Timing

O timing de quando dizer algo depende de sua relevância para o tópico em discussão, de não interromper outra pessoa ao intervir e de dispor de tempo suficiente para expressar tudo o que você precisa.

Certificar-se de que a sua fala está relacionada à discussão em andamento pode parecer óbvio, mas pode ser muito tentador fixar-se em um raciocínio que você deseja compartilhar e simplesmente ficar à espera de uma brecha. Um dos motivos para isso acontecer é quando você pretendia dizer algo, perdeu a oportunidade e a conversa avançou para outro assunto.

Suponha que você estivesse em uma reunião debatendo ideias de novas estratégias de marketing e tivesse uma ótima sugestão, ansioso para compartilhá-la. Você esperou pela sua vez de falar, mas ela nunca surgiu, e a pauta avançou para os prazos de entrega. No final da reunião, tomado pelo desespero, você solta: "Acho que deveríamos enviar cupons de desconto por e-mail para clientes que já compraram de nós no passado, mas que não compram nada há um ano". Todos olham para você, confusos, pois a etapa de discutir estratégias de marketing já havia se encerrado.

Quando alguém pontua algo que não tem relação com o tema em discussão, a reação dos presentes costuma ser: "De onde surgiu isso?", "Isso veio do nada" ou "Pelo visto, precisava muito tirar isso do peito".

Ter algo a dizer sem encontrar oportunidade para falar é extremamente comum em reuniões dinâmicas, em que as pessoas falam com muita rapidez, sem praticamente nenhuma pausa entre o término da fala de uma pessoa e o início da de outra.

Esse fenômeno costuma ser atribuído a poucas pessoas dominando a conversa, à baixa participação dos demais ou a ambos. Independentemente da causa, a solução é a mesma: todos na reunião devem dominar o timing de quando falar, garantindo que não estejam interrompendo ninguém.

Evitar interrupções é justamente o ponto mais difícil, pois, se o seu timing estiver desajustado por uma fração de segundo, você falará por cima de alguém — e atropelar a fala alheia é uma atitude extremamente indelicada.

Para intervir no momento certo em reuniões aceleradas, você precisa estar com sua fala pronta, o que exige formular e memorizar com antecedência uma colocação assertiva. Em seguida, é necessário prestar atenção redobrada a quem está falando para antecipar a conclusão de seu raciocínio, o que não é uma tarefa fácil.

Por exemplo, imagine que você esteja em uma reunião de grande porte acompanhando um debate acalorado sobre como reagir à entrada de um novo concorrente no mercado, onde todos falam rápido e quase sem pausas. Você gostaria de propor: "Talvez devêssemos considerar reavaliar nossa política de descontos", mas precisa de uma oportunidade para se manifestar. Após aguardar com paciência pelo timing ideal, alguém finalmente diz: "A forma como eles estruturaram os preços me faz questionar se ainda somos competitivos". Nesse exato momento, você intervém: "Talvez devêssemos considerar reavaliar nossa política de descontos".

Depois de garantir que sua fala é pertinente ao tema e de ter certeza de que não irá interromper ninguém, resta considerar se há tempo hábil para expor tudo o que precisa. Caso contrário, você corre o risco de se estender além da conta e ser acusado de monopolizar a conversa.

Uma das melhores maneiras de contribuir ativamente sem dominar a reunião é controlar o próprio tempo de fala por meio de intervenções assertivas. No entanto, como a assertividade requer equilíbrio entre franqueza e diplomacia, restringir o tempo de fala pode demandar menos rodeios diplomáticos, o que nem sempre é prudente.

Imagine, por exemplo, uma reunião na qual a equipe discute a causa-raiz de um problema crítico que afetou negativamente uma grande base de clientes. Nesse caso em particular, constatou-se que apenas uma pessoa causou o incidente, o que você poderia comunicar resumidamente assim: "Os clientes não conseguiram concluir os pedidos porque o Sam desconectou o computador responsável pelo processamento".

Esse nível de franqueza evitaria que você monopolizasse a reunião, mas dificilmente Sam apreciaria a exposição. Se, em vez disso, você dissesse: "É importante lembrar que falhas acontecem e que nosso foco principal deve ser restabelecer a confiança dos clientes na nossa capacidade de processamento. Está evidente que a queda de energia no computador de pedidos foi a causa-raiz, e a solução envolve reavaliar o posicionamento de nossa infraestrutura de computação de missão crítica. De imediato, porém, precisamos isolar o cabo de força dos servidores para evitar novos tropeços".

Embora essa segunda formulação seja mais extensa, fez-se necessário um nível maior de diplomacia para resguardar seu colega de uma culpabilização excessiva.

Quanto mais diplomáticos somos, de mais tempo precisamos para dizer o que pretendemos e maiores são as chances de acabarmos dominando a conversa. Por outro lado, ao abrirmos mão da diplomacia necessária, corremos o risco de ofender os interlocutores e instaurar conflitos.

Como regra geral, se perceber que precisará de mais tempo para tratar um assunto com a devida diplomacia do que a ocasião permite, o ideal é propor a discussão daquele tópico em outro momento.

Definir o timing ideal para falar exige ater-se ao tema em discussão, evitar interromper os outros escolhendo a deixa exata e não se estender além do razoável. Embora o timing possa ser difícil de dominar, saber a hora certa de intervir e por quanto tempo falar é uma habilidade de comunicação indispensável para contribuir com eficácia em qualquer discussão em grupo.