Pünktlichkeit
Pünktlich zur Arbeit zu erscheinen, pünktlich an Meetings teilzunehmen und Arbeitsergebnisse termingerecht zu liefern, sind grundlegende Aspekte professionellen Verhaltens. Wenn man sich nicht darauf verlassen kann, dass jemand zur vereinbarten Zeit am vereinbarten Ort ist oder getroffene Zusagen zuverlässig einhält, wird es anderen schwerfallen, dieser Person überhaupt etwas anzuvertrauen.
Professionals erscheinen pünktlich zur Arbeit, damit Kollegen wissen, wann mit ihnen zu rechnen ist und ab wann alle verfügbar sind, um die gemeinsame Arbeit aufzunehmen. Wenn wir zu spät zur Arbeit kommen, signalisieren wir Verantwortungslosigkeit, mangelnden Respekt vor der Zeit unserer Kollegen und Gleichgültigkeit gegenüber der Produktivität unserer Organisation.
Gibt es in Ihrem Unternehmen Kernarbeitszeiten von 9:00 bis 17:00 Uhr, sollten Sie spätestens um 9:00 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz sein, da Kollegen möglicherweise Ihre Unterstützung benötigen, eine Frage stellen wollen oder Ihren Beitrag zu einer Diskussion brauchen. Erscheinen Sie stattdessen erst um 9:30 Uhr, sind Kollegen, die Sie gebraucht hätten, gezwungen, auf Ihr Eintreffen zu warten – das verschwendet deren Zeit und mindert die Gesamtproduktivität.
Zwar gibt es immer einen triftigen Grund dafür, zu spät zur Arbeit zu kommen – schließlich liegen viele Dinge außerhalb unserer Kontrolle –, doch es gibt niemals eine gültige Ausrede: Denn als Professional liegt es in Ihrer Verantwortung – und der von niemand anderem –, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.
Eine bewährte Strategie für pünktliches Erscheinen besteht darin, Ihren Zeitplan so weit vorzuverlegen, dass Sie ausreichend Pufferzeit für unvorhergesehene Zwischenfälle haben.
Wachen Sie beispielsweise gelegentlich 30 Minuten zu spät auf, stellen Sie Ihren Wecker 30 Minuten früher. Besteht das Risiko, Bus, Zug oder U-Bahn zu verpassen, seien Sie so früh an der Haltestelle oder am Bahnhof, dass ein Verpassen ausgeschlossen ist. Wenn Sie wissen, dass die Verkehrslage stark schwankt, fahren Sie früh genug los, um sicher vor der Hauptverkehrszeit an der Arbeit zu sein.
Ein bekanntes Sprichwort lautet: „Wer pünktlich ist, ist zu spät. Wer zu früh ist, ist pünktlich.“ Es erinnert uns daran, zeitig da zu sein, damit wir niemals zu spät kommen.
Pünktlich zu Meetings zu erscheinen, erfordert lediglich, dass wir auf Benachrichtigungen zu bevorstehenden Besprechungen achten. Wenn wir Terminerinnerungen ignorieren und zu spät zu einem Meeting kommen, signalisieren wir dem Organisator, dass uns sein Termin gleichgültig ist, und den übrigen Teilnehmern, dass uns das, was sie vor unserem Eintreffen gesagt haben könnten, unwichtig war.
Haben Sie nahtlos aufeinanderfolgende Meetings und droht ein Termin den nächsten zu verzögern, sollten Sie sich aus dem ersten Meeting rechtzeitig verabschieden, um zum zweiten nicht zu spät zu kommen. Wenn Sie beispielsweise um 10:00 Uhr ein einstündiges Meeting haben und direkt im Anschluss um 11:00 Uhr der nächste Termin ansteht, sollten Sie den Organisator um 10:55 Uhr höflich darauf hinweisen, dass Sie um 11:00 Uhr ein Folgemeeting haben und sich deshalb verabschieden müssen.
Während pünktliches Erscheinen zur Arbeit lediglich vorausschauende Planung erfordert und Pünktlichkeit bei Meetings nur Aufmerksamkeit gegenüber Terminerinnerungen voraussetzt, verlangt die termingerechte Fertigstellung von Arbeitsaufträgen oft erhebliche Erfahrung – denn sie läuft letztlich darauf hinaus, Erwartungen richtig zu steuern. Wecken wir Erwartungen bezüglich eines Fertigstellungstermins und verfehlen dann unsere eigene Frist, signalisieren wir, dass wir unzuverlässig sind und man uns wichtige Aufgaben nicht anvertrauen sollte.
Die Herausforderung bei der Festlegung von Lieferfristen besteht darin, dass es Situationen gibt, in denen man unmöglich genau vorhersagen kann, wie viel Zeit man benötigen wird – insbesondere dann, wenn man nicht weiß, was man nicht weiß, wie es bei neuen Aufgaben typischerweise der Fall ist.
Werden Sie beispielsweise gebeten, eine wöchentliche Vertriebsübersicht zu erstellen, und Sie haben dies bereits das ganze letzte Jahr über getan, wissen Sie genau, wie lange diese Arbeit dauern sollte. Werden Sie hingegen damit beauftragt, einen Quartalsfinanzbericht zu erstellen, haben dies jedoch noch nie zuvor getan, wissen Sie nicht, was Sie nicht wissen – und können folglich auch nicht abschätzen, wie viel Zeit die Fertigstellung in Anspruch nehmen wird.
Selbst wenn Sie eine Aufgabe bereits kennen und eine genaue Vorstellung vom Zeitaufwand haben, sollten Sie dennoch Pufferzeit einplanen – für den Fall, dass etwas nicht nach Plan läuft. Wie viel Puffer erforderlich ist, hängt in der Regel von der Komplexität der Aufgabe ab, da höhere Komplexität meist mit größeren Lieferrisiken einhergeht. Als Faustregel gilt: Ein Zeitpuffer von 30 % bietet ein angemessenes Polster für risikoarme Aufgaben, während bei sehr risikoreichen Aufgaben ein Puffer von 300 % erforderlich sein kann – selbst wenn Sie Ähnliches schon einmal gemacht haben.
Wenn Sie Erwartungen bezüglich des Fertigstellungszeitpunkts formulieren, sollte Ihre Antwort entweder ein Termin inklusive Pufferzeit sein oder die Aussage: „Ich bin mir nicht sicher, wann ich das fertigstellen kann – bis wann benötigen Sie es?“ Wird Ihnen ein Wunschtermin genannt, können Sie erwidern: „Ich werde mein Bestes tun, es innerhalb dieses Zeitrahmens fertigzustellen, kann es aber nicht garantieren.“
Einzugestehen, dass man nicht weiß, wie lange etwas dauern wird – wenn man es tatsächlich nicht weiß –, zeugt von Ehrlichkeit; und als Professional sollten Sie stets nach Ehrlichkeit streben. Es ist weitaus besser, als jemand bekannt zu sein, der sagt: „Ich bin mir nicht sicher, wann ich das fertigstellen kann“, als den Ruf von jemandem zu haben, der feste Zusagen macht, diese aber nie einhält.
Sobald Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie die Zeit genau im Auge behalten und darauf achten, so produktiv wie möglich zu sein. Stellen Sie fest, dass etwas länger dauert als erwartet, sollten Sie unverzüglich Kontakt mit dem Auftraggeber aufnehmen und die Erwartungen neu abstimmen, indem Sie Ihre revidierte Zeitschätzung für die Fertigstellung mitteilen. In der Regel reagieren Menschen wesentlich verständnisvoller, wenn sie vor Fristablauf über eine Verzögerung informiert werden, als wenn sie erst am Fälligkeitstag davon erfahren.
Pünktlich zur Arbeit zu erscheinen, Meetings niemals zu verpassen oder zu spät zu kommen und Erwartungen an Fertigstellungstermine verlässlich zu steuern – all dies bildet das Fundament Ihres professionellen Rufs. Wenn man sich nicht darauf verlassen kann, dass Sie da sind, wo und wann Sie gebraucht werden, oder darauf, dass Sie halten, was Sie zusagen, wird man Sie kaum als Professional wahrnehmen – ganz gleich, wie hoch Ihre fachliche Expertise sein mag.