Resúmenes

Cuando redactamos un documento o correo electrónico de más de unos pocos párrafos, las primeras frases deben constituir un resumen de lo expuesto. Esto se conoce como estilo de redacción de pirámide invertida, en el que, en lugar de avanzar gradualmente hacia una síntesis final, trasladamos esencialmente la conclusión al inicio.

Por ejemplo, si redactáramos un correo electrónico para comunicar el estado de un proyecto, en lugar de comenzar con los antecedentes, continuar con los detalles de cómo se llegó a ese punto y finalizar con una conclusión sobre el estado actual, comenzaríamos directamente con el estado del proyecto, seguido de los antecedentes y los datos de respaldo.

Al redactar con el formato de pirámide invertida, buscamos evitar que el lector considere que el documento o correo electrónico es demasiado extenso y, en consecuencia, desista de leerlo. Desde la perspectiva del lector, esta situación se resume como TL;DR, sigla en inglés de «Too Long; Didn't Read» (Demasiado largo; no lo leí). En casos extremos, alguien podría responder a un correo extenso únicamente con las siglas «TL;DR» para manifestar de forma explícita que no lo leerá debido a su longitud. Aunque nunca debería enviarse un TL;DR —dado que resulta descortés e irrespetuoso—, la crítica de fondo suele ser válida.

El motivo por el cual las personas envían —o al menos se sienten tentadas a enviar— una respuesta TL;DR es que el tiempo suele ser escaso para todos. Cuando alguien recibe un correo o documento excesivamente largo que no comienza con un resumen claro y conciso, debe elegir entre perder tiempo leyendo información secundaria que le resulta irrelevante, o no leer nada y asumir el riesgo de pasar por alto aspectos críticos.

La realidad es que, cuanto menos tiempo tiene una persona, mayor es la probabilidad de que prefiera perderse algo importante antes que malgastar su tiempo. Por lo tanto, si envía un correo electrónico o documento extenso sin un resumen a alguien sumamente ocupado, no debería sorprenderle que no lo lea.

Un buen resumen debe ubicarse en la parte superior del documento o correo electrónico y ayudar al lector a evaluar tanto la relevancia del contenido para su función como la necesidad de leerlo en su totalidad.

Los resúmenes pueden clasificarse en tres tipos: un lede, que suele ser una sola oración; un abstract, que suele ser un único párrafo; y un resumen ejecutivo, que generalmente consta de varios párrafos.

Un lede (deletreado L-E-D-E) es una sola oración que capta de inmediato la atención del lector y le ayuda a decidir si debe continuar leyendo. Siguiendo el ejemplo anterior del correo sobre el estado de un proyecto, un buen lede podría ser: «El Proyecto de Migración de Datos avanza según lo previsto para entregarse en septiembre, pero existen riesgos que podrían posponer la fecha de entrega hasta noviembre».

Este lede cumple tres objetivos en una sola frase: permite determinar si el correo es relevante mediante «Proyecto de Migración de Datos»; transmite la información más crítica mediante «avanza según lo previsto para entregarse en septiembre»; e incita al lector a profundizar mediante «pero existen riesgos que podrían posponer la fecha de entrega hasta noviembre».

Aprender a redactar un buen lede es, posiblemente, la habilidad más versátil en la comunicación escrita, ya que puede utilizarse como asunto de un correo electrónico, título de un artículo, titular de prensa, subtítulo, pie de foto, mensaje de texto, mensaje de chat o publicación en redes sociales. Dominar la redacción de buenos ledes es una competencia de alto valor que rinde frutos a lo largo de toda la trayectoria profesional.

Mientras que un lede es un resumen que suele limitarse a una oración, un resumen de la extensión de un párrafo se denomina habitualmente abstract. Sin embargo, el término específico «abstract» se utiliza principalmente en el ámbito de la investigación científica, constituyendo un estándar al inicio de cada artículo académico.

Si redacta un documento que presenta datos de una investigación formal, generalmente se espera un abstract que sintetice el objetivo del estudio, la metodología empleada, los datos recopilados, las técnicas analíticas aplicadas y las conclusiones obtenidas.

Debido a su naturaleza técnica, los abstracts de artículos de investigación no están destinados al público general y, en consecuencia, suelen estar repletos de jerga especializada que la mayoría de las personas no comprendería. Por esta razón, rara vez se utiliza un resumen en formato de abstract en el entorno corporativo. En su lugar, los documentos empresariales recurren a los resúmenes ejecutivos.

A diferencia de la estructura formal y la terminología compleja de un abstract técnico, los resúmenes ejecutivos suelen ser más extensos y están dirigidos a una audiencia general.

El término «resumen ejecutivo» define su propósito: es una síntesis diseñada para ejecutivos. Su función es optimizar el tiempo de los directivos al condensar grandes volúmenes de información en una serie de párrafos estructurados, que por lo general no exceden el espacio de una sola página impresa. Este límite de una página responde a una práctica tradicional: permitir que un ejecutivo reciba una sola hoja y, tras su lectura, comprenda los puntos más importantes del documento.

Aunque no existe una extensión fija para un resumen ejecutivo, por regla general debe ser proporcional a la longitud del documento en sí. Si un documento tiene 10 páginas, un resumen ejecutivo de 3 párrafos puede ser suficiente. Si tiene 50 páginas, una página completa resulta adecuada. Frente a documentos de más de 100 páginas, puede surgir la tentación de elaborar un resumen ejecutivo de varias páginas; sin embargo, como norma general, debe evitarse que supere una sola página.

Ya sea que sintetice mediante un lede de una sola frase, un abstract de un párrafo o un resumen ejecutivo de varios párrafos, recuerde siempre la máxima periodística: no entierre el lede. Si lo único que logra que el lector revise es esa primera oración —incluso si no lee el documento completo—, al menos habrá recibido la información más crítica que usted necesitaba transmitir.