进展汇报

在团队中工作通常需要你就当前进展进行汇报，通常称为现状汇报或工作进展同步。无论你是在汇报自己的工作、团队的工作，还是跨团队项目的进展，要做好一次出色的汇报，都应当遵循以下几项指导原则。

首先，你需要弄清楚自己有多少时间来进行汇报，这将决定你能提供多大程度的细节。如果大家期望你在不到一分钟内完成汇报——这在早间站会中往往是常态——若你大幅超出分配的时间，难免会引人不快。对于几乎任何类型的进展汇报，通常都存在对时长和细节深度的预期；如果你不确定这些预期是什么，就应当主动询问，直到明确掌握自己拥有多少时间以及大家期望了解多深层次的细节。

其次，在汇报时，你应该明确且坚定地说明哪些工作已完成、哪些工作正在进行中，以及还有哪些工作尚待完成。如果你是在汇报自己的个人工作，应当准确说明你自己具体完成了什么，并公开感谢任何协助过你的同事。在任何情况下都绝不应该将他人的工作据为己有；确保向提供过帮助的人致谢，也是防止暗示某项实际在同事协助下完成的工作是你独立搞定的一种有效方法。

第三，你应该预判他人可能会提出的问题，并预先练习对这些问题的回答。

例如，如果你提到自己进度落后，大家自然会想知道落后的原因。如果你提到自己缺乏所需的资源，大家会希望得到一份所需资源的清单——以及为什么你特别需要这些特定资源。

对于显而易见的问题，你应该准备好清晰而简练的答案；但如果有人提出了你未曾预料到的问题，且你需要更多时间思考答案，只需直接表明：“这是一个很好的问题，但我目前手头没有确切的答案。我会在今天下班前与您跟进，解答您的问题”，然后确保切实履行你的承诺。

第四，如果存在正在阻碍或可能阻碍进展的风险、瓶颈或障碍，应当予以明确清晰的阐述，但须注意两个极其重要的原则：绝不能找借口，也绝不能归咎于同事——即使你的借口合情合理，即使确实是同事的过失。

设想一下，你正在进行进展汇报，而你的工作出现延误是因为你正在等待IT部门在你的电脑上安装完成工作所需的软件。如果你说：“我无法开展工作，因为我一直在等IT部门安装软件”，那你不仅找了借口，还将责任推给了IT部门的同事。

这就引出了第五条原则：时刻以解决方案为导向。当遇到障碍时，在时间允许的情况下，你应该解释自己为扫除该障碍已采取了哪些步骤。换句话说，当有阻碍影响到你的工作进度或完成时，你应该对克服该障碍承担个人责任，而不应坐等他人为你排除障碍。

回到之前的场景，你的汇报不应是自己正在干等IT部门，而应是：“昨天我已经把笔记本电脑送到IT部门安装软件，由于他们手头的技术支持工单积压较多，让我周五再去查看。与此同时，我已经开始处理不需要该软件即可开展的其他任务。”

这印证了第六条原则：你的汇报绝不应当是“无事可做”，因为在任何组织中，永远都有工作可以推进。如果你手上没有任务，那么作为一名专业人士，主动寻找有价值且力所能及的工作是你的职责所在。毫无疑问，每一位雇主都更看重主动寻找工作去做的员工，而非无所事事、坐以待毙的人。

第七，绝不要在提出问题的同时不附带解决方案建议，尤其是在制定解决方案本就属于你职责范围的情况下。

例如，不要只给出这样的现状汇报：“我发现了一个客户订单未得到履约的问题”，然后把查明根本原因和寻求解决办法推给别人；你的进展汇报应该这样表述：“我发现了一个客户订单未得到履约的问题并对此进行了调查，目前看来是国际订单中缺失了部分收货地址信息。我认为可以通过把在线订单表格上的‘邮政编码（zip code）’标签修改为更通用的‘国际邮编（postal code）’来解决这个问题。”

最后，无论当前局势多么严峻，始终要给出积极且富有建设性的推进方案。

在推进必须按期交付的重要项目时，问题、障碍、风险、挑战、挫折和失望在所难免。尽管面临这样的现实，在专业的职场环境中，消极情绪永远没有立足之地，因为消极心态往往会阻碍人们发挥创造力去解决问题、克服障碍和缓解风险。以积极基调进行进展汇报的目的，并非对糟糕的现状粉饰太平，而是帮助大家更多地立足于实现成功成果的机遇来思考，而不是沉湎于消极结果的不可避免性。

不要说：“我本来按时完成了工作，但随后需求变了，现在我不得不从头再来”，而应说：“我们的需求发生了一些变更，这将需要额外的一些时间来落实。”这两句话在传递核心信息方面是等价的，但前者侧重于推卸责任，而后者则只是客观陈述现状事实。

学会有条理、专业地进行进展汇报将让你整个职业生涯获益匪浅，因为它是与同事协同合作、达成共同基石所在。