语气

写作的语气向读者传达了你的态度，但对方对你态度的解读可能与你的初衷大相径庭。

如果说关于书面沟通有什么是每个人都应该牢记的，那就是：任何口头说出来的话，一旦落实到文字上，听起来都会显得更加生硬严厉。

例如，如果你当面口头对某人说“祝你好运”，对方很可能会按你的本意来理解。然而，如果你在书面写下同样的字句并在句末加上句号，读起来可能带有威胁意味，比如“祝你好运。”如果后面加上感叹号，同样的字句又可能被解读为带有讽刺或居高临下的语气，比如“祝你好运！”

当我们对面前的人开口说话时，对方可以通过丰富的语境和非语言线索来判断我们说话的语气。而当我们落笔成文时，字句便脱离了我们直接掌控的语境，全凭阅读者的主观感受来解读我们试图传达的语气。

如果在阅读你的文字时，有人心里嘀咕：“他到底想表达什么？”，这可能意味着你的语气含糊不清。根据阅读者当时的心情、经历或者与你的关系，你所写的内容可能会完全符合你的本意，但也完全可能被对方随心所欲地随意解读。

人们很容易将这种现象归咎于他人疑神疑鬼或过于敏感，但这通常与我们大多数人在进行书面沟通时采用的构思过程有关。当我们写信给个人或团队时，往往会在脑海中想象自己正当面与他们交谈——身处一个中立的场合，每个人都能大致理解我们的意思。结果，你写出来的东西实际上等同于你当面发言的逐字记录，并自以为是地假定你所期望的语气就是对方接收到的语气。这是一个严重的错误，可能导致灾难性的后果。

假设你负责一个项目，想发一封电子邮件祝贺团队达成了一项重要里程碑。假设你对项目成员并不十分熟悉，也不太了解他们所面临的具体处境。再假设你是一位出色的演说者，幽默感极佳，通常轻而易举就能博得满堂初次相识之人的好感。

你坐下来写这封祝贺邮件，开篇表达了你对团队感到多么自豪，以及你明白大家在达成里程碑后一定如释重负。接着，你列出了几条要点，分享了你在以往项目中行之有效的经验技巧，旨在为他们提供助力。最后，你以一个笑话作为结尾，其中包含了这句话：“我们都知道，把事情一次做对永远没时间，但重做一遍总有时间”——这是一个你曾经在现场观众面前讲过、大家笑得前仰后合的笑话——最后以“祝你们在达成下一个里程碑时好运”作结。

发出邮件后，你对自己肯定团队成就的方式感到相当满意，并为自己提振了士气而暗自庆幸。

然而，邮件发出后不久，你便收到反馈，称这封邮件让团队大为恼火，大家觉得受到了冒犯和居高临下的轻视。

他们认为你的开场白不过是毫无意义的客套陈词滥调，你的要点清单实际上是在列举他们犯下的种种错误，你的玩笑带有讽刺与伤害意味，而祝他们好运则是一种毫不掩饰的隐性威胁。惊慌失措之下，你重新阅读了邮件，试图找出自己到底错在哪里，但无论你怎么看，这些文字在你的脑海里都显得合情合理，你完全无法理解团队为何会如此愤怒。

问题在于，这封邮件在撰写时完全没有考虑人们会如何解读其语气。错误在于，把书面沟通仅仅当成了口头表达的文字记录，而忽视了书面文本的语气完全取决于读者的主观解读。

作为一名专业人士，你应该在写作中保持中立的语气——摒除任何可能被误解为讽刺、傲慢或不尊重的成分——并使用坚定明确的语言，毫无歧义地传达你的真实意图。通常而言，留给语气解读的空间越小越好。

然而，即便我们竭尽全力保持中立语气，许多人依然会不时掉入一些陷阱之中。有些话表面看似礼貌客气，但实际上常被视为消极攻击。这些短语包括：“如果您能……我将不胜感激”、“希望您不介意”、“如果我没解释清楚请见谅”、“希望这已讲明”以及“温馨提示”。请尽量克制使用这些用语，以及任何其他表面客气但可能被解读为消极攻击的措辞。

人们在书面沟通中试图软化语气的另一个常见陷阱被称为“赞美三明治”，即撰写三个段落，首尾两段给予赞美，而中间一段提出批评。这种技巧被过度滥用，以至于人们早已洞悉其套路；赞美非但未能软化批评的语气，读者反而往往会直接忽略首尾段落，将注意力完全集中在批评上。

还有一个陷阱就是试图通过表情符号来软化行文语气。或许在过去的几十年里这种技巧曾发挥过作用，但在专业书面沟通中，一项相当严格的准则是：绝不要试图用表情符号来软化语气。

如果你发给某人的短信以笑脸表情结尾，根据对方的性格，该表情可能会使前面的话语显得充满讽刺和居高临下；比如，比起说“希望这有所帮助”，你说成“希望这有所帮助 😊”，后者很容易被解读为带着优越感的教训态度。

以果断明确的风格写作、避免赞美三明治和消极攻击式用语，并剔除表情符号，将降低你的语气被误解的几率。如果尽管你竭尽所能，语气仍被误解，你也可以确信自己已经做到了极致以保持中立语气，而造成误解的原因已超出你的控制范围。