Publication

Une fois votre premier jet remanié pour aboutir à une version définitive, et votre travail soigneusement relu jusqu'à ce qu'il soit exempt de toute erreur, le moment est venu de publier ce que vous avez écrit.

Techniquement, la publication se résume à rendre un document accessible à votre public cible. En pratique, toutefois, le processus de publication doit également consister à informer vos destinataires qu'un contenu requiert leur lecture.

Par exemple, vous avez techniquement publié un document si vous le mettez à disposition en téléchargement sur l'intranet de l'entreprise ; mais si personne ne sait qu'il existe, personne ne songera à le lire. Dans ce cas, le processus de publication doit inclure à la fois sa mise à disposition sur l'intranet et l'envoi du lien vers le document, que ce soit par SMS, messagerie instantanée ou e-mail.

Dans le monde des affaires, la notification par e-mail reste privilégiée pour signaler la finalisation d'un document, car le courrier électronique constitue le moyen d'audit par excellence prouvant qu'une action a eu lieu. Concrètement, si une personne affirme ne pas avoir été prévenue de la publication d'un document alors qu'une notification a été envoyée à son adresse électronique professionnelle, elle est réputée avoir été informée, puisqu'il lui incombe de gérer sa boîte de réception.

De plus, comme les documents font souvent l'objet de révisions après leur publication initiale, il est généralement conseillé de joindre le fichier à l'e-mail plutôt que d'envoyer un simple lien. Cela permet en effet d'immortaliser ce qui a été envoyé, à qui et à quel moment. Si seul un lien est fourni, rien ne garantit que la version actuellement accessible soit identique à celle disponible lors de l'envoi de l'e-mail initial.

Même sans lien ni pièce jointe, l'e-mail lui-même peut faire office de document publié, ne serait-ce que parce que, dans la plupart des cas, le contenu d'un document peut être copié-collé directement dans le corps du message — nonobstant les écarts de mise en forme.

Supposons, par exemple, que vous deviez informer votre équipe d'une situation délicate et que vous décidiez de rédiger un e-mail exposant la situation, ses causes, les personnes concernées et la manière dont l'entreprise entend la traiter. Vous pourriez d'abord rédiger ce texte sous la forme d'un document distinct, puis copier-coller son contenu dans le corps de l'e-mail avant de l'envoyer. Dans ce cas, l'e-mail lui-même a servi de document publié.

Si l'on considère un e-mail comme un document publié dès que l'on clique sur « Envoyer », l'un des conseils les plus cruciaux de toute la communication écrite professionnelle s'impose avec évidence : vous ne devez sous aucun prétexte envoyer un e-mail lorsque vous êtes frustré, en colère ou bouleversé.

Si la gravité de la situation l'exige, privilégiez un échange en personne ou au téléphone. En effet, sous le coup de l'émotion, les e-mails que nous écrivons peuvent devenir défensifs, accusateurs, irrespectueux et contraires au professionnalisme — ce qui ne donne jamais une image favorable de nous. De plus, une fois envoyé, cet e-mail reste à jamais archivé dans les boîtes de réception. Même si vous demandiez à l'administrateur de votre messagerie de rappeler le message, vos destinataires l'auront très probablement déjà lu, et il est impossible d'effacer ce qui a été vu.

Si vous vous surprenez à taper avec fureur sur votre clavier, prêt à dire le fond de votre pensée sous le coup de la frustration, de la colère ou de l'émoi, éloignez-vous immédiatement de votre écran, passez une bonne nuit de sommeil et réévaluez calmement la situation le lendemain matin. Un seul e-mail peut anéantir votre réputation ainsi que vos perspectives de carrière au sein d'une entreprise, et peut même conduire à un licenciement. Avec les e-mails, une règle prévaut : en cas de doute, n'envoyez rien, prenez du recul, dormez et reconsidérez votre approche une fois le calme et la clarté d'esprit retrouvés.

Plus largement, ce scénario souligne combien il est essentiel d'être attentif au moment choisi pour publier un contenu. En d'autres termes, ce n'est pas parce que vous pouvez publier quelque chose dès maintenant qu'il s'agit du moment opportun pour le faire.

La principale raison pour laquelle on choisit de différer la publication d'un document prêt est d'augmenter ses chances d'être lu, en l'envoyant au moment où il a le plus de chances d'attirer l'attention.

Par exemple, le lundi à 9 h et le vendredi à 17 h sont généralement de très mauvais moments pour annoncer la parution d'un document : le lundi, les gens doivent rattraper le retard accumulé depuis le vendredi et durant le week-end, et en triant leur boîte de réception, ils risquent d'ignorer votre notification de lecture. Le vendredi à 17 h, chacun aspire à commencer son week-end et personne ne s'arrêtera pour lire votre document au moment de quitter le bureau.

Cette démarche globale consistant à optimiser le moment d'envoi d'un e-mail s'appelle l'« optimisation de l'heure d'envoi » (Send Time Optimization) et constitue un élément capital dès lors que vous souhaitez que votre message soit lu. Bien que cette notion soit surtout employée en marketing par e-mail, cet état d'esprit s'avère particulièrement utile dès qu'il s'agit de maximiser l'impact d'une communication. L'essentiel est de se poser la question : « Est-ce le moment idéal pour envoyer ceci, ou devrais-je attendre une heure plus propice ? »

Différer la publication jusqu'au moment optimal peut toutefois poser problème lorsqu'il s'agit de respecter une échéance stricte.

Par exemple, si votre date limite est fixée à la fin de la semaine et que vous terminez pile le vendredi à 17 h, il peut être très tentant de publier immédiatement votre document pour respecter le délai imparti. Toutefois, s'il existe un moment plus opportun pour publier, vous pouvez contacter la personne qui a fixé l'échéance, lui transmettre le document finalisé pour attester de son achèvement, et lui demander l'autorisation de reporter la diffusion élargie à un créneau où l'e-mail aura une meilleure visibilité et où le document aura plus de chances d'être lu.

Après tous les efforts déployés pour transformer un premier jet en version définitive et la rigoureuse tâche de relecture accomplie, la dernière chose souhaitée est de voir votre travail se perdre dans une boîte de réception pour avoir précipité sa publication avant le moment idéal. En réfléchissant soigneusement aux modalités et au moment de la publication d'un document, vous maximisez les chances que les informations qu'il contient circulent efficacement au sein de votre organisation, tout en garantissant à votre investissement l'attention qu'il mérite.