Veröffentlichung

Nachdem Sie Ihren Erstentwurf zur Endfassung überarbeitet und Ihre Arbeit sorgfältig Korrektur gelesen haben, bis sie fehlerfrei ist, ist es nun an der Zeit, das Geschriebene zu veröffentlichen.

Rein technisch betrachtet ist das Veröffentlichen lediglich der Vorgang, ein Dokument für Ihre Zielgruppe verfügbar zu machen. In der Praxis sollte der Veröffentlichungsprozess jedoch auch beinhalten, Ihre Zielgruppe darauf hinzuweisen, dass es etwas gibt, das sie lesen sollte.

Beispielsweise haben Sie ein Dokument technisch gesehen veröffentlicht, wenn Sie es im Unternehmens-Intranet zum Download bereitstellen. Wenn jedoch niemand weiß, dass Ihr Dokument existiert, wird auch niemand wissen, dass er es lesen soll. In diesem Fall sollte der Veröffentlichungsprozess sowohl die Bereitstellung im Intranet als auch das Versenden des Links an die Beteiligten umfassen – sei es per Textnachricht, Chat oder E-Mail.

In der Geschäftswelt werden Benachrichtigungen über fertiggestellte Dokumente bevorzugt per E-Mail versendet, da E-Mails im Unternehmenskontext das Standardmittel sind, um Vorgänge nachvollziehbar zu belegen. In der Praxis bedeutet dies: Behauptet jemand, nicht über die Veröffentlichung eines Dokuments informiert worden zu sein, obwohl eine Benachrichtigung an seine geschäftliche E-Mail-Adresse ging, gilt er formell als benachrichtigt – denn es liegt in seiner Verantwortung, seinen Posteingang im Blick zu behalten.

Da Dokumente nach ihrer Erstveröffentlichung zudem häufig überarbeitet werden, ist es oft ratsam, das Dokument als Dateianhang mitzusenden, anstatt nur einen Link zu verschicken. So wird präzise festgehalten, was wann an wen gesendet wurde. Wird lediglich ein Link bereitgestellt, gibt es keine Garantie, dass die aktuell abrufbare Version des Dokuments noch der Version zum Zeitpunkt des ursprünglichen E-Mail-Versands entspricht.

Selbst ohne Link oder Anhang kann eine E-Mail selbst als veröffentlichtes Dokument fungieren – und sei es nur deshalb, weil der Inhalt eines Dokuments in den meisten Fällen direkt in den Textkörper einer E-Mail kopiert werden kann, ungeachtet etwaiger Formatierungsunterschiede.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie müssen Ihr Team über eine schwierige Situation informieren, und Sie entscheiden sich dafür, eine E-Mail zu verfassen, die den Sachverhalt, seine Ursachen, die Betroffenen und das geplante Vorgehen des Unternehmens darlegt. Möglicherweise entwerfen Sie die E-Mail zunächst als separates Dokument und kopieren dessen Inhalt vor dem Absenden in den E-Mail-Text. In diesem Fall fungiert die E-Mail selbst als das Dokument, das veröffentlicht wird.

Wenn wir eine E-Mail als Dokument betrachten, das wir in dem Moment veröffentlichen, in dem wir auf „Senden“ klicken, tritt eine der wichtigsten Grundregeln der gesamten professionellen schriftlichen Kommunikation klar hervor: Senden Sie unter keinen Umständen eine E-Mail, wenn Sie frustriert, wütend oder aufgebracht sind.

Ist eine Situation ernst genug, suchen Sie das persönliche Gespräch oder greifen Sie zum Telefon. Wenn wir aufgewühlt sind, geraten unsere E-Mails schnell defensiv, anklagend, respektlos und unprofessionell – nichts davon wirft ein positives Licht auf uns. Und sobald die E-Mail versendet ist, liegt sie dauerhaft in den Posteingängen der Empfänger. Selbst wenn Sie versuchen würden, die E-Mail gemeinsam mit Ihrem Systemadministrator zurückzurufen: Sehr wahrscheinlich haben Empfänger sie bereits gesehen – und Gelesenes lässt sich nicht ungeschehen machen.

Sollten Sie sich jemals frustriert, wütend oder aufgebracht wiederfinden und bemerken, wie Sie voller Zorn in die Tasten tippen, um jemandem gründlich die Meinung zu sagen: Treten Sie vom Bildschirm zurück, schlafen Sie eine Nacht darüber und überdenken Sie am nächsten Morgen, wie Sie die Situation angehen möchten. Eine einzige E-Mail kann Ihre Reputation und Ihre Karrierechancen in einem Unternehmen mühelos zerstören und sogar zur Kündigung führen. Bei E-Mails gilt: Wenn Sie Zweifel haben, ob Sie sie absenden sollten, senden Sie sie nicht ab. Treten Sie einen Schritt zurück, schlafen Sie darüber und überdenken Sie Ihr Vorgehen, sobald Sie wieder ruhig sind und klar denken können.

Ganz allgemein unterstreicht dieses Szenario, wie entscheidend das Gespür für das richtige Timing einer Veröffentlichung ist. Mit anderen Worten: Nur weil Sie etwas jetzt veröffentlichen können, bedeutet das noch lange nicht, dass jetzt auch ein guter Zeitpunkt dafür ist.

Der Hauptgrund, warum man ein fertiges Dokument nicht sofort veröffentlicht, sondern die Publikation verzögert, liegt darin, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass es gelesen wird – indem man es zum günstigsten Zeitpunkt versendet, um maximale Aufmerksamkeit zu erzielen.

So sind beispielsweise Montagmorgen um 9:00 Uhr und Freitagabend um 17:00 Uhr denkbar ungünstige Zeitpunkte, um Empfänger auf ein Dokument hinzuweisen. Am Montag müssen die meisten Mitarbeiter zahlreiche ungelesene E-Mails vom Freitag und vom Wochenende aufarbeiten; beim Durchforsten des Posteingangs geht Ihre Benachrichtigung leicht unter. Am Freitagnachmittag um 17:00 Uhr wiederum möchten die Menschen ins Wochenende starten und werden kurz vor Feierabend in der Regel nicht mehr innehalten, um Ihr Dokument zu studieren.

Dieser strategische Ansatz zur zeitlichen Steuerung des E-Mail-Versands wird als „Send-Time-Optimization“ (Optimierung des Sendezeitpunkts) bezeichnet und ist ein wesentlicher Faktor, wann immer Sie eine E-Mail versenden, die Beachtung finden soll. Obwohl dieses Konzept primär aus dem E-Mail-Marketing stammt, ist es eine äußerst nützliche Denkhaltung für jede Situation, in der Sie die Wahrscheinlichkeit maximieren wollen, dass Ihre Nachricht tatsächlich gelesen wird. Der Schlüssel liegt in der Frage: „Ist jetzt der beste Zeitpunkt für den Versand oder sollte ich auf einen günstigeren Moment warten?“

Eine Verzögerung der Veröffentlichung bis zum optimalen Zeitpunkt kann jedoch dann zur Herausforderung werden, wenn eine Frist einzuhalten ist.

Haben wir beispielsweise eine Frist zum Ende der Arbeitswoche und werden punktgenau am Freitag um 17:00 Uhr fertig, ist die Versuchung groß, das Dokument sofort zu veröffentlichen, um die Frist formal einzuhalten. Gibt es jedoch einen besseren Veröffentlichungszeitpunkt, empfiehlt es sich, die Person zu kontaktieren, die die Frist gesetzt hat: Senden Sie ihr das fertige Dokument als Nachweis der Fertigstellung und bitten Sie um Genehmigung, die Veröffentlichung an den größeren Verteiler auf einen Zeitpunkt zu verschieben, an dem die E-Mail mit höherer Wahrscheinlichkeit wahrgenommen und das Dokument gelesen wird.

Nach all der Mühe, einen Erstentwurf zur Endfassung zu verfeinern, und der akribischen Arbeit des Korrekturlesens ist das Letzte, was Sie wollen, dass Ihre Arbeit im Posteingang von jemandem untergeht, weil Sie die Veröffentlichung übereilt vor dem optimalen Zeitpunkt vorgenommen haben. Indem Sie gezielt darüber nachdenken, wie und wann Sie ein Dokument veröffentlichen, erhöhen Sie die Chancen, dass die darin enthaltenen Informationen in Ihrem Unternehmen wirkungsvoll ankommen, und stellen sicher, dass Ihre harte Arbeit die verdiente Aufmerksamkeit erhält.