Pontualidade

Chegar ao trabalho no horário, comparecer às reuniões pontualmente e entregar tarefas dentro do prazo são aspectos fundamentais da conduta profissional. Se não se pode confiar que alguém estará onde deveria estar, no momento em que deveria estar; ou confiar que entregará aquilo com o que se comprometeu, será difícil para as pessoas confiarem a ela qualquer outra responsabilidade.

Profissionais chegam ao trabalho no horário para que os colegas saibam quando esperá-los e, portanto, quando todos estarão disponíveis para começar a trabalhar juntos. Quando nos atrasamos para o trabalho, transmitimos a mensagem de que somos irresponsáveis, não nos importamos com o tempo dos nossos colegas e não temos consideração pela produtividade da nossa organização.

Se a sua empresa tem um horário central das 9h às 17h, você deve estar em sua mesa o mais tardar às 9h, pois seus colegas podem precisar da sua ajuda, fazer uma pergunta ou necessitar da sua contribuição em uma discussão. Se, em vez disso, você chegar às 9h30, os colegas que precisavam de você serão forçados a esperar pela sua chegada, o que desperdiça o tempo deles e reduz a produtividade geral.

Embora sempre haja um motivo válido para se atrasar para o trabalho — já que muitas coisas estão totalmente fora do nosso controle —, nunca há uma desculpa válida, pois, como profissional, é sua responsabilidade — e de mais ninguém — chegar ao trabalho no horário.

Uma estratégia comum para garantir a pontualidade no trabalho é adiantar sua programação com antecedência suficiente para lhe dar o tempo extra necessário caso imprevistos aconteçam.

Por exemplo, se você às vezes acorda 30 minutos atrasado, ajuste o alarme 30 minutos mais cedo. Se houver chance de perder o ônibus, trem ou metrô, chegue ao ponto de embarque ou à estação com antecedência suficiente para que perder a condução seja impossível. Se você sabe que as condições de trânsito variam muito, saia cedo o bastante para garantir a chegada ao trabalho antes do horário de pico.

Existe um ditado que diz: "Quem chega na hora já está atrasado. Quem chega adiantado está na hora", o que serve como um lembrete para nos anteciparmos e nunca nos atrasarmos.

Comparecer pontualmente às reuniões exige apenas que prestemos atenção às notificações dos próximos compromissos. Se ignorarmos os avisos e chegarmos atrasados a uma reunião, transmitimos ao organizador que não nos importamos com a reunião dele e comunicamos aos demais participantes que o que disseram antes da nossa chegada não tinha importância para nós.

Em situações em que você tem reuniões consecutivas agendadas, se uma reunião colocar em risco a sua pontualidade na seguinte, você deve se desculpar e sair da primeira reunião para garantir que não se atrasará para a segunda. Por exemplo, se você tiver uma reunião às 10h prevista para durar uma hora e outra que começa imediatamente após, às 11h, às 10h55 você deve informar educadamente ao organizador que tem um compromisso às 11h e precisará se retirar.

Embora chegar ao trabalho no horário exija apenas planejamento adequado, e comparecer às reuniões pontualmente exija apenas atenção às notificações, garantir a entrega do trabalho no prazo pode exigir bastante experiência, pois, em última análise, tudo se resume a saber alinhar expectativas de maneira correta. Se definirmos prazos para a conclusão e descumprirmos nosso próprio compromisso, transmitimos a impressão de que não somos confiáveis e de que tarefas importantes não devem ser delegadas a nós.

O desafio em alinhar expectativas de entrega é que existem situações em que é impossível prever com precisão quanto tempo será necessário — especialmente quando você não sabe o que desconhece, como costuma acontecer ao realizar algo pela primeira vez.

Por exemplo, se solicitassem que você preparasse um resumo semanal de vendas e você já tivesse feito isso ao longo do último ano, você saberia exatamente quanto tempo esse trabalho demandaria. No entanto, se recebesse a tarefa de elaborar um relatório trimestral de resultados sem nunca ter feito isso antes, você não saberia o que desconhece e, portanto, não saberia quanto tempo levará para concluir essa tarefa.

Mesmo que já tenha feito algo antes e tenha uma boa noção do tempo necessário, você ainda deve adicionar uma margem de contingência, para o caso de algo não sair como planejado. O tamanho dessa margem tende a depender da complexidade da tarefa, pois maior complexidade costuma trazer maior risco de entrega. Como regra geral, uma margem de contingência de 30% oferece uma margem razoável para tarefas de baixo risco, mas uma contingência de 300% pode ser necessária para tarefas de altíssimo risco — mesmo que você já tenha realizado algo semelhante no passado.

Ao definir expectativas de prazo de entrega, sua resposta deve ser um prazo que já inclua uma margem de contingência ou a declaração: "Não tenho certeza de quando conseguirei concluir isso — para quando você precisa?". Se informarem o prazo limite, você poderá dizer: "Farei o meu melhor para entregar dentro desse prazo, mas não posso garantir que conseguirei".

Dizer que você não sabe quanto tempo algo levará — quando você realmente não sabe — é um ato de honestidade, e, como profissional, você deve sempre buscar ser honesto. É muito melhor ter a reputação de alguém que diz: "Não tenho certeza de quando conseguirei concluir isso" do que a reputação de alguém que sempre se compromete a entregar até determinado momento e nunca cumpre.

Ao começar a trabalhar, fique atento ao relógio e certifique-se de ser o mais produtivo possível. Se perceber que as coisas estão levando mais tempo do que o previsto, entre em contato com quem delegou a tarefa e realinhe as expectativas, apresentando a estimativa revisada de conclusão. Em geral, as pessoas são muito mais compreensivas ao saber de um atraso antes do prazo final do que ao descobrirem apenas no momento da entrega.

Chegar ao trabalho no horário, nunca se atrasar para reuniões e alinhar expectativas sobre prazos de entrega formam a base da sua reputação profissional. Se não puderem confiar na sua presença onde e quando for necessário, ou contar com você para cumprir o que promete, as pessoas dificilmente o considerarão um profissional — não importa o quão especialista você seja em outros aspectos.