Struktur

Wie der Inhalt eines Dokuments angeordnet ist, wird als Struktur des Dokuments bezeichnet. Wenn Sie Ihrem Dokument Struktur verleihen, entsteht ein logischer Fluss von einem Abschnitt zum nächsten. Dies ermöglicht es dem Leser, die gesuchten Informationen mühelos zu finden, und verhindert, dass er durch ein andernfalls ungeordnetes Wortgewirr verwirrt wird.

Die meisten Menschen sind mit der Struktur von Büchern vertraut: Sie umfasst in der Regel eine Titelseite, ein Inhaltsverzeichnis, eine Einleitung, eine Reihe von Teilen mit jeweils mehreren Kapiteln, Unterabschnitten in jedem Kapitel, ein Fazit und einen Anhang.

Sofern Sie jedoch kein Buch schreiben, wäre die Struktur eines Buches weitaus umfangreicher als nötig.

Wenn Sie beispielsweise eine Anleitung für ein neues Chipkarten-Zutrittssystem verfassen, wären ein Inhaltsverzeichnis, eine Einleitung, Teile, Kapitel, Abschnitte, ein Fazit und ein Anhang überdimensioniert. Für Dokumente, die kürzer als ein Buch sind, verwendet man stattdessen eine Struktur, die genau auf die jeweilige Dokumentart abgestimmt ist.

In der Geschäftswelt weisen viele Dokumente, die Sie erstellen müssen, eine standardisierte Struktur auf, die vom jeweiligen Dokumenttyp abhängt.

Wenn Sie beispielsweise einen Businessplan schreiben, sollten Sie der gängigen Struktur eines Businessplans folgen: Titelseite, Executive Summary, Unternehmensbeschreibung, Kurzbiografien des Führungsteams, Produkte und Dienstleistungen, Marketing- und Vertriebsstrategie, Finanzprognosen und – falls Kapital benötigt wird – eine Finanzierungsanfrage.

Wenn Sie einen Projektstatusbericht verfassen, könnte eine typische Struktur wie folgt aussehen: Titelseite, abgeschlossene Aufgaben, laufende Arbeiten, verbleibende Arbeiten, Zeitplan, Projektrisiken, Projektbudget, Burn-Rate des Projekts und eine Liste offener Maßnahmen.

Viele geschäftliche Dokumente folgen einer festen Struktur, darunter Quartals- und Jahresberichte, Umsatzprognosen, Vertriebsausblicke, Pitch-Decks, Datenschutzerklärungen, Nutzungsbedingungen, Bedienungsanleitungen, Fehlerberichte, Produkt-Roadmaps, Organigramme, Mitarbeiterverzeichnisse und Projektpläne.

Prüfen Sie beim Verfassen eines Dokuments – bevor Sie eine eigene Struktur entwerfen –, ob es für diese Art von Dokument nicht bereits einen etablierten Standard gibt, den Sie nutzen sollten.

Müssen Sie dennoch eine eigene Struktur entwickeln, haben Sie im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: die Struktur während des Schreibens organisch entstehen zu lassen oder sie vorab festzulegen.

Wenn Sie die Struktur während des Schreibens entstehen lassen, haben Sie zwar mehr Freiheit bei der inhaltlichen Entwicklung, laufen jedoch Gefahr, am Wesentlichen vorbeizuschreiben oder zu viel bzw. zu wenig zu verfassen. Zudem erschwert eine organisch wachsende Struktur das Einholen von Feedback: Statt nur kurz den Aufbau zu prüfen, müssen Kollegen den gesamten Entwurf lesen, um den Inhalt überhaupt erfassen zu können.

Bei Geschäftsdokumenten ist es in der Regel ratsam, die Struktur vor Beginn des Schreibens festzulegen. So beschränken Sie sich effizient auf das Wesentliche und können bereits im Vorfeld mühelos Feedback von Kollegen einholen.

Die Strukturierung eines Dokuments umfasst meist die Erstellung einer Überschriftenhierarchie – einer Gliederung der Hauptabschnitte mit entsprechenden Unterabschnitten. Steht diese Hierarchie, bestimmen Sie im nächsten Schritt, wie die Inhalte innerhalb der einzelnen Abschnitte aufgebaut werden.

Je nach Art des Dokuments kann es genügen, wenn Abschnitte ausschließlich aus Fließtextabsätzen bestehen. In der Praxis erschwert dies jedoch mit zunehmender Länge die Lesbarkeit: Große Textblöcke – oft als „Wall of Words“ oder Textwüste bezeichnet – wirken ermüdend und sind schwer zu erfassen.

Statt sich nur auf Absätze zu beschränken, sollten Sie Fettungen, Listen, Tabellen, Grafiken und Diagramme einsetzen, um dem Leser eine unüberwindbare Textwand zu ersparen.

Wenn Sie Absätze formulieren, dient das Hervorheben einer wichtigen Passage in Fettschrift als visueller Anker beim Überfliegen des Textes und verdeutlicht die Kernaussage des Absatzes. Entscheidend ist dabei ein sparsamer Einsatz: Wenn alles fett ist, sticht nichts mehr hervor. Beschränken Sie sich auf wenige relevante Wörter, idealerweise im mittleren Bereich des Absatzes. Hervorhebungen am Anfang oder Ende eines Absatzes bieten meist weniger Mehrwert, da Anfang und Ende beim Überfliegen ohnehin bereits als visuelle Orientierungspunkte dienen.

Enthält ein Absatz Informationen, die sich als Liste darstellen lassen, sollten Sie stets eine nummerierte Liste oder Aufzählungspunkte verwenden. Listen lassen sich wesentlich leichter erfassen als Fließtext, was die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöht, dass jeder einzelne Punkt tatsächlich gelesen und verstanden wird.

Wenn Sie Daten in einer Tabelle darstellen – eine häufige Anforderung bei Geschäftsdokumenten –, verwenden Sie so wenige Gitternetzlinien wie möglich. Zu viele Linien beeinträchtigen die Lesbarkeit, während ein reduziertes Raster das Erfassen der Tabelle erleichtert.

Anstatt Daten in einer Tabelle aufzuführen, können Sie diese auch als Kreis-, Balken- oder Liniendiagramm visualisieren. Die meisten Leser erfassen ein Diagramm wesentlich lieber auf einen Blick, als sich durch Spalten, Zeilen und Zellen zu arbeiten. Sind dennoch die genauen Zahlenwerte erforderlich, empfiehlt es sich, die Tabelle ergänzend neben dem Diagramm zu platzieren.

Wann immer sich geschriebene Informationen in einem Schaubild visualisieren lassen – sei es als Flussdiagramm, Matrix, Schema oder in anderer visueller Form –, sollten Sie dies bevorzugen. Menschen erfassen visuelle Darstellungen meist schneller und lieber als reinen Text.

Optimieren Sie die Struktur Ihres Dokuments während des Schreibprozesses kontinuierlich weiter – auch wenn Sie dabei vom ursprünglichen Entwurf abweichen. Entscheidend ist, dass das Dokument klar lesbar und leicht verständlich ist, nicht das starre Festhalten am ursprünglichen Plan.