Darbietung
Um sicherzustellen, dass Ihr Publikum dem Gesagten aufmerksam folgt, benötigen Sie eine ansprechende Darbietung. Ihre Darbietung ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Inhalte vermitteln.
Mündliche und schriftliche Darbietung unterscheiden sich voneinander, weisen jedoch eine entscheidende Gemeinsamkeit auf: Beide hängen maßgeblich davon ab, wie sie beginnen. Um ein hohes Maß an Engagement zu erzeugen, müssen sowohl die mündliche als auch die schriftliche Kommunikation mit hervorragenden ersten Sätzen einsteigen. Dies setzt den Ton für Ihre Diskussion, Ihre Präsentation, Ihr Dokument oder Ihre E-Mail und ist ausschlaggebend dafür, Ihr Publikum davon zu überzeugen, dass Sie nicht langweilen werden und seine Zeit wert sind.
Überlegen Sie, wie Sie einem Publikum Verkaufsstatistiken, Projektstatusberichte oder Prognosen zum Nutzerwachstum präsentieren würden. Eine Vertriebspräsentation könnten Sie wie folgt beginnen: „Die folgende Präsentation befasst sich mit unseren Verkaufszahlen für das dritte Quartal.“ Den Projektstatus könnten Sie so einleiten: „Heute stelle ich die Risikofaktoren vor, die den Fertigstellungstermin unseres Projekts beeinflussen.“ Die Nutzerwachstumsprognose könnten Sie mit folgenden Worten eröffnen: „Wir werden die Rechenalgorithmen und statistischen Modelle untersuchen, mit denen die Raten für Nutzerakquise, -bindung und -abwanderung seit Jahresbeginn extrapoliert werden.“
All diese Eröffnungen weisen drei gemeinsame Merkmale auf: Sie sind präzise, professionell und extrem langweilig. Wenn Sie eine Präsentation mit einem trockenen, monotonen und tristen Satz beginnen, signalisieren Sie Ihrem Publikum, dass die gesamte Präsentation ebenso trocken, monoton und trist sein wird. Nach solchen Eröffnungssätzen klinkt sich das Publikum innerlich aus und verliert je nach Aufmerksamkeitsspanne womöglich gänzlich das Interesse.
Formulieren wir diese Einstiegssätze nun so um, dass sie ansprechender wirken. Für die Vertriebspräsentation könnten wir wählen: „Einige von Ihnen werden bald wohlhabend sein, und einige von Ihnen werden bald enttäuscht sein.“ Für den Projektstatus könnten wir eröffnen mit: „Die gute Nachricht ist: Wir können verhindern, gefeuert zu werden; die schlechte Nachricht ist: Einige von uns werden Überstunden machen müssen.“ Für die Nutzerwachstumsprognose könnten wir sagen: „Wir verzeichnen eine Flut neuer Nutzer, doch wenn wir weiterhin bestehende Nutzer verlieren, sind wir in drei Jahren pleite.“
Jede dieser Überarbeitungen verbessert den Eröffnungssatz. Doch je fesselnder Sie Ihren Einstieg gestalten, desto höher ist das Risiko, Ihr Publikum zu irritieren oder vor den Kopf zu stoßen. Schock, Ehrfurcht und Überraschung können einen Einstieg zwar packender machen, doch in einem professionellen Arbeitsumfeld wird ein schockierender, überwältigender oder überraschender Auftakt nicht immer als angemessen empfunden. Dem Publikum zu eröffnen, dass nur manche reich werden, Überstunden unvermeidlich sind oder das gesamte Unternehmen scheitern könnte, sichert Ihnen zwar die Aufmerksamkeit, kann aber auch Konsequenzen für Sie als Vortragenden haben.
Um die richtige Balance zwischen Professionalität und packender Vermittlung zu finden, empfiehlt es sich, die Präsentation vor einem kleinen Testpublikum zu halten und dessen Reaktionen zu beobachten.
Wenn Sie beispielsweise eine wichtige Präsentation vor dem gesamten Unternehmen halten müssen, hilft es, den Vortrag vorab einigen vertrauten Kollegen vorzustellen, von denen Sie ehrliches Feedback erwarten können. So vermeiden Sie es, in Fettnäpfchen zu treten. Wenn Ihr kleines Testpublikum von Ihrem Einstieg begeistert ist, sind Sie meist auf der sicheren Seite. Reagiert es jedoch ablehnend oder äußert Bedenken, müssen Sie nachjustieren, bis Ihr Einstieg sowohl packend als auch angemessen ist.
Haben Sie erst einmal einen starken Einstieg für Ihre Diskussion, Ihre Präsentation, Ihr Dokument oder Ihre E-Mail gefunden, gilt es, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums aufrechtzuerhalten. An diesem Punkt beginnen sich mündliche und schriftliche Kommunikation zu unterscheiden. Beide müssen jedoch demselben Grundprinzip folgen: Seien Sie niemals langweilig.
Eine mündliche Kommunikation, die leise, langsam und monoton ist, oder eine schriftliche Kommunikation, die als riesige Textwand erscheint, ist ermüdend. Um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu sichern, müssen Sie beide Schwachstellen gezielt angehen.
Setzen Sie bei der verbalen Kommunikation unterschiedliche Lautstärken, Tempi, Tonhöhen und Pausen ein, damit Ihr Publikum stets gespannt bleibt, wie Sie die nächste Information vermitteln. Sagen Sie beispielsweise statt: „Unser Projekt wird höchstwahrscheinlich pünktlich und im Budgetrahmen abgeschlossen werden und sämtliche Anforderungen unserer Kunden vollauf erfüllen“, denselben Satz mit gezielter Betonung und Varianz: „Unser Projekt wird höchstwahrscheinlich pünktlich und im Budgetrahmen abgeschlossen werden und sämtliche Anforderungen unserer Kunden vollauf erfüllen.“
Wenn Ihnen dies nicht von Natur aus liegt, können Sie sich diese Vortragsweise aneignen, indem Sie Schauspieler und Comedians beobachten und nachahmen; diese beherrschen die Publikumsbindung meisterhaft. Es gibt unzählige Vorbilder: Beginnen Sie mit jemandem, dessen Vortragsstil Sie besonders anspricht, und arbeiten Sie im Laufe der Zeit daran, diese Sprechweise in Ihre eigenen Präsentationen einfließen zu lassen.
In der schriftlichen Kommunikation besteht die Lösung, um aus einer Textwand etwas zu machen, das die Menschen tatsächlich lesen möchten, darin, Aufzählungspunkte und Fettdruck gezielter einzusetzen, um den Text visuell aufzulockern, und relevante visuelle Elemente passend zum Inhalt einzustreuen.
Wenn Sie beispielsweise mehrere Punkte in einem Absatz anführen, unterteilen Sie diese in Aufzählungszeichen. Ist ein bestimmtes Wort, eine Phrase oder ein Satz von besonderer Bedeutung, heben Sie diese Stelle durch Fettdruck hervor, um den Blick darauf zu lenken. Lässt sich ein Teil Ihrer Informationen in einem Diagramm darstellen, erstellen Sie eine Grafik und platzieren Sie diese neben dem entsprechenden Absatz. Wenn ein Foto Ihren Gedanken klarer vermitteln kann, setzen Sie es ein.
Da die wenigsten Menschen Grafikdesigner sind, kann der Versuch, ein ansprechendes Dokument von Grund auf neu zu gestalten, schnell in einem unübersichtlichen Durcheinander aus Text, Aufzählungen, Fettungen, Diagrammen und Bildern enden. Glücklicherweise gibt es Dokumentvorlagen, die genau vorgeben, wo Inhalte platziert werden sollten, um optimal zu wirken. Solche Vorlagen existieren für praktisch jedes Texterstellungs- und Layoutprogramm; es kommt lediglich darauf an, die für Ihre Anforderungen passende Vorlage auszuwählen.
Zu lernen, wie man Informationen so vermittelt, dass sie das Publikum fesseln, ist eine fundamentale Kommunikationskompetenz. Sollten Sie jemals das Gefühl haben, dass man Ihnen beim Sprechen oder Schreiben nicht aufmerksam folgt, prüfen Sie kritisch, ob Ihre Darbietung so ansprechend wie möglich gestaltet ist. Denn eine packende Darbietung kann der entscheidende Faktor dafür sein, ob Menschen Ihnen zuhören und das lesen, was Sie verfassen.