Choix du moment

Le moment opportun pour prendre la parole dépend de la pertinence de votre propos par rapport au sujet en cours de discussion, du fait d'interrompre ou non un interlocuteur, ainsi que du temps dont vous disposez pour exprimer l'ensemble de votre message.

S'assurer que son intervention est en phase avec la discussion en cours peut sembler évident, mais il est souvent tentant de se focaliser sur une idée que l'on souhaite exprimer et d'attendre simplement l'occasion de parler. Cela se produit fréquemment lorsqu'une opportunité d'intervention a été manquée et que l'échange a déjà évolué vers un nouveau thème.

Imaginons que vous participiez à une réunion consacrée aux nouvelles stratégies marketing et que vous ayez une excellente idée à partager. Vous attendez votre tour, mais l'occasion ne se présente pas, et la discussion passe aux délais de livraison. Alors que la réunion touche à sa fin, vous lâchez précipitamment, par dépit : « Je pense que nous devrions envoyer des codes de réduction par e-mail aux clients qui ont déjà acheté chez nous, mais qui n'ont rien commandé depuis un an. » Tout le monde vous regarde avec perplexité, le moment réservé aux propositions stratégiques étant déjà passé.

Lorsqu'un participant intervient sur un sujet sans rapport avec la discussion, les réactions habituelles sont plutôt : « D'où sort cette idée ? », « Cela tombe comme un cheveu sur la soupe », ou encore « Il fallait vraiment que cela sorte ».

Avoir quelque chose à dire sans trouver l'espace pour s'exprimer est une situation extrêmement courante dans les réunions au rythme soutenu, où les participants s'expriment très vite et ne laissent pratiquement aucune pause entre la fin d'une intervention et le début de la suivante.

Ce phénomène est généralement décrit de deux manières : quelques personnes monopolisent la parole, ou trop peu de participants contribuent — voire les deux à la fois. Quelle qu'en soit la cause, la solution demeure la même : chaque personne présente doit maîtriser le choix du moment propice pour s'exprimer sans couper la parole à autrui.

C'est précisément dans le fait de ne pas interrompre que réside la difficulté : si votre intervention accuse ne serait-ce qu'une fraction de seconde de décalage, vous chevaucherez la parole d'un collègue, ce qui constitue un manque d'égard flagrant.

Pour choisir le bon moment dans une réunion rapide, vous devez être prêt à intervenir immédiatement, ce qui suppose d'avoir préalablement préparé et mémorisé une formulation assertive. Vous devez ensuite porter une attention soutenue aux intervenants pour anticiper la fin de leur propos, ce qui représente une véritable exigence d'écoute.

Supposons, par exemple, que vous assistiez à une vaste réunion où se déroule un débat animé sur la manière de réagir à l'arrivée d'un nouveau concurrent, et où les échanges fusent sans temps mort. Vous aimeriez intervenir pour dire : « Nous devrions peut-être envisager de réévaluer notre politique de remises », mais vous attendez une opportunité. Après avoir patiemment guetté le moment parfait, un participant déclare enfin : « La manière dont ils ont structuré leurs tarifs me fait douter de notre compétitivité. » C'est à cet instant précis que vous intervenez : « Nous devrions peut-être envisager de réévaluer notre politique de remises. »

Une fois assuré que votre intervention est en phase avec le sujet et que vous n'interrompez personne, vous devez déterminer si vous disposez du temps nécessaire pour tout exprimer. Si ce n'est pas le cas, vous risquez de vous étendre au-delà de ce qui est approprié et d'être accusé de confisquer la parole.

L'un des meilleurs moyens d'être un contributeur actif sans pour autant monopoliser les échanges consiste à limiter votre temps de parole grâce à une communication assertive. Cependant, l'assertivité exigeant un juste équilibre entre franchise et diplomatie, restreindre votre temps d'intervention pourrait vous obliger à réduire la part de diplomatie, ce qui n'est pas toujours souhaitable.

Imaginez par exemple une réunion où l'on recherche la cause profonde d'un incident critique ayant lourdement affecté un groupe important de clients. Dans ce cas précis, une seule personne est responsable de l'erreur, ce que vous pourriez résumer succinctement ainsi : « Les clients n'ont pas pu finaliser leurs commandes parce que Sam a débranché l'ordinateur assurant leur traitement. »

Une telle franchise vous éviterait d'être accusé d'accaparer la réunion, mais Sam ne l'apprécierait guère. Si, à la place, vous disiez : « Il est important de rappeler que les erreurs arrivent et que notre priorité doit être de rétablir la confiance de nos clients dans notre capacité à honorer leurs commandes. Il est désormais évident que la coupure d'alimentation du serveur de traitement a été l'élément déclencheur ; la solution consistera à repenser l'emplacement de nos équipements informatiques critiques. Dans l'immédiat, toutefois, nous devrions sécuriser la rallonge alimentant nos serveurs afin que personne ne se prenne les pieds dedans. »

Cette seconde version est nettement plus longue, mais un niveau accru de diplomatie était nécessaire pour préserver votre collègue d'une mise en cause disproportionnée.

Plus nous faisons preuve de diplomatie, plus il nous faut de temps pour transmettre notre message, et plus le risque de monopoliser la parole augmente. En revanche, si nous manquons de diplomatie, nous risquons de froisser nos interlocuteurs et d'engendrer un conflit.

En règle générale, si vous constatez qu'aborder un problème avec la diplomatie requise exige plus de temps qu'il n'est convenable d'en prendre, il est préférable de reporter le sujet à un moment ultérieur.

Choisir le moment idéal pour intervenir implique de respecter le sujet en cours, d'attendre le bon créneau pour ne pas interrompre autrui et de ne pas s'exprimer plus longtemps qu'il ne convient. Bien que la maîtrise du moment propice soit exigeante, savoir quand parler et pour quelle durée constitue une compétence de communication indispensable pour contribuer avec efficacité à toute discussion de groupe.