구조
문서의 내용을 배열하는 방식을 문서의 '구조'라고 합니다. 문서에 명확한 구조를 부여하면 섹션 간에 논리적 흐름이 형성되어 독자가 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있으며, 두서없이 뒤섞인 글줄로 인해 혼란을 겪는 일을 방지할 수 있습니다.
대부분의 사람들은 책에 쓰이는 구조에 익숙합니다. 책은 대개 표지, 목차, 서론, 여러 편(Part), 각 편에 속한 장(Chapter), 각 장을 구성하는 절(Section), 결론, 그리고 부록으로 이루어집니다.
하지만 책을 쓰는 것이 아니라면, 단행본 수준의 구조는 불필요하게 복잡할 수 있습니다.
예를 들어 신규 카드키 출입 시스템의 사용 설명서를 작성할 때 목차, 서론, 편, 장, 절, 결론, 부록까지 갖추는 것은 과도합니다. 책 분량보다 짧은 문서라면 해당 문서의 특정 유형에 적합한 구조를 활용해야 합니다.
비즈니스 환경에서 작성해야 하는 대다수의 문서는 문서 유형에 따라 이미 정형화된 공통 구조를 공유합니다.
예를 들어 사업 계획서를 작성한다면 일반적인 사업 계획서 구조를 따라야 합니다. 이는 대개 표지, 핵심 요약(Executive Summary), 회사 소개, 경영진 프로필, 제품 및 서비스, 마케팅 및 영업 전략, 재무 전망, 그리고 투자 유치 목적일 경우 자금 조달 요청으로 구성됩니다.
프로젝트 상태 보고서를 작성한다면 일반적인 구조는 표지, 완료된 작업, 진행 중인 작업, 향후 작업, 납기 일정, 프로젝트 리스크 요인, 프로젝트 예산, 예산 소진율(Burn Rate), 그리고 실행 항목(Action Items) 목록 등이 될 수 있습니다.
실적 보고서, 수익 전망, 매출 전망, 피치 덱, 개인정보 처리방침, 이용약관, 사용 설명서, 결함 보고서, 제품 로드맵, 조직도, 임직원 디렉터리, 프로젝트 계획서 등 수많은 유형의 비즈니스 문서가 공통된 표준 구조를 공유합니다.
문서를 작성할 때는 독자적인 구조를 새로 구상하기 전에, 작성하려는 문서 유형에 따라 따라야 할 공통 표준 구조가 이미 존재하는지 먼저 확인하십시오.
독자적인 구조를 직접 설계해야 한다면 일반적으로 두 가지 선택지가 있습니다. 글을 쓰면서 구조가 자연스럽게 드러나게 하거나, 글을 쓰기 전에 구조를 미리 정하는 것입니다.
글을 쓰며 점진적으로 구조를 잡아가는 방식을 택하면 문서의 발전 방향을 유연하게 조정할 수 있는 자유는 커지지만, 필수적인 내용을 과도하게 많이 쓰거나 너무 적게 쓰게 될 위험이 있습니다. 또한 문서의 구조가 유기적으로 형성되도록 맡겨두면 동료의 피드백을 받기도 어려워집니다. 동료들이 문서 구조를 신속하게 검토하는 대신, 작성 중인 내용을 파악하기 위해 초안 전체를 일일이 다 읽어야 하기 때문입니다.
비즈니스 문서에서는 본문을 작성하기 전에 문서 구조를 먼저 확정하는 편이 대체로 유리합니다. 꼭 필요한 내용만 작성할 수 있어 훨씬 효율적이며, 작성을 시작하기 전에 동료들로부터 피드백을 구하기도 훨씬 수월하기 때문입니다.
문서 구조를 결정할 때는 대개 제목 위계(Heading Hierarchy)를 구축하게 됩니다. 이는 섹션 제목 목록과 그에 따른 하위 섹션 제목 목록으로 구성됩니다. 제목 위계를 세운 후에는 각 섹션에 포함될 콘텐츠를 어떻게 구성할지 결정해야 합니다.
문서의 성격에 따라 각 섹션을 줄글 형태의 일반 단락으로만 구성하는 것이 적절할 수도 있습니다. 하지만 실제로는 문서 길이가 길어질수록 가독성이 떨어지는 경향이 있습니다. 사람들은 흔히 '글자 벽(Wall of Words)'이라고 불리는 거대한 텍스트 덩어리를 읽는 데 피로감을 느끼기 때문입니다.
단락만 나열하기보다는 볼드체(굵은 글씨), 목록, 표, 그래프, 다이어그램 등을 적극 활용하여 독자에게 위압적인 글자 벽을 보여주지 않도록 하십시오.
단락을 작성할 때 핵심 문구를 굵게 표시하면 독자가 문서를 훑어볼 때 시각적 기준점(Visual Anchor)이 형성되어 단락의 가장 중요한 요점을 더 쉽게 파악할 수 있습니다. 단락 내에서 굵은 글씨를 활용하는 핵심은 절제하여 사용하는 것입니다. 모든 것을 강조하면 아무것도 강조되지 않기 때문입니다. 기껏해야 단락 중간 부근의 관련 단어 몇 개만 굵게 표시해야 합니다. 단락의 맨 처음이나 맨 끝에 있는 단어는 이미 훑어보기 과정에서 눈길이 닿는 시각적 기준점 역할을 하므로, 굳이 굵게 강조해도 효과가 떨어집니다.
단락 내 정보 중 목록으로 표현할 수 있는 내용이 있다면 항상 번호 매기기나 불릿(글머리 기호) 목록을 활용해야 합니다. 목록은 단락 형태보다 훑어보기가 훨씬 수월하여 각 항목이 읽히고 이해될 확률을 크게 높여줍니다.
비즈니스 문서에서 자주 요구되는 데이터 표를 제시할 때는 눈금선(격자선)을 최대한 적게 사용하십시오. 눈금선이 많으면 표의 가독성이 떨어지며, 눈금선을 배제할수록 표를 한눈에 훑어보기가 더 쉬워집니다.
데이터를 표로 제시하는 대신 원형, 막대형, 꺾은선형 차트로 시각화할 수도 있습니다. 대다수의 사람들은 표의 열, 행, 셀을 들여다보는 것보다 차트를 한눈에 파악하는 편을 훨씬 선호합니다. 표의 구체적인 수치가 여전히 필요하다면 동일한 정보를 담은 표를 차트 옆에 나란히 배치하는 방안을 고려하십시오.
작성된 정보를 플로차트, 사분면, 개략도 또는 기타 시각적 형태로 다이어그램화할 수 있는 방법이 있다면 그렇게 처리하는 것이 대개 바람직합니다. 사람들은 일반적으로 텍스트를 읽는 것보다 시각 자료를 보는 것을 선호하기 때문입니다.
문서 작성을 진행하면서 처음에 정했던 구조에서 벗어나게 되더라도 구조를 지속적으로 개선해 나가야 합니다. 원래 계획을 고수하는 것보다 문서가 읽기 쉽고 이해하기 편하도록 만드는 것이 훨씬 더 중요하기 때문입니다.