结构

文档内容的组织方式被称为文档结构。赋予文档良好的结构，可以在章节之间建立起清晰的逻辑流，让读者能够轻松找到所需信息，并防止读者因面对杂乱无章的文字堆砌而产生困惑。

大多数人都熟悉书籍的结构：通常包含扉页、目录、引言、若干篇（每篇下设若干章，每章下设若干节）、结论和附录。

然而，除非你正在撰写一本书，否则书籍的架构往往超出了你的实际需求。

例如，如果你在编写一套新门禁卡系统的使用说明，包含目录、引言、篇、章、节、结论和附录就显得小题大做。相反，对于篇幅短于书籍的文档，我们通常会采用适合该特定文档类型的结构。

在商业领域，许多要求撰写的文档根据其所属类型，都具有通用的标准结构。

例如，撰写商业计划书时，应遵循其通用结构，通常包括：扉页、执行摘要、公司简介、管理团队背景、产品与服务、市场与销售策略、财务预测，以及融资需求（若企业正在寻求融资）。

如果是撰写项目进度报告，常见的结构可能是：扉页、已完成工作、进行中工作、剩余工作、交付时间表、项目交付风险、项目预算、资金消耗率以及行动项清单。

许多类型的商业文档都具有通用结构，包括财报、营收预测、销售展望、路演演示文稿、隐私政策、使用条款、操作手册、缺陷报告、产品路线图、组织架构图、员工名录以及项目计划。

在撰写文档时——在自创结构之前——先确认该文档类型是否存在通用的标准结构供你套用。

如果确实需要自创结构，通常有两种选择：边写边形成结构，或者在动笔前先敲定结构。

如果选择边写边构思结构，内容演进的自由度会更高，但可能会面临篇幅过多或关键内容缺失的风险。此外，任由文档结构自发形成会加大征求同事反馈的难度：他们无法仅通过快速浏览结构来提出建议，而必须通读整篇草稿才能理解你的主旨。

对于商务文档而言，在动笔前确立结构通常是更优的选择，因为仅撰写必要的内容要高效得多，而且在动笔前征求同事的反馈也容易得多。

确立文档结构通常涉及搭建标题层级，即列出各章节标题及其下属的小节标题列表。确立标题层级后，还需规划各小节内部内容的组织结构。

根据文档的性质，某些小节可能只包含纯文本段落，但在实际操作中，随着篇幅的增加，这往往会使阅读变得更加困难，因为人们很难耐着性子去读大段密集文字——通常被称为“文字墙”。

与其全盘使用段落，不如考虑利用加粗、列表、表格、图表和示意图，以避免给读者呈现令人望而生畏的文字墙。

在撰写段落时，对重点词句进行加粗有助于在读者扫读文档时建立视觉锚点，帮助他们更准确地把握段落的核心要点。段落加粗的关键在于克制，因为处处加粗等于没有加粗。通常至多在段落中间部分对少数核心词句进行加粗。在段首或段尾加粗的价值相对较低，因为在扫读时，段落的开头和结尾本身就已经是读者的视觉锚点。

如果段落中的信息可以用列表形式呈现，应尽量采用编号列表或项目符号列表；列表比段落更容易扫读，从而大幅增加每项内容被阅读和理解的概率。

在用表格展示数据时（这是商业文档中的常见需求），务必尽量少用网格线；过多的网格线往往会降低表格的可读性，而减少或去除网格线则有助于表格的快速浏览。

除了表格，还可以将数据呈现为饼图、柱状图或折线图，因为人们通常更倾向于一目了然地看图表，而不是费力审视表格中的行、列和单元格。如果仍需保留表格中的详细数据，可以考虑在图表旁附上承载相同信息的表格。

只要能够用示意图来呈现书面信息（无论是流程图、四象限图、原理图还是其他视觉化形式），通常都建议优先采用图示，因为与阅读文字相比，人们更偏好直观的视觉图像。

随着文档撰写的推进，你应该持续优化其结构，即使偏离了最初敲定的框架也在所不惜；毕竟，确保文档易于阅读和理解，远比固守最初的计划更为重要。