le envía un mensaje de texto con un emoji que ríe hasta las lágrimas. Aunque esto dista de ser profesional, se ha transmitido toda la información esencial: el gerente regional considera que las nuevas metas de ventas son ridículas y poco realistas.

Cuando simplificamos nuestra comunicación, usamos menos palabras, y las que empleamos son más cortas. Los emojis llevan esto a su conclusión lógica: prescindir por completo de las palabras.

Al evaluar de qué palabras prescindir, una buena estrategia es aplicar la regla del 80/20.

Por ejemplo, si el 80% de lo que está a punto de comunicar no se comprenderá ni se recordará, entonces solo importa el 20% restante. Su objetivo, por lo tanto, consiste en eliminar ese 80% y comunicar únicamente el 20%. Como resultado, un correo electrónico de mil palabras se convertirá en uno de 200 palabras, y una presentación de 100 diapositivas pasará a tener 20.

El objetivo de la comunicación no es abrumar al lector o al oyente con información, sino lograr que comprenda puntos críticos que luego recordará. Si hay aspectos que no se van a entender ni a recordar, no vale la pena mencionarlos en absoluto.

Si bien reducir la cantidad de palabras, elegir términos más breves o eliminar palabras por completo ayuda a simplificar el mensaje, cuando la información que debe transmitir es compleja esta estrategia puede generar imprecisiones. Por esta razón, en el entorno profesional, los emojis suelen ser una mala idea: aunque son simples, pueden malinterpretarse, resultar sumamente imprecisos y llevar a las personas a conclusiones erróneas.

Por ejemplo, si tiene una actualización trimestral del estado de las ventas en la que todo marcha bien, teóricamente toda su presentación podría ser una única diapositiva con un emoji sonriente. El problema es: ¿qué significa exactamente eso? ¿Está contento el ponente? ¿Está satisfecha la empresa? ¿Debería alegrarse la audiencia? En el mundo de los negocios, las decisiones suelen tomarse examinando datos; al eliminar todos los datos en nombre de la simplicidad, la presentación resultante puede carecer de todo valor.

En realidad, cuanto más compleja sea la información que debe comunicar, más difícil resultará simplificarla. Si bien la regla del 80/20 suele ser una guía útil, para mantener la precisión al transmitir información compleja, la proporción podría tener que ser 70/30, 60/40, 50/50, o bien la información podría ser demasiado compleja para admitir simplificación alguna.

No existe una respuesta única ni sencilla sobre cuál es la mejor manera de simplificar información compleja, pero una cita popular atribuida con frecuencia a Albert Einstein sirve como guía útil: haga las cosas tan simples como sea posible, pero no más simples.

Existe un límite a partir del cual eliminar más información inducirá a la audiencia a una conclusión errónea.

Por ejemplo, al simplificar una receta en un libro de cocina, si se eliminan ingredientes, la comida puede no saber bien. Al simplificar una serie de indicaciones de ruta, si se omite un giro crucial, el conductor podría perderse irremediablemente. Por otro lado, un procedimiento quirúrgico tal vez no admita simplificación alguna, ya que si se omite algún paso, el paciente podría no sobrevivir.

Al simplificar información compleja, nuestro objetivo es encontrar el punto exacto en el que prescindir de un detalle más supondría perder la precisión de la información. No obstante, hasta llegar a ese punto, todo lo demás es susceptible de eliminarse. A menudo, será necesario suprimir más información de la debida para luego, al revisar el documento simplificado, percatarse de que es preciso reincorporar ciertos datos. Se trata de un proceso de descubrimiento iterativo que requiere tiempo, pero que vale la pena en pos de la simplicidad y, en la gran mayoría de los casos, ofrece un resultado mucho más profesional que recurrir a un emoji.