Actualizaciones

Trabajar en equipo exige con frecuencia informar sobre el avance del trabajo, lo que habitualmente se denomina actualizaciones de estado. Ya sea que reporte el avance de sus tareas individuales, el de su equipo o el de un proyecto interdepartamental, existen pautas fundamentales para comunicar un informe de estado con eficacia.

En primer lugar, determine de cuánto tiempo dispone para presentar su informe, ya que esto dictará el nivel de detalle posible. Si se espera una intervención de menos de un minuto —como suele ser la norma en una reunión matutina de sincronización (standup)—, superar con creces el tiempo asignado causará molestia. En prácticamente cualquier actualización de estado existe una expectativa sobre la duración y la profundidad; si no la tiene clara, pregunte hasta tener una noción precisa del tiempo disponible y del nivel de detalle requerido.

En segundo lugar, al presentar su actualización, comunique con asertividad qué tareas están completadas, cuáles están en curso y cuáles quedan por hacer. Si rinde cuentas sobre su propio trabajo, sea preciso respecto a sus aportaciones individuales y otorgue el debido reconocimiento a los colegas que hayan colaborado. Bajo ninguna circunstancia se atribuya el trabajo de otra persona; reconocer a quienes le ayudaron evita proyectar que realizó de forma individual lo que en realidad fue un esfuerzo conjunto.

En tercer lugar, anticipe las posibles preguntas de su audiencia y practique sus respuestas con anticipación.

Por ejemplo, si señala que tiene un retraso respecto al cronograma, es natural que los demás pregunten el motivo. Si indica que carece de los recursos necesarios, se le solicitará una lista de los recursos requeridos y la justificación técnica de por qué son indispensables.

Debe contar con respuestas claras y concisas para las preguntas evidentes. No obstante, si recibe una pregunta imprevista y necesita tiempo para analizarla, responda con serenidad: «Es una buena pregunta, pero no dispongo de una respuesta adecuada en este momento. Me pondré en contacto con usted antes de que termine el día para responder a su consulta», y asegúrese de cumplir rigurosamente ese compromiso.

En cuarto lugar, si existen riesgos, bloqueos u obstáculos que frenen o puedan frenar el avance, expréselos con total claridad pero bajo dos condiciones imperativas: nunca ponga excusas y jamás culpe a sus compañeros de trabajo, incluso si su justificación es válida y la responsabilidad recae en ellos.

Imagine que presenta una actualización en la que su trabajo está demorado porque el departamento de TI aún no ha instalado el software requerido en su equipo. Si dice: «No puedo comenzar porque sigo esperando a que TI instale el software», estará poniendo una excusa y culpando a sus colegas de soporte técnico al mismo tiempo.

Esto conduce a la quinta pauta: mantenga siempre un enfoque orientado a soluciones. Cuando enfrente un obstáculo, y si el tiempo asignado lo permite, explique qué acciones ha tomado personalmente para resolverlo. En otras palabras, cuando algo obstaculice su progreso o el cumplimiento de sus entregas, asuma la responsabilidad directa de superarlo y no espere a que otros le resuelvan la situación.

Retomando el caso anterior, en lugar de limitarse a reportar que sigue esperando al departamento de TI, su informe debería ser: «Ayer entregué mi equipo al departamento de TI para la instalación del software; me pidieron revisarlo hacia el final de la semana debido al alto volumen de solicitudes de soporte pendientes. Mientras tanto, he avanzado en tareas que no dependen de ese programa».

Esto ilustra la sexta pauta: sus actualizaciones nunca deben transmitir que está inactivo, ya que en cualquier organización siempre hay trabajo por hacer. Si no tiene tareas asignadas en ese momento, es su responsabilidad profesional identificar actividades de valor en las que pueda contribuir. Todo empleador valora a quien busca trabajo de manera proactiva por encima de quien permanece de brazos cruzados.

En séptimo lugar, nunca plantee un problema sin formular una propuesta de solución, especialmente si la resolución de problemas forma parte de sus responsabilidades.

Por ejemplo, en vez de limitarse a declarar: «Detecté un problema por el cual no se están procesando los pedidos de los clientes», dejando que otros averigüen la causa raíz y la solución, su actualización debería ser: «Detecté un problema en el procesamiento de pedidos e investigué la situación: al parecer falta un dato en la dirección de envío de los pedidos internacionales. Considero que podemos solucionarlo ajustando la etiqueta de nuestro formulario en línea de "zip code" a "postal code"».

Por último, plantee siempre un plan de acción constructivo y orientado hacia adelante, sin importar la gravedad del escenario actual.

Siempre surgirán problemas, obstáculos, riesgos, desafíos, frustraciones e imprevistos al trabajar en proyectos estratégicos sujetos a plazos estrictos. Independientemente de esta realidad, en un entorno profesional no se justifica adoptar una postura negativa; la negatividad desalienta el pensamiento creativo necesario para resolver problemas, superar obstáculos y mitigar riesgos. El objetivo de mantener un tono positivo en las actualizaciones de estado no es ocultar las dificultades, sino orientar la perspectiva del equipo hacia las oportunidades para lograr un resultado exitoso, en lugar de resignarse a un desenlace adverso.

En lugar de decir: «Terminé mi trabajo a tiempo, pero modificaron los requisitos y ahora tengo que empezar de nuevo», indique: «Tuvimos una actualización de requisitos que requerirá un poco más de tiempo para integrarse». Ambas declaraciones transmiten la misma información esencial; sin embargo, la primera busca culpables, mientras que la segunda expone la realidad de la situación de manera objetiva.

Aprender a estructurar informes de estado profesionales le beneficiará a lo largo de toda su trayectoria, pues constituye el pilar fundamental para colaborar eficazmente con sus colegas en la consecución de un objetivo común.