Trabajo preparatorio

El éxito de una negociación a menudo depende de la cantidad de trabajo preparatorio realizado de antemano. Al comprender a fondo con quién está negociando, qué busca y cómo todos pueden obtener lo que desean, podrá formular una estrategia de negociación con una probabilidad muy alta de éxito.

Al realizar el trabajo preparatorio de una negociación, suele ser mucho más importante formular las preguntas correctas que encontrar las respuestas correctas, ya que las preguntas tienden a permanecer constantes a lo largo del tiempo, mientras que las respuestas pueden cambiar en cualquier momento según el rumbo que tome la negociación.

Para identificar las preguntas adecuadas, podemos comenzar planteándonos interrogantes del tipo «quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo». Por ejemplo:

¿Con quién voy a negociar? ¿Quiénes son los responsables de la toma de decisiones?

¿Qué estoy negociando? ¿Qué estoy dispuesto a aceptar?

¿Cuándo tendrá lugar la negociación? ¿Cuándo necesito tener un acuerdo firmado?

¿Dónde se llevará a cabo la negociación? ¿Dónde se sentará cada persona?

¿Por qué alguien aceptaría mis términos? ¿Por qué no los aceptaría?

¿Cómo debo responder a las objeciones? ¿Cómo puedo persuadirles de que acepten mis términos?

Averiguar quiénes son los responsables de la toma de decisiones es una pregunta fundamental que debe resolverse antes de la negociación; de lo contrario, podría estar negociando con las personas equivocadas si estas carecen de autoridad para tomar decisiones definitivas sobre la aceptación de sus términos.

Saber por qué alguien aceptaría o rechazaría sus condiciones suele depender del poder de negociación que usted posea. Si tiene toda la ventaja, esa será la razón por la que aceptarán el acuerdo. Si carece por completo de influencia, tendrá que ser sumamente creativo para idear motivos por los cuales sus términos siquiera lleguen a considerarse.

Podría argumentarse que descubrir cómo persuadir a alguien para que acepte sus términos, así como saber cómo responder a las objeciones que la otra parte pueda presentar, es donde radica el verdadero poder del trabajo preparatorio. Si ya conoce de antemano cuáles serán las objeciones y dispone de argumentos persuasivos listos para abordarlas, tendrá muchas más probabilidades de superar los obstáculos que impiden alcanzar un acuerdo.

Por lo general, existen dos enfoques para hallar respuestas a las preguntas antes de una negociación: investigar y hablar con las personas.

La investigación es la piedra angular del trabajo preparatorio, pero las personas suelen invertir muy poco tiempo en investigar, prefiriendo improvisar el día de la negociación. La realidad es que, cuanto más complejo sea el acuerdo que se negocia, más tiempo se requiere para investigar.

Por ejemplo, si tuviera que negociar con un proveedor de catering el precio del almuerzo para una fiesta corporativa, debería conocer de antemano el menú deseado, cuánto cobra habitualmente ese proveedor y qué cobraría la competencia por el mismo menú. Podría ponerse en contacto con otros proveedores para obtener ofertas comparativas y utilizarlas durante su negociación.

Si bien la investigación para negociar un precio más bajo en un servicio de catering podría requerir solo una tarde, si estuviera negociando un acuerdo multinacional sobre cambio climático en las Naciones Unidas, necesitaría concederse mucho más tiempo que una tarde. Para una negociación de tal envergadura, meses de preparación previa serían tanto apropiados como recomendables.

Además de investigar, también debe hablar con las personas, ya que podría sorprenderle la cantidad de información estratégica que puede obtener al entablar la conversación adecuada con la gente indicada.

Por ejemplo, aunque no pudiera hablar con un nuevo cliente antes de una negociación, podría comunicarse con clientes actuales para comprender mejor qué les agrada o desagrada de sus productos, con la expectativa de que cuantas más conversaciones mantenga con clientes actuales, mejor preparado estará para responder a las preguntas de los clientes potenciales.

Otro ejemplo: si estuviera negociando una prórroga de plazo para el proyecto de su equipo, podría indagar si otros proyectos han solicitado prórrogas, si se les concedieron y de qué duración. Así, si durante la negociación le dicen que está solicitando demasiado tiempo adicional, podría señalar que a otros proyectos con mayor retraso se les concedieron prórrogas más extensas que la solicitada por usted.

Al hablar con las personas, también debe procurar discernir lo que sus interlocutores desean frente a lo que realmente necesitan. Comprender los deseos y las necesidades le permite ajustar su enfoque a medida que se debaten los distintos puntos de la negociación.

Por ejemplo, si sabe que su cliente desea un precio más bajo, pero necesita que el producto esté instalado para una fecha concreta, sabrá que puede ceder en el precio, pero no en el plazo. En ese caso, podría aceptar plenamente la fecha de instalación requerida y, con la buena voluntad ganada al comprometerse con su cronograma, dedicar el tiempo restante a capitalizar esa disposición favorable a cambio de un precio más elevado.

Cualesquiera que sean los métodos que emplee en su investigación o el tiempo que dedique a hablar con las personas, su objetivo debe ser iniciar la negociación con la seguridad de que no será tomado por sorpresa por lo que alguien diga, no se verá desarmado ante una pregunta cuya respuesta debería conocer y no se quedará sin argumentos si alguien plantea una objeción. Nunca debería sentirse nervioso en una negociación; pero si lo está, simplemente podría significar que no está preparado y que necesita dedicar más tiempo al trabajo preparatorio.