Updates

Die Arbeit im Team erfordert häufig, über den erzielten Fortschritt zu berichten – gemeinhin als Status-Updates bezeichnet. Ganz gleich, ob Sie über Ihre eigene Arbeit, die Leistung Ihres Teams oder ein teamübergreifendes Projekt berichten: Es gibt mehrere Richtlinien, die Sie befolgen sollten, um ein überzeugendes Update zu liefern.

Erstens müssen Sie klären, wie viel Zeit Ihnen für Ihr Update zur Verfügung steht, denn davon hängt der Detaillierungsgrad ab, den Sie vermitteln können. Wenn von Ihnen erwartet wird, dass Sie Ihr Update in weniger als einer Minute geben – wie es häufig in morgendlichen Stand-up-Meetings der Fall ist –, wird es negativ auffallen, wenn Sie die zugewiesene Zeit deutlich überschreiten. Bei nahezu jeder Art von Status-Update gibt es bestimmte Erwartungen an Zeitrahmen und Detailtiefe. Wenn Sie sich darüber nicht im Klaren sind, sollten Sie so lange nachfragen, bis Sie ein genaues Bild davon haben, wie viel Zeit Sie haben und welcher Detaillierungsgrad erwartet wird.

Zweitens sollten Sie bei Ihrem Update bestimmt und präzise darüber sprechen, welche Aufgaben abgeschlossen sind, woran aktuell gearbeitet wird und was noch aussteht. Wenn Sie über Ihre eigene Arbeit berichten, sollten Sie exakt darlegen, was Sie persönlich geleistet haben, und die Kollegen namentlich würdigen, die Sie unterstützt haben. Unter keinen Umständen sollten Sie fremde Leistungen als Ihre eigenen ausgeben. Indem Sie diejenigen erwähnen, die Ihnen geholfen haben, verhindern Sie zugleich den Eindruck, Sie hätten etwas im Alleingang vollbracht, das in Wirklichkeit durch Teamarbeit entstanden ist.

Drittens sollten Sie mögliche Fragen antizipieren und im Vorfeld Antworten darauf vorbereiten.

Wenn Sie beispielsweise berichten, dass Sie im Verzug sind, werden die Beteiligten verständlicherweise wissen wollen, woran das liegt. Wenn Sie erklären, dass Ihnen benötigte Ressourcen fehlen, wird man eine präzise Aufstellung dieser Ressourcen erwarten – samt Begründung, warum genau diese Mittel erforderlich sind.

Auf naheliegende Fragen sollten Sie klare und prägnante Antworten bereithalten. Werden Sie mit einer unerwarteten Frage konfrontiert und benötigen Zeit zum Nachdenken, sagen Sie einfach: „Das ist ein wichtiger Punkt, auf den ich im Moment noch keine fundierte Antwort habe. Ich melde mich bis zum Ende des Tages bei Ihnen, um die Frage zu beantworten“ – und stellen Sie anschließend sicher, dass Sie diese Zusage auch verlässlich einhalten.

Viertens: Gibt es Risiken, Blockaden oder Hindernisse, die den Fortschritt behindern oder behindern könnten, müssen diese klar benannt werden – allerdings unter zwei entscheidenden Bedingungen: Suchen Sie niemals nach Ausreden, und schieben Sie niemals Kollegen die Schuld zu – selbst dann nicht, wenn Ihre Begründung stichhaltig ist oder Kollegen tatsächlich Fehler gemacht haben.

Stellen Sie sich vor, Sie geben ein Status-Update, bei dem sich Ihre Arbeit verzögert, weil Sie darauf warten, dass die IT-Abteilung eine für Ihre Aufgaben erforderliche Software auf Ihrem Rechner installiert. Wenn Sie sagen: „Ich kann nicht anfangen, weil ich darauf warte, dass die IT die Software installiert“, flüchten Sie sich in eine Ausrede und weisen zugleich den Kollegen in der IT die Schuld zu.

Das führt zur fünften Richtlinie: Seien Sie ausnahmslos lösungsorientiert. Wenn Sie auf ein Hindernis stoßen, sollten Sie – sofern es der Zeitrahmen erlaubt – erläutern, welche Schritte Sie unternommen haben, um das Problem eigenständig aus dem Weg zu räumen. Mit anderen Worten: Wenn etwas Ihren Fortschritt oder die Fertigstellung Ihrer Arbeit behindert, sollten Sie die persönliche Verantwortung für die Überwindung dieses Hindernisses übernehmen und nicht erwarten, dass andere es für Sie lösen.

Um auf das vorherige Szenario zurückzukommen: Statt zu melden, dass Sie auf die IT-Abteilung warten, sollte Ihr Status vielmehr lauten: „Ich habe meinen Laptop gestern zur IT gebracht, um die Software installieren zu lassen. Man bat mich, mich gegen Ende der Woche noch einmal zu melden, da das Team derzeit durch Support-Tickets stark ausgelastet ist. In der Zwischenzeit habe ich mit Aufgaben begonnen, für die diese Software nicht erforderlich ist.“

Dies veranschaulicht die sechste Richtlinie: Ihr Update darf niemals die Botschaft vermitteln, dass Sie untätig sind, denn in jedem Unternehmen gibt es fortlaufend sinnvolle Aufgaben. Wenn Sie keinen klaren Arbeitsauftrag haben, liegt es in Ihrer Verantwortung als Fachkraft, sich eigenständig wertstiftende Aufgaben zu suchen. Jede Führungskraft schätzt Mitarbeiter, die proaktiv nach Arbeit suchen, weit mehr als solche, die tatenlos abwarten.

Siebtens: Sprechen Sie niemals ein Problem an, ohne zugleich einen Lösungsvorschlag zu unterbreiten – insbesondere dann, wenn das Entwickeln von Lösungen zu Ihrem Aufgabenbereich gehört.

Anstatt beispielsweise zu melden: „Ich habe festgestellt, dass Kundenbestellungen nicht ausgeführt werden“, und es dann anderen zu überlassen, die Ursache zu analysieren und eine Lösung zu finden, sollte Ihr Status-Update lauten: „Ich habe festgestellt, dass Kundenbestellungen nicht ausgeführt werden, und bin der Sache nachgegangen: Offenbar fehlt bei internationalen Bestellungen ein Teil der Lieferadresse. Wir können dies voraussichtlich beheben, indem wir das entsprechende Feld in unserem Online-Bestellformular von ‚ZIP-Code‘ auf ‚Postleitzahl‘ anpassen.“

Schließlich: Zeigen Sie stets einen positiven und produktiven Weg nach vorn auf, ganz gleich, wie anspruchsvoll oder kritisch die aktuelle Situation ist.

Bei der Arbeit an bedeutenden Projekten mit festen Fristen wird es ausnahmslos Probleme, Hindernisse, Risiken, Herausforderungen, Frustrationen und Rückschläge geben. Dennoch gibt es im professionellen Umfeld keine Rechtfertigung für destruktive Negativität, da diese Menschen davon abhält, lösungsorientiert über Problembewältigung, Hindernisbeseitigung und Risikominimierung nachzudenken. Das Ziel eines Status-Updates mit positivem Grundton besteht nicht darin, Fehlentwicklungen zu beschönigen, sondern darin, den Fokus auf die Handlungsspielräume zur Zielerreichung zu lenken, anstatt sich auf die scheinbare Unausweichlichkeit eines Misserfolgs zu fixieren.

Statt zu sagen: „Ich war pünktlich fertig, aber dann wurden die Anforderungen geändert und jetzt muss ich von vorn anfangen“, formulieren Sie: „Es gab eine Anforderungsänderung, deren Einarbeitung etwas zusätzliche Zeit erfordert.“ Beide Aussagen vermitteln denselben sachlichen Kern, doch die erste konzentriert sich auf Schuldzuweisungen, während die zweite sachlich die Realität darstellt.

Zu lernen, wie man professionelle Status-Updates gibt, wird Ihnen während Ihrer gesamten beruflichen Laufbahn zugutekommen – denn es bildet das Fundament für die erfolgreiche Zusammenarbeit auf ein gemeinsames Ziel hin.