Publicação

Depois de editar seu primeiro rascunho até transformá-lo na versão final e revisar cuidadosamente seu trabalho até que esteja livre de erros, é hora de publicar o que você escreveu.

Tecnicamente, publicar é apenas o processo de disponibilizar um documento para seu público-alvo. Na prática, contudo, o processo de publicação também deve incluir informar ao seu público que há algo que eles devem ler.

Por exemplo, você terá tecnicamente publicado um documento se o disponibilizar para download na intranet da empresa, mas se ninguém souber que o documento existe, ninguém saberá que deve lê-lo. Nesse caso, o processo de publicação deve incluir tanto disponibilizá-lo na intranet quanto enviar o link do documento às pessoas, o que pode ser feito por mensagem de texto, chat ou e-mail.

No mundo corporativo, existe uma preferência por notificar as pessoas sobre documentos finalizados por e-mail, já que o e-mail é a forma padrão pela qual as empresas comprovam e auditam a ocorrência de algo. Em termos práticos, isso significa que, se alguém alegar não ter sido notificado sobre a publicação de um documento, mas um aviso de sua publicação tiver sido enviado para seu endereço de e-mail corporativo, o fato é que a pessoa foi notificada, pois cabe a ela manter seus e-mails em dia.

Além disso, como documentos frequentemente sofrem revisões após serem publicados inicialmente, muitas vezes é recomendável anexar o documento ao e-mail em vez de enviar apenas um link, pois isso registra exatamente o que foi enviado, para quem e quando. Se apenas um link para o documento for incluído, não há garantia de que a versão atualmente disponível seja a mesma que estava disponível no momento do envio do e-mail original.

Mesmo quando não há link ou anexo, o próprio e-mail pode cumprir a função de um documento publicado — nem que seja pelo simples fato de que, na maioria dos casos, o conteúdo de um documento pode ser copiado e colado no corpo do e-mail, ressalvadas eventuais diferenças de formatação.

Por exemplo, imagine que você precise comunicar sua equipe sobre uma situação difícil e decida redigir um e-mail descrevendo a situação, suas causas, os impactados e como a empresa pretende lidar com o ocorrido. Você pode elaborar o rascunho do e-mail como um documento separado e, em seguida, copiar e colar o conteúdo no corpo do e-mail antes de enviá-lo. Nesse caso, o próprio e-mail funcionou como o documento publicado.

Se pensarmos no e-mail como um documento que publicamos ao clicar em "enviar", um dos conselhos mais fundamentais de toda a comunicação escrita profissional ganha destaque absoluto: sob nenhuma circunstância envie um e-mail quando estiver frustrado, irritado ou chateado.

Se a situação for grave a esse ponto, converse com a pessoa pessoalmente ou por telefone; quando estamos abalados, os e-mails que escrevemos podem soar defensivos, acusatórios, desrespeitosos e pouco profissionais — nada disso contribuindo para uma imagem positiva —, e, uma vez enviado, o e-mail permanecerá para sempre nas caixas de entrada dos destinatários. Mesmo que você recorra ao administrador do sistema de e-mails para tentar cancelar a mensagem, é muito provável que as pessoas já a tenham visualizado, e é impossível fazer alguém desler o que já leu.

Se em algum momento você se vir frustrado, irritado ou chateado, e perceber que está digitando furiosamente, pronto para desabafar e falar umas verdades, simplesmente afaste-se do dispositivo, tenha uma boa noite de sono e reavalie na manhã seguinte como deseja abordar a situação. Um único e-mail pode facilmente arruinar sua reputação e suas oportunidades de carreira em uma empresa, podendo até levar a uma demissão. Com e-mails: na dúvida se deve enviar, não envie; afaste-se, durma um pouco e repense sua abordagem quando estiver calmo e pensando com clareza.

De maneira mais ampla, esse cenário destaca a importância de ter sensibilidade quanto ao momento em que algo é publicado. Em outras palavras: só porque você pode publicar algo agora, não significa que agora seja um bom momento para fazê-lo.

O principal motivo pelo qual as pessoas estão prontas para publicar um documento, mas adiam a publicação, é aumentar as chances de que ele seja lido, enviando-o no momento mais propício para ser notado.

Por exemplo, geralmente 9h da manhã de uma segunda-feira e 17h de uma sexta-feira são momentos ruins para avisar as pessoas de que há um documento para ler. Na segunda-feira, as pessoas costumam ter uma grande quantidade de e-mails não lidos de sexta-feira e do fim de semana para colocar em dia; ao esvaziarem a caixa de entrada, podem deixar passar seu e-mail de aviso. Na sexta-feira às 17h, as pessoas querem começar o fim de semana e, em geral, não vão parar para ler seu documento no momento em que estão saindo do trabalho.

Essa abordagem geral de escolher o momento do envio de um e-mail é chamada de "Send Time Optimization" (Otimização do Momento de Envio) e é uma consideração importante sempre que você envia um e-mail que deseja que as pessoas leiam. Embora esse conceito seja mais utilizado no campo do e-mail marketing, trata-se de uma mentalidade muito útil para se adotar sempre que você quiser maximizar as chances de alguém ler o que você enviou. O ponto-chave é se perguntar: "Agora é o melhor momento para enviar isto ou devo esperar por uma oportunidade melhor?"

Onde o adiamento da publicação para um momento ideal pode se tornar um desafio é quando queremos publicar nosso documento antes de um prazo final.

Por exemplo, se tivermos um prazo que se encerra no fim da semana e terminarmos o trabalho pontualmente às 17h de uma sexta-feira, pode ser muito tentador publicar o documento de imediato para cumprir o prazo de sexta. No entanto, se houver um momento melhor para publicá-lo, você pode entrar em contato com quem definiu o prazo, enviar a essa pessoa o documento concluído para comprovar que você de fato terminou e pedir permissão para adiar a divulgação para o grupo mais amplo em um momento em que haja mais chances de as pessoas notarem o e-mail e lerem o documento.

Depois de todo o trabalho árduo de transformar o primeiro rascunho em uma versão final e de concluir a meticulosa tarefa de revisão, a última coisa que você deseja é ver seu esforço se perder na caixa de entrada de alguém por ter se apressado a publicar antes da hora certa. Ao refletir sobre como e quando publicar um documento, você aumenta as chances de que as informações nele contidas sejam comunicadas com eficácia em toda a organização, além de garantir que seu trabalho árduo receba a atenção que merece.